Chapter – 1 OVERVIEW OF COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM

Computerised Accounting System(CAS)

കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം (സി‌എ‌എസ്)

A system that process accounting raw data to transform into reports, statements and schedules as required by the users

ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ, സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ, ഷെഡ്യൂളുകൾ എന്നിവയിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിന് അക്കൗണ്ടിംഗ്  റോ ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഒരു സിസ്റ്റം

Features of Computerised Accounting System (CAS)

കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സിസ്റ്റത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ (സി‌എ‌എസ്)

1. Simple and Integrated : Computerized accounting System is simple and integrate all the business operations, such as sales, finance, purchase, inventory etc...It helps to simplify all business operations
2. Accuracy & Speed: With the help of computerised accounting , mass data can be easily processed and reports can be generated with high high speed and accuracy.
3. Scalability/Flexibility : CAS enables to process any volume of data in tune with the changes in the size of business.
4. Transparency and control : CAS provides greater transparency for day to day business operations
5. Reliability : Computerised accounting makes sure that the financial information is accurate, controlled and safe from data corruption.

1. ലളിതവും സംയോജിതവും: കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സിസ്റ്റം ലളിതവും വിൽപ്പന, ധനകാര്യം, വാങ്ങൽ, ഇൻവെന്ററി മുതലായ എല്ലാ ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളും സമന്വയിപ്പിക്കുന്നു.  ഇത് എല്ലാ ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളും ലളിതമാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
2. കൃത്യതയും വേഗതയും: കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിഗിന്റെ സഹായത്തോടെ, മാസ് ഡാറ്റ എളുപ്പത്തിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാനും ഉയർന്ന വേഗതയും കൃത്യതയും ഉപയോഗിച്ച് റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും.
3. സ്കേലബിളിറ്റി / ഫ്ലെക്സിബിലിറ്റി: ബിസിനസ്സിന്റെ വലുപ്പത്തിലുള്ള മാറ്റങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ഏത് ഡാറ്റയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ CAS പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.
4. സുതാര്യതയും നിയന്ത്രണവും: ദൈനംദിന ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് CAS കൂടുതൽ സുതാര്യത നൽകുന്നു
5. വിശ്വാസ്യത: സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങൾ കൃത്യവും നിയന്ത്രിതവും ഡാറ്റാ അഴിമതിയിൽ നിന്ന് സുരക്ഷിതവുമാണെന്ന് കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

COMPONENTS OF COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM (CAS)

കംപ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സിസ്റ്റത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ (സി‌എ‌എസ്) 

five pillars of CAS 

1. PROCEDURE: Logical sequence of accounting Task (Business transaction >> Source document >>Journal Entry >> Ledger >> Trial Balance >> Adjustments>> Final Accounts)
2. DATA: Are raw facts taken from the source document to input (Eg:- date, Ledger heads to debit and credit, Amount).
3. PEOPLE: Users of computer system (Accountant, Data entry operator etc.)
4. HRDWARE :Computer and its peripherals (CPU, Display Unit, Printer, Network etc)
5. SOFTWARE : System software (Windows, Linux etc) and Application Software (Tally, Peachtree, MS Excel ,GNU Khata etc)

1. നടപടിക്രമം: ലോജിക്കൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് ടാസ്കിന്റെ ശ്രേണി (ബിസിനസ് ഇടപാട് >> ഉറവിട പ്രമാണം >> ജേണൽ എൻ‌ട്രി >> ലെഡ്ജർ >> ട്രയൽ ബാലൻസ് >> ക്രമീകരണങ്ങൾ >> അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ)
2. ഡാറ്റ: അസംസ്കൃത വസ്‌തുതകൾ ഉറവിട പ്രമാണത്തിൽ നിന്ന് ഇൻപുട്ടിലേക്ക് എടുത്തിട്ടുണ്ടോ (ഉദാ: - തീയതി, ലെഡ്ജർ ഡെബിറ്റിലേക്കും ക്രെഡിറ്റിലേക്കും തുക പോകുന്നു, )
3. ആളുകൾ: കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റത്തിന്റെ ഉപയോക്താക്കൾ (അക്കൗണ്ടന്റ്, ഡാറ്റ എൻട്രി ഓപ്പറേറ്റർ മുതലായവ)
4. HRDWARE: കമ്പ്യൂട്ടറും അതിന്റെ അനുബന്ധ ഉപകരണങ്ങളും (സിപിയു, ഡിസ്പ്ലേ യൂണിറ്റ്, പ്രിന്റർ, നെറ്റ്‌വർക്ക് തുടങ്ങിയവ)
5. സോഫ്റ്റ്വെയർ: സിസ്റ്റം സോഫ്റ്റ്വെയർ (വിൻഡോസ്, ലിനക്സ് തുടങ്ങിയവ), ആപ്ലിക്കേഷൻ സോഫ്റ്റ്വെയർ (ടാലി, പീച്ച്ട്രീ, എംഎസ് എക്സൽ, ഗ്നു ഖാറ്റ തുടങ്ങിയവ

ACCOUNTING CYLCE അക്കൗണ്ടിംഗ്  സൈക്കിൾ

It is a collective process of recording and processing the accounting events of a company
ഒരു കമ്പനിയുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് ഇവന്റുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള ഒരു കൂട്ടായ പ്രക്രിയയാണിത്

DATA AND INFORMATION

ഡാറ്റയും വിവരവും

Data is raw, unorganized facts that need to be processed. Data can be something simple and useless until it is organized. When data is processed, organized, structured or presented in a given context so as to make it useful, it is called information

ഡാറ്റ അസംസ്കൃതവും അസംഘടിതവുമായ വസ്തുതകളാണ്, അവ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഓർ‌ഗനൈസ് ചെയ്യുന്നതുവരെ ഡാറ്റ ലളിതവും ഉപയോഗശൂന്യവുമാകാം. ഒരു പ്രത്യേക സന്ദർഭത്തിൽ ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുമ്പോഴോ, ഓർഗനൈസുചെയ്യുമ്പോഴോ, ഘടനാപരമോ അല്ലെങ്കിൽ അവതരിപ്പിക്കുമ്പോഴോ അത് ഉപയോഗപ്രദമാകും

Grouping of Accounts 

അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗ്രൂപ്പിംഗ്

Grouping of accounts is the process of classifying the ledger accounts and organising them under major heads of accounts. The group of accounts determines where to place a particular ledger accounts under trading A/c ,Profit and loss A/c or balance sheet.  

ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളെ തരംതിരിക്കുകയും അവ പ്രധാന അക്കൗണ്ടുകളുടെ കീഴിൽ സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗ്രൂപ്പിംഗ്. എ / സി, ലാഭം, നഷ്ടം എ / സി അല്ലെങ്കിൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് എന്നിവയിൽ ഒരു പ്രത്യേക ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ എവിടെ സ്ഥാപിക്കണമെന്ന് അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗ്രൂപ്പ് നിർണ്ണയിക്കുന്നു.

There are four groups of accounts :Assets, liabilities, Income and Expenditure.

അക്കൗണ്ടുകളുടെ നാല് ഗ്രൂപ്പുകളുണ്ട്: ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, വരുമാനം, ചെലവ്.

Codification of Accounts

അക്കൗണ്ടുകളുടെ കോഡിഫിക്കേഷൻ

Giving a numerical number or alphabet or both to a particular account for identification is known as Codification of Accounts.

    For example for the primary code '1' can be given to Asset, '2' to Liabilities, '3' to Income and '4' to Expenditure.

    Again for fixed assets the code can be given as 1.1 and the current assets can be coded as 1.2. Thus Building under Fixed Assets can be coded as 1.1.1 and Furniture can be coded as 1.1.2, Cash Account can be coded as 1.2.1 and so on

തിരിച്ചറിയലിനായി ഒരു സംഖ്യാ നമ്പറോ അക്ഷരമാലയോ രണ്ടും ഒരു പ്രത്യേക അക്കൗണ്ടിലേക്ക് നൽകുന്നത് അക്ക of ണ്ടുകളുടെ കോഡിഫിക്കേഷൻ എന്നറിയപ്പെടുന്നു.

    ഉദാഹരണത്തിന്, പ്രാഥമിക കോഡായ '1' അസറ്റിന്, '2' ബാധ്യതകൾക്ക്, '3' വരുമാനത്തിന്, '4' ചെലവിന് നൽകാം.

    സ്ഥിര ആസ്തികൾക്കായി വീണ്ടും കോഡ് 1.1 എന്നും നിലവിലെ അസറ്റുകൾ 1.2 എന്നും കോഡ് ചെയ്യാം. അങ്ങനെ സ്ഥിര ആസ്തികൾക്ക് കീഴിലുള്ള കെട്ടിടം 1.1.1 എന്നും ഫർണിച്ചറുകൾ 1.1.2 എന്നും ക്യാഷ് അക്കൗണ്ട് 1.2.1 എന്നും കോഡ് ചെയ്യാം.

Types of Codes

കോഡുകളുടെ തരങ്ങൾ

Sequential Codes  അനുബന്ധ കോഡുകൾ

• The code is sequential when each succeeding code is one number greater than the preceding code. These codes are primarily applied to source documents such as invoices, cheques etc.
• ഓരോ തുടർന്നുള്ള കോഡും മുമ്പത്തെ കോഡിനേക്കാൾ ഒരു സംഖ്യ വലുതാകുമ്പോൾ കോഡ് തുടർച്ചയായിരിക്കും. ഈ കോഡുകൾ പ്രാഥമികമായി ഇൻവോയ്സുകൾ, ചെക്കുകൾ മുതലായ ഉറവിട പ്രമാണങ്ങളിൽ പ്രയോഗിക്കുന്നു.

Block codes ബ്ലോക്ക്  കോഡുകൾ 

• In block code, a range of numbers is partitioned into a desired number of sub ranges and each sub range is allotted to a specific group.

Code Account Groups

001 – 500 Direct Expense

501 – 1000 Indirect Expense

1001- 1500 Direct Income

1501- 2000 Indirect Income

ബ്ലോക്ക് കോഡിൽ, ഒരു സംഖ്യ ശ്രേണി ആവശ്യമുള്ള എണ്ണം ഉപ ശ്രേണികളായി വിഭജിക്കപ്പെടുന്നു, കൂടാതെ ഓരോ ഉപശ്രേണിയും ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ഗ്രൂപ്പിന് അനുവദിക്കും.

കോഡ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പുകൾ

001 - 500 നേരിട്ടുള്ള ചെലവ്

501 - 1000 പരോക്ഷ ചെലവ്

1001- 1500 നേരിട്ടുള്ള വരുമാനം

1501- 2000 പരോക്ഷ വരുമാനം 

Mnemonic Codes മെമ്മോണിക് കോഡുകൾ

• A mnemonic code consists of alphabets or abbreviations as symbols to codify an Account
• E.g. Salary Account can be coded as 'SLR', Building Account can be coded as 'BLD' and so on

ഒരു അക്കൗണ്ട് ക്രോഡീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ചിഹ്നങ്ങളായി അക്ഷരമാല അല്ലെങ്കിൽ ചുരുക്കങ്ങൾ ഒരു മെമ്മോണിക് കോഡിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു

ഉദാ. ശമ്പള അക്ക 'ണ്ട്' SLR 'എന്നും ബിൽഡിംഗ് അക്ക' ണ്ട് 'BLD' എന്നും കോഡ് ചെയ്യാം

Security Features of CAS Software

CAS സോഫ്‌റ്റെവെയ്‌ന്റെ സുരക്ഷാ സവിശേഷതകൾ

Every Accounting Software ensures Data Security, Safety and Confidentiality by providing the features like Password Security, Data Audit and Data Vault

പാസ്‌വേഡ് സുരക്ഷ, ഡാറ്റ ഓഡിറ്റ്, ഡാറ്റ വോൾട്ട് തുടങ്ങിയ സവിശേഷതകൾ നൽകി ഓരോ അക്കൗണ്ടിംഗ്  സോഫ്റ്റ്വെയറും ഡാറ്റ സുരക്ഷ, സുരക്ഷ, രഹസ്യാത്മകത എന്നിവ ഉറപ്പാക്കുന്നു.

• Password Security പാസ്‌വേഡ് സുരക്ഷ

Password is the key to allow the access to the system. Computerised Accounting system protects the unauthorized persons from accessing to the business data. Only authorized person, who is supplied with the password, can enter to the system.

സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് പ്രവേശനം അനുവദിക്കുന്നതിനുള്ള കീയാണ് പാസ്‌വേഡ്. കമ്പ്യൂട്ടർവത്കൃത അക്കൗണ്ടിംഗ് സംവിധാനം അനധികൃത വ്യക്തികളെ ബിസിനസ്സ് ഡാറ്റയിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കുന്നു. പാസ്‌വേഡ് നൽകിയിട്ടുള്ള അംഗീകൃത വ്യക്തിക്ക് മാത്രമേ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാൻ കഴിയൂ.

• Data Audit ഡാറ്റ ഓഡിറ്റ്

It enables one to know as to who and what changes have been made in the original data.

യഥാർത്ഥ ഡാറ്റയിൽ ആരാണ്, എന്ത് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തിയെന്ന് അറിയാൻ ഇത് ഒരാളെ പ്രാപ്‌തമാക്കുന്നു.

• Data Vault ഡാറ്റ വോൾട്ട്

Software provides additional security through data encryption. Encryption means scrambling the data so as to make its interpretation impossible

ഡാറ്റ എൻ‌ക്രിപ്ഷനിലൂടെ സോഫ്റ്റ്വെയർ അധിക സുരക്ഷ നൽകുന്നു. എൻ‌ക്രിപ്ഷൻ എന്നാൽ ഡാറ്റയുടെ വ്യാഖ്യാനം അസാധ്യമാക്കുന്നതിന് സ്ക്രാമ്പിൾ ചെയ്യുക എന്നാണ്

Advantages of CAS

CAS ന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

1. Timely generation of reports and information in desired format.
2. Alterations and addition in transactions are easy and gives changed results instantly
3. Ensures effective control over the system
4. Economy in the processing of accounting data
5. Confidentiality of data is maintained.

• ആവശ്യമുള്ള ഫോർമാറ്റിൽ സമയബന്ധിതമായി റിപ്പോർട്ടുകളും വിവരങ്ങളും സൃഷ്ടിക്കുക.
• ഇടപാടുകളിൽ മാറ്റങ്ങളും കൂട്ടിച്ചേർക്കലുകളും എളുപ്പമാണ് ഒപ്പം മാറിയ           ഫലങ്ങൾ തൽക്ഷണം നൽകുന്നു
• സിസ്റ്റത്തിൽ ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം ഉറപ്പാക്കുന്നു
• അക്കൗണ്ടിംഗ്  ഡാറ്റ പ്രോസസ് ചെയ്യുന്നതിലെ സമ്പദ്‌വ്യവസ്ഥ
• ഡാറ്റയുടെ രഹസ്യാത്മകത കാത്തുസൂക്ഷിക്കുന്നു.

Limitations of CAS CAS ന്റെ പരിമിതികൾ

1. Faster obsolescence of technology necessitates investments in shorter period of time.
2. Data may be lost or corrupted due to power interruptions.
3. Data are prone to hawking
4. Un programmed or unspecified reports cannot be generated.
5. 
   

• സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ വേഗത്തിലുള്ള കാലഹരണപ്പെടലിന് കുറഞ്ഞ കാലയളവിൽ നിക്ഷേപം ആവശ്യമാണ്.
• വൈദ്യുതി തടസ്സങ്ങൾ കാരണം ഡാറ്റ നഷ്‌ടപ്പെടുകയോ കേടാകുകയോ ചെയ്യാം.
• ഡാറ്റ ഹോക്കിംഗിന് സാധ്യതയുണ്ട്
• പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാത്ത അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തമാക്കാത്ത റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയില്ല.

Accounting Information System (AIS)
അക്കൗണ്ടിംഗ്  ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം (AIS)

Accounting information system and its various sub systems may be implemented through computerized accounting system. The sub systems of AIS are:

• Cash and Bank Sub system
• Sales and Accounts Receivable sub syst
• Inventory sub system
• Purchased and Accounts payable sub system
• Pay Roll Accounting sub system
• Fixed Asset Accounting Sub system
• Expense Accounting Sub system
• Tax Accounting Sub System
• Final Account sub system
• Budget Sub system
• Management information System (MIS)

കമ്പ്യൂട്ടർവത്കൃത അക്കൗണ്ടിംഗ്  സംവിധാനത്തിലൂടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവര സിസ്റ്റവും അതിന്റെ വിവിധ ഉപ സംവിധാനങ്ങളും നടപ്പിലാക്കാം. എ‌ഐ‌എസിന്റെ ഉപസംവിധാനങ്ങൾ ഇവയാണ്:

• ക്യാഷ്, ബാങ്ക് സബ് സിസ്റ്റം
• വിൽപ്പനയും അക്കൗണ്ടുകളും സ്വീകാര്യമായ സബ് സിസ്റ്റ്
• ഇൻവെന്ററി സബ് സിസ്റ്റം
• വാങ്ങിയതും അക്കൗണ്ടുകൾ അടയ്‌ക്കേണ്ടതുമായ ഉപ സിസ്റ്റം
• പേ റോൾ അക്കൗണ്ടിംഗ് സബ് സിസ്റ്റം
• സ്ഥിര അസറ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സബ് സിസ്റ്റം
• ചെലവ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സബ് സിസ്റ്റം
• ടാക്സ് അക്കൗണ്ടിംഗ്  സബ് സിസ്റ്റം
• അന്തിമ അക്കൗണ്ടിംഗ്  ഉപ സിസ്റ്റം
• ബജറ്റ് ഉപ സംവിധാനം
• മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം (MIS)