- Application----Office-----GNU Khata or
Click the GNU Khata icon from the desktop
ഘട്ടം -1-ഓപ്പൺ ഗ്നു ഖാട്ട
- ആപ്ലിക്കേഷൻ ---- ഓഫീസ് ----- ഗ്നു ഖാറ്റ അല്ലെങ്കിൽ
ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ നിന്ന് ഗ്നു ഖാറ്റ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
The first step in GNUKhata is to create an the organisation. To create a new organisation, click on “Create organisation” or press shift + control + R. While creating an organisation, the following details are to be given.
- Organisation Name: enter the name of the organisation and press Enter Key.
- Case: Choose the appearance of the organisation name, the options are As -is, Upper case, Lower Case or Title Case.
- Organisation Type: Select the organisation type either Profit Making or Not for Profit. (Profit Making)
- Financial year: Enter the opening date of financial year then press enter key, closing date will show automatically which can be edited.
- Inventory: Tick the box of Inventory for maintaining inventory accounts. (Accounts only)
- Proceed
ഗ്നുഖത്തയിലെ ആദ്യ ഘട്ടം ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുക എന്നതാണ്. ഒരു പുതിയ ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിന്, “ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുക” ക്ലിക്കുചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഷിഫ്റ്റ് + കൺ‌ട്രോൾ + ആർ അമർത്തുക. ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്‌ടിക്കുമ്പോൾ, ഇനിപ്പറയുന്ന വിശദാംശങ്ങൾ നൽ‌കേണ്ടതുണ്ട്.
- ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര്: ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര് നൽകി എന്റർ കീ അമർത്തുക.
- കേസ്: ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേരിന്റെ രൂപം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഓപ്ഷനുകൾ As -is, അപ്പർ കേസ്, ലോവർ കേസ് അല്ലെങ്കിൽ ടൈറ്റിൽ കേസ് എന്നിവയാണ്.
- ഓർഗനൈസേഷൻ തരം: ലാഭമുണ്ടാക്കുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ ലാഭത്തിനായോ അല്ല ഓർഗനൈസേഷൻ തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. (ലാഭമുണ്ടാക്കൽ)
- സാമ്പത്തിക വർഷം: സാമ്പത്തിക വർഷത്തിന്റെ ആരംഭ തീയതി നൽകുക, തുടർന്ന് എന്റർ കീ അമർത്തുക, അവസാന തീയതി യാന്ത്രികമായി കാണിക്കും, അത് എഡിറ്റുചെയ്യാനാകും.
- ഇൻവെന്ററി: ഇൻവെന്ററി അക്കൗണ്ടുകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിന് ഇൻ‌വെൻററിയുടെ ബോക്സിൽ ടിക്ക് ചെയ്യുക. (അക്കൗണ്ടുകൾ മാത്രം)
- തുടരുക
“Create Admin” is mandatory. After creating an organisation, the next step is “Create Admin”. Fill all the fields in the Create Admin window and Enter/click on create and login. Now we can see a Menu bar at the top. Click Menu items to activate the Keyboard shortcuts.
- User Name- Type a username here
- Password- Type a password here
- Confirm Password- Repeat the password here
- Security Question- For eg. What is your name
- Answer to Question- SIMON
- Click- Create & Login
സൃഷ്ടിക്കുക “ അഡ്മിൻ സൃഷ്ടിക്കുക” നിർബന്ധമാണ്. ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്‌ടിച്ച ശേഷം, അടുത്ത ഘട്ടം “അഡ്മിൻ സൃഷ്ടിക്കുക” എന്നതാണ്. സൃഷ്ടിക്കുക അഡ്മിൻ വിൻഡോയിലെ എല്ലാ ഫീൽഡുകളും പൂരിപ്പിച്ച് സൃഷ്ടിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക / ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ഇപ്പോൾ മുകളിൽ ഒരു മെനു ബാർ കാണാം. കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴികൾ സജീവമാക്കുന്നതിന് മെനു ഇനങ്ങളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ഉപയോക്തൃ നാമം- ഇവിടെ ഒരു ഉപയോക്തൃനാമം ടൈപ്പുചെയ്യുക
- പാസ്‌വേഡ്- ഒരു പാസ്‌വേഡ് ഇവിടെ ടൈപ്പുചെയ്യുക
- പാസ്‌വേഡ് സ്ഥിരീകരിക്കുക- പാസ്‌വേഡ് ഇവിടെ ആവർത്തിക്കുക
- സുരക്ഷാ ചോദ്യം- ഉദാ. നിന്റെ പേരെന്താണ്
- ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം- സൈമൺ
- ക്ലിക്കുചെയ്യുക- സൃഷ്ടിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക
Grouping of account is a method of organising the large number of ledger accounts into sequential arrangement for recording and summarisation of accounting data. GNUKhata has predefined Groups and Sub-Groups.
They are:
- Balance Sheet Groups
- Profit & Loss / Income & Expenditure Account Group
അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനുമുള്ള അനേകം ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളെ തുടർച്ചയായ ക്രമീകരണത്തിലേക്ക് ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു രീതിയാണ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പുചെയ്യൽ. മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ഗ്നുഖാറ്റയിലുണ്ട്.
അവർ:
- ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ഗ്രൂപ്പുകൾ
- ലാഭനഷ്ടം / വരുമാനം, ചെലവ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പ്
 |
| Balance Sheet Groups |
 |
| Profit & Loss / Income & Expenditure Account Group |
System Generated Ledger Accounts in GNUkhata
ഗ്നുഖത്തയിലെ സിസ്റ്റം ജനറേറ്റഡ് ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ
GNUkhata has 29 predetermined Groups and subGroups. Out of these 13 are Groups and 16 are sub Groups. 25 Predefined Groups and subgroups are related with Balance sheet. Out of these 9 are Groups and 16 are Sub Groups. 4 Groups are related with Profit and Loss Account/ Income and Expenditure Account.
In GNUkhata, there are 4 system generated ledger accounts. We can neither change the name nor delete these accounts. Do not create accounts with similar names. These are.
അക്കൗണ്ടുകൾക്ക് മുൻ‌കൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച 29 ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ഗ്നുഖത്തയിലുണ്ട്. ഇതിൽ 13 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം ഉപഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 25 മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ബാലൻസ് ഷീറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ഇതിൽ 9 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം സബ് ഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 4 ഗ്രൂപ്പുകൾ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് / വരുമാന, ചെലവ് അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.
ഗ്നുഖതയിൽ, 4 സിസ്റ്റം ജനറേറ്റുചെയ്ത ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. നമുക്ക് പേര് മാറ്റാനോ ഈ അക്കൗണ്ടുകൾ ഇല്ലാതാക്കാനോ കഴിയില്ല. സമാന പേരുകളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കരുത്. ഇവയാണ്.
 |
| System Generated Ledger Accounts |
Description of the Groups and Sub Groups:
(i) (a) Capital: Amount contributed by proprietor, partners and share holders are recorded in this group.
(b) Corpus: Amount Contributed by the members of a non profit organisation (capital fund) are recorded in this group.
(ii) Current Assets: The assets which are consumed in operations are known as current assets. Accounts of such assets generated in the course of doing business are recorded in this group. The sub groups are
- Bank-(Deposits)
- Cash – (in hand, at factory, petty cash)
- Inventory-(closing stock)
- Loans and Advances-(temporary advance to Staff)
- Sundry Debtors – (Credit sales)
(iii) Current Liability: The liabilities which are to be paid with in a short period (less than one year) are called current liabilities. The sub groups of current liabilities are.
- Provisions: (PF, ESI, TDS dues, etc.)
- Sundry CreditorsforExpenses: (Outstanding expenses)
- Sundry Creditors for Purchase: (Amount payable to suppliers)
(iv) Fixed Assets: Accounts of all fixed assets (life span more than one year) are recorded in this Group. The subgroups are
- Building
- Furniture
- Land
- Plant and Machinery
(v) Investments: Contains accounts of investment made by the organit#ation. The subgroups are
- Investment in Bank Deposits
- Investment in shares and Debentures
(vi) Loan (Assets): Includes accounts of long term loans given
(vii) Loans (Liability): Amount borrowed from financial institutions. The sub Groups are
- Secured: (Loan against Security)
- Unsecured: (No Security)
(viii) Miscellaneous Expenses (Assets): This includes preliminary and preformation Expenses to the extent those are not written off.
(ix) Direct Income: Income from sale of goods, included in this group. If it is a service organisation, income from fees will come under this group.
(x) Indirect Income: All incomes which is not a direct income come under this group.
Eg: rent received, discount received, dividend received etc.
(xi) Direct Expenses: Expenses of purchase or manufacturing of goods are included in this group.
Eg. Wages, carriage inward, consumables etc. GNUKhata opens Opening Stock Account under this group.
(xii) Indirect Expenses: All office, administration sellng and distribution expenses are coming under this group.
Eg: Salary, Interest, depreciation, etc.
(xiii) Reserves: Contains retained earnings reserves and surplus.
ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും ഉപഗ്രൂപ്പുകളുടെയും വിവരണം:
(i) (എ) മൂലധനം: ഉടമസ്ഥനും പങ്കാളികളും ഓഹരി ഉടമകളും സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ബി) കോർപ്പസ്: ഒരു ലാഭേച്ഛയില്ലാത്ത ഓർഗനൈസേഷന്റെ (ക്യാപിറ്റൽ ഫണ്ട്) അംഗങ്ങൾ സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ii) നിലവിലെ അസറ്റുകൾ: പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആസ്തികളെ നിലവിലെ അസറ്റുകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് നടത്തുമ്പോൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന അത്തരം ആസ്തികളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- ബാങ്ക്- (നിക്ഷേപം)
- പണം - (കയ്യിൽ, ഫാക്ടറിയിൽ, നിസ്സാര പണം)
- ഇൻവെന്ററി- (ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്)
- വായ്പകളും അഡ്വാൻസുകളും- (സ്റ്റാഫിലേക്കുള്ള താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ്)
- സൺ‌ഡ്രി കടക്കാർ - (ക്രെഡിറ്റ് വിൽ‌പന)
(iii) നിലവിലെ ബാധ്യത: ഒരു ഹ്രസ്വ കാലയളവിൽ (ഒരു വർഷത്തിൽ താഴെ) നൽകേണ്ട ബാധ്യതകളെ നിലവിലെ ബാധ്യതകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. നിലവിലെ ബാധ്യതകളുടെ ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ.
- വ്യവസ്ഥകൾ: (PF, ESI, TDS കുടിശ്ശിക മുതലായവ)
- സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ എക്സ്പെൻ‌സുകൾ: (കുടിശ്ശിക ചെലവുകൾ)
- വാങ്ങുന്നതിനുള്ള സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ: (വിതരണക്കാർ‌ക്ക് നൽകേണ്ട തുക)
(iv) സ്ഥിര ആസ്തികൾ: എല്ലാ സ്ഥിര ആസ്തികളുടെയും (ഒരു വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ ആയുസ്സ് ) അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- കെട്ടിടം
- ഫർണിച്ചർ
- ഭൂമി
- പ്ലാന്റും യന്ത്രങ്ങളും
(v) നിക്ഷേപങ്ങൾ: # ഓർഗനൈസേഷൻ ഓർഗനൈസേഷൻ നടത്തിയ നിക്ഷേപത്തിന്റെ അക്കൗണ്ടുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- ബാങ്ക് നിക്ഷേപങ്ങളിൽ നിക്ഷേപം
- ഷെയറുകളിലും ഡിബഞ്ചറുകളിലും നിക്ഷേപം
(vi) വായ്പ (അസറ്റുകൾ): നൽകിയ ദീർഘകാല വായ്പകളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു
(vii) വായ്പകൾ (ബാധ്യത): ധനകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്ന് കടമെടുത്ത തുക. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- സുരക്ഷിതം: (സുരക്ഷയ്‌ക്കെതിരായ വായ്പ)
- സുരക്ഷിതമല്ലാത്തത്: (സുരക്ഷയില്ല)
(viii) പലവക ചെലവുകൾ (അസറ്റുകൾ): ഇതിൽ എഴുതിത്തള്ളാത്ത പരിധി വരെ പ്രാഥമികവും മുൻ‌കൂട്ടി തയ്യാറാക്കുന്നതുമായ ചെലവുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു.
(ix) നേരിട്ടുള്ള വരുമാനം: ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ചരക്ക് വിൽപ്പനയിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം. ഇത് ഒരു സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണെങ്കിൽ, ഫീസിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരും.
(x) പരോക്ഷ വരുമാനം: നേരിട്ടുള്ള വരുമാനമല്ലാത്ത എല്ലാ വരുമാനങ്ങളും ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: വാടക ലഭിച്ചു, കിഴിവ് ലഭിച്ചു, ലാഭവിഹിതം ലഭിച്ചു.
(xi) നേരിട്ടുള്ള ചെലവുകൾ: സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിനോ നിർമ്മിക്കുന്നതിനോ ഉള്ള ചെലവുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
ഉദാ. വേതനം, വണ്ടി അകത്തേക്ക്, ഉപഭോഗവസ്തുക്കൾ തുടങ്ങിയവ. ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ ഗ്നുഖാത ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് അക്കൗണ്ട് തുറക്കുന്നു.
(xii) പരോക്ഷ ചെലവുകൾ: എല്ലാ ഓഫീസ്, അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ വിൽപ്പന, വിതരണ ചെലവുകൾ എന്നിവ ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: ശമ്പളം, പലിശ, മൂല്യത്തകർച്ച തുടങ്ങിയവ.
(xiii) കരുതൽ : നിലനിർത്തുന്ന വരുമാന കരുത്തും മിച്ചവും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
