CHAPTER – 2 SPREADSHEET English with Malayalam Note

A spreadsheet is a computer program that allows the user to store data in a grid of Rows and Columns. It is used to record ,calculate and compare numerical or financial data. 

Eg: Microsoft excel 2007, LibreOffice Calc, Lotus 1-2-3 etc.

വരികളുടെയും നിരകളുടെയും ഒരു ഗ്രിഡിൽ ഡാറ്റ സംഭരിക്കാൻ ഉപയോക്താവിനെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു കമ്പ്യൂട്ടർ പ്രോഗ്രാമാണ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്. സംഖ്യാ അല്ലെങ്കിൽ സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ റെക്കോർഡുചെയ്യാനും കണക്കാക്കാനും താരതമ്യം ചെയ്യാനും ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. 

ഉദാ: മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സൽ 2007, ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽക്, ലോട്ടസ് 1-2-3 തുടങ്ങിയവ.

LibreOffice is Free and Open Source Software, available for everyone to use, share and modify, and produced by a worldwide community of hundreds of developers. It is a spread sheet package that we can use to calculate, analyse and manage data.

നൂറുകണക്കിന് ഡവലപ്പർമാരുടെ ഒരു ലോകമെമ്പാടുമുള്ള കമ്മ്യൂണിറ്റി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനും പങ്കിടുന്നതിനും പരിഷ്കരിക്കുന്നതിനും നിർമ്മിക്കുന്നതിനും എല്ലാവർക്കും ലഭ്യമായ സ്വതന്ത്രവും ഓപ്പൺ സോഴ്‌സ് സോഫ്റ്റ്വെയറുമാണ് ലിബ്രെ ഓഫീസ്. ഡാറ്റ കണക്കാക്കാനും വിശകലനം ചെയ്യാനും നിയന്ത്രിക്കാനും ഞങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റ് പാക്കേജാണിത്.

Open Libre Office Calc

Application-----Office----LibreOffice Calc
അപ്ലിക്കേഷൻ ----- ഓഫീസ് ---- ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽക്

Features of Libre Office Calc / Spread Sheet

1.  Easy Calculations എളുപ്പമുള്ള കണക്കുകൂട്ടലുകൾ
   In LibreOffice Calc there are lot of tools which help the user to perform even complex calculations on different data across sheets with ease.
   വ്യത്യസ്ത ഡാറ്റയെക്കുറിച്ച് സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾ പോലും ഷീറ്റുകളിലുടനീളം എളുപ്പത്തിൽ നടത്താൻ ഉപയോക്താവിനെ സഹായിക്കുന്ന ധാരാളം ഉപകരണങ്ങൾ ലിബ്രെഓഫീസ് കാൽക്കിൽ ഉണ്ട്.
2. Arranging Data ഡാറ്റ ക്രമീകരിക്കുന്നു
   The data stored in LibreOffice calc can be organised or reorganised according to the needs of the user.
   ലിബ്രെഓഫീസ് കാൽ‌ക്കിൽ‌ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ ഉപയോക്താവിൻറെ ആവശ്യങ്ങൾ‌ക്കനുസരിച്ച് ഓർ‌ഗനൈസ് ചെയ്യാനോ പുനക്രമീകരിക്കാനോ കഴിയും.
3. Serve as Database ഡാറ്റാബേസായി സേവിക്കുക
   This programme allows storing any number of data in different sheets. Storing, retrieving, filtering etc are easy in it. വ്യത്യസ്ത ഷീറ്റുകളിൽ എത്ര ഡാറ്റയും സംഭരിക്കാൻ ഈ പ്രോഗ്രാം അനുവദിക്കുന്നു. സംഭരിക്കുക, വീണ്ടെടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക തുടങ്ങിയവ അതിൽ എളുപ്പമാണ്.
4. Dynamic Charts 
   ഡൈനാമിക് ചാർട്ടുകൾDifferent types of charts are available in Libre Office Calc and are enable the user to present various data in an appealing manner.
   വ്യത്യസ്ത തരം ചാർ‌ട്ടുകൾ‌ ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽ‌ക്കിൽ‌ ലഭ്യമാണ്, മാത്രമല്ല ആകർഷകമായ രീതിയിൽ‌ വിവിധ ഡാറ്റ അവതരിപ്പിക്കാൻ‌ ഉപയോക്താവിനെ പ്രാപ്‌തമാക്കുന്നു.

Basic Concepts of a Spreadsheet

1. Workbook A file that contains one or more worksheets is called a workbook. In this we can enter, store and manipulate data.
   വർക്ക്ബുക്ക് ഒന്നോ അതിലധികമോ വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഫയലിനെ വർക്ക്ബുക്ക് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇതിൽ നമുക്ക് ഡാറ്റ നൽകാനും സംഭരിക്കാനും കൈകാര്യം ചെയ്യാനും കഴിയും.
   
   
2. Worksheet  A page in a workbook is called Worksheet which contains rows and columns.
   വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റ് വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിലെ ഒരു പേജിനെ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു, അതിൽ‌ വരികളും നിരകളും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
   
   
3. Cell The intersection of rows and columns is called Cell. The cell which is clicked is known as active cell.
   സെൽ വരികളുടെയും നിരകളുടെയും വിഭജനത്തെ സെൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ക്ലിക്കുചെയ്‌ത സെല്ലിനെ സജീവ സെൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
   
   
4. Cell Address It is the unique identification of each cell. It is a combination of column name and row number. Eg: A1, B5 etc.
   സെൽ വിലാസം ഓരോ സെല്ലിന്റെയും അദ്വിതീയ തിരിച്ചറിയലാണ് ഇത്. നിരയുടെ പേരും വരി നമ്പറും ചേർന്നതാണ് ഇത്. ഉദാ: A1, B5 മുതലായവ.
   
   
5. Cell pointer The active cell has a frame around it. That frame is called cell pointer.
   സെൽ പോയിന്റർ സജീവ സെല്ലിന് ചുറ്റും ഒരു ഫ്രെയിം ഉണ്ട്. ആ ഫ്രെയിമിനെ സെൽ പോയിന്റർ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
   
   
6. Rows A row is the range of cells that go horizontally in a worksheet. Rows are identified by numbers like 1, 2, 3.
   വരികൾ‌ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിൽ‌ തിരശ്ചീനമായി പോകുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണിയാണ് ഒരു വരി. 1, 2, 3 പോലുള്ള അക്കങ്ങളാൽ വരികൾ തിരിച്ചറിയുന്നു.
   
   
7. Columns  A column is the range of cells that go vertically in a worksheet. Columns are identified by letters like A, B, C.
   നിരകൾ‌ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിൽ‌ ലംബമായി പോകുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണിയാണ് നിര. നിരകൾ എ, ബി, സി പോലുള്ള അക്ഷരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് തിരിച്ചറിയുന്നു.
   
   
8. Insert a Row/ Columns  Right click the mouse in a cell anywhere in the row to be inserted---------Insert-----Entire Row/ Columns.
   ഒരു വരി / നിരകൾ തിരുകുക ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനായി വരിയിലെവിടെയെങ്കിലും ഒരു സെല്ലിലെ മൗസിൽ വലത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക --------- തിരുകുക ----- മുഴുവൻ വരി / നിരകളും.
   
   
9. Delete Row/column To delete a Row/column, click at the Row/column header and right click the mouse, here we get an option to “delete selected Row /column”-----Click, now the selected Row /column deleted
   വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കുക ഒരു വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കാൻ, വരി / നിര തലക്കെട്ടിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് മൗസിൽ വലത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക, ഇവിടെ “തിരഞ്ഞെടുത്ത വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കാൻ” ഒരു ഓപ്ഷൻ ലഭിക്കും ----- ക്ലിക്കുചെയ്യുക, ഇപ്പോൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കി

Range  Range is a group of selected cells. Ranges are identified by the cell references of the cells in the upper left and lower right corners of the range. For example, the range D1:E10 includes a block of 20 cells starting from D1 and ending to E10.
തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ് റേഞ്ച് റേഞ്ച്. ശ്രേണിയുടെ മുകളിൽ ഇടത്, വലത് കോണുകളിലെ സെല്ലുകളുടെ സെൽ റഫറൻസുകളാണ് ശ്രേണികളെ തിരിച്ചറിയുന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന്, D1: E10 ശ്രേണിയിൽ D1 മുതൽ E10 വരെ അവസാനിക്കുന്ന 20 സെല്ലുകളുടെ ഒരു ബ്ലോക്ക് ഉൾപ്പെടുന്നു.

Steps for Naming a Range

• a. Select the range of cells, that we want to assign name
• b. Click on ‘Data’ tab
• c. Select the ‘Define Range’ option
• d. Give name for the range
• e. Click on OK button
  
• പേര് നൽകാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണി തിരഞ്ഞെടുക്കുക
• ‘Data’ ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
• ‘Define Range’ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
• ശ്രേണിക്ക് പേര് നൽകുക
• OK  ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക

Types of Data
ഡാറ്റ തരങ്ങൾ

In the cell of a worksheet three types of data are entered .They are-Value, Label and Formula
ഒരു വർക്ക്ഷീറ്റിന്റെ സെല്ലിൽ മൂന്ന് തരം ഡാറ്റ നൽകിയിട്ടുണ്ട് .അവ-മൂല്യം, ലേബൽ, ഫോർമുല എന്നിവയാണ്

1. Value-Value is a number/Special Characters. that you enter in a cell. Calculations can be done using values only. 
   മൂല്യം-മൂല്യം ഒരു സംഖ്യ / പ്രത്യേക പ്രതീകങ്ങളാണ്. നിങ്ങൾ ഒരു സെല്ലിൽ പ്രവേശിക്കുന്നു. മൂല്യങ്ങൾ മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്താൻ കഴിയും.
2. Label The text data is called label. It includes alphabets and symbols. By default labels are left aligned. 
   ലേബൽ ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റയെ ലേബൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. അതിൽ അക്ഷരമാലകളും ചിഹ്നങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്നു. സ്ഥിരസ്ഥിതിയായി ലേബലുകൾ‌ വിന്യസിക്കും.
3. Formula Formulas are self-defined instructions entered in cell for performing calculations. It is used for simple addition, subtraction, multiplication and division as well as for complex calculations.
   കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്തുന്നതിന് സെല്ലിൽ നൽകിയ സ്വയം നിർവചിക്കപ്പെട്ട നിർദ്ദേശങ്ങളാണ് ഫോർമുല ഫോർമുലകൾ. ലളിതമായ സങ്കലനം, കുറയ്ക്കൽ, ഗുണനം, വിഭജനം എന്നിവയ്‌ക്കും സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾക്കും ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Components of a Formula

1) Mathematical operators

• 1. Arithmetic Operators അരിത്മെറ്റിക് ഓപ്പറേറ്റർമാർ ( +  -  *  /  %  ^ )
• 2. Comparison Operators താരതമ്യ ഓപ്പറേറ്റർമാർ ( =  >  <  >=  <=  <> )
• 3. Reference Operators  റഫറൻസ് ഓപ്പറേറ്റർമാർ (:)

2) Cell References

• 1. Relative references ( For eg cell D1 contains the formula =A1+B1+C1, while coping the formula in D1 to D2 the formula will automatically changed to = A2+B2+C2)
  ആപേക്ഷിക പരാമർശങ്ങൾ ഉദാഹരണത്തിന് സെൽ D1 ൽ = A1 + B1 + C1 സമവാക്യം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതേസമയം D1 ലെ സമവാക്യം D2 ലേക്ക് കോപ്പിംഗ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഫോർമുല സ്വപ്രേരിതമായി = A2 + B2 + C2 ആയി മാറും
• 2. Absolute references ( Absolute cell reference will not change its references if we copy the formula to any part of the work sheet. C1=$A$1+$B$1)
• സമ്പൂർണ്ണ റഫറൻസുകൾ (വർക്ക് ഷീറ്റിന്റെ ഏതെങ്കിലും ഭാഗത്തേക്ക് ഞങ്ങൾ ഫോർമുല പകർത്തിയാൽ സമ്പൂർണ്ണ സെൽ റഫറൻസ് അതിന്റെ റഫറൻസുകളെ മാറ്റില്ല. C1 = $ A $ 1 + $ B $ 1)
• 3. Mixed cell references ( It is partly absolute and partly relative. C1=A$1+$B1, C2=B2*A$2)
  മിശ്രിത സെൽ റഫറൻസുകൾ (ഇത് ഭാഗികമായി കേവലവും ഭാഗികവുമായ ആപേക്ഷികമാണ്. C1 = A $ 1 + $ B1, C2 = B2 * A $ 2)

3) Functions

• 1. Date and Time function. തീയതി, സമയ പ്രവർത്തനം.
• 2. Mathematical function. ഗണിതശാസ്ത്ര പ്രവർത്തനം.
• 3. Statistical Function സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക്
• 4. Text manipulation function ടെക്സ്റ്റ് കൈകാര്യം ചെയ്യൽ പ്രവർത്തനം
• 5. Logical function. ലോജിക്കൽ ഫംഗ്ഷൻ
• 6. Lookup function. തിരയൽ പ്രവർത്തനം
• 7. Financial function. സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനം.

1. Date and Time Function

Check functions examples from Text Book”

2020 Edition
SCERT Kerala    
Link Below Text Book

• TODAY
  This function shows the todays date in the cell. ഈ ഫംഗ്ഷൻ സെല്ലിലെ ഇന്നത്തെ തീയതി കാണിക്കുന്നുEx: =TODAY() shows “ 13/08/2017”
• NOW
  This function shows the date and time in the given cell. ഈ ഫംഗ്ഷൻ സെല്ലിലെ ഇന്നത്തെ തീയതി കാണിക്കുന്നു Ex: =NOW shows “13/08/2017 : 10.23.58”
• DAY
  This function shows the day of the date referred in the formula. തന്നിരിക്കുന്ന സെല്ലിലെ തീയതിയും സമയവും ഈ ഫംഗ്ഷൻ കാണിക്കുന്നു. Ex the date in the formula is “13/08/2017” , the result shows “13”
• Month (Serial number)
  This function returns the serial number of the month. It ranges from 1 to 12. ഈ ഫംഗ്ഷൻ മാസത്തിലെ സീരിയൽ നമ്പർ നൽകുന്നു. ഇത് 1 മുതൽ 12 വരെയാണ് For example in the above case Month(A1) returns 7, i.e. the 7th month. Syntax: Month(A1 )
• Year (Serial number)
  This function returns the serial number of the year. It ranges from 1900 to 9999. ഈ ഫംഗ്ഷൻ വർഷത്തിലെ സീരിയൽ നമ്പർ നൽകുന്നു. ഇത് 1900 മുതൽ 9999 വരെയാണ്.For example in the above case Year(A1) results in 2015. ie; the 2015th year. Syntax : Year(A1)
• DATEVALUE
  This function converts the given date in to the corresponding Vale based on 01­01­1900,ഈ ഫംഗ്ഷൻ തന്നിരിക്കുന്ന തീയതിയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനുബന്ധ വെയിലിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു  Ex : =DATEVALUE(“13/08/2017”) shows 42960

2. Mathematical Function

• SUM
This function used to display the sum of the selected cells in a particular cell.
ഒരു പ്രത്യേക സെല്ലിലെ തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളുടെ ആകെത്തുക പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന് ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.  Ex =
• SUMIF
  This function adds the cells values asper given criteria.സെല്ലുകളുടെ മൂല്യങ്ങൾ 
ആകെത്തുക പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന് =SUMIF(range, criteria, sum range)
• ROUND
  This function used to round­off a number to specified number of digits. നിർദ്ദിഷ്ട എണ്ണം അക്കങ്ങളിലേക്ക് ഒരു സംഖ്യ റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.   =ROUND(number, number of digits)
• ROUNDUP
  This function is used to rounds a number up away from zero.പൂജ്യത്തിൽ നിന്ന് ഒരു സംഖ്യ മുകളിലേക്ക്  റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ 
• ROUNDDOWN
  This function is used to rounds a number down towards zero. ഒരു സംഖ്യയെ പൂജ്യത്തിലേക്ക് റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു

3. Statistical Function

• AVEREGE ( )
  This function is used to find out average values (Arithmetic mean) in a range of cells. ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ശരാശരി മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ 
  Syntax=AVERAGE(Number1,number2,...)
• MIN( )
  The minimum function in LibreOffice Calc is used to find out lowest values in a range of cells. ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ
  Syntax=MIN(Number1,Number2,...)
• MAX( )
  The maximum function in LibreOffice Calc is used to find out highest values in a range of cells.ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ഉയർന്ന മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ  
  Syntax=MAX(Number1,Number2,...)
• COUNTIF 
  This function counts the number of cells within a range that meet the given criteria.  തന്നിരിക്കുന്ന മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന ഒരു പരിധിക്കുള്ളിലെ സെല്ലുകളുടെ എണ്ണം ഈ ഫംഗ്ഷൻ കണക്കാക്കുന്നു. = COUNTIF(range of cells, criteria) 
• COUNT
  This function counts the number of cells in a range that contains numbers only. =COUNT(range of cells)
• COUNTA
  This function will count numbers, logical values, text or error values in the specified range. only empty cells ignored.ഈ ഫംഗ്ഷൻ നമ്പറുകൾ മാത്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ശ്രേണിയിലെ സെല്ലുകളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു =COUNTA(range of cells)
• COUNTBLANK
  This function counts the empty cells in the given range.ഈ ശ്രേണി തന്നിരിക്കുന്ന ശ്രേണിയിലെ ശൂന്യമായ സെല്ലുകളെ കണക്കാക്കുന്നു=COUNTBLANK(range)
• ROWS ()
  This function counts the number of rows in a range or array. ഒരു ശ്രേണിയിലോ അറേയിലോ വരികളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax=ROWS(Array)
• COLUMNS ()
  This function counts the number of columns in an array or range. ഒരു അറേയിലോ ശ്രേണിയിലോ ഉള്ള നിരകളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax=COLUMNS(Array)

4. Text manipulation function

• TEXT
  This function formats a number and converts it to text. It is used to convert a numeric value to text in a given number format.  ഒരു നിശ്ചിത നമ്പർ ഫോർമാറ്റിൽ ഒരു സംഖ്യാ മൂല്യം വാചകത്തിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു = TEXT(Value, text format) Ex: 56 to “Rs.56.00”­  = TEXT(56,”Rs.0.00”)
• CONCATENATE
  This function joins two or more text items in different cells. വ്യത്യസ്ത സെല്ലുകളിലെ രണ്ടോ അതിലധികമോ വാചക ഇനങ്ങളിൽ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു=CONCATENATE(Text1,Text2…..)

5. Logical function.

• IF­ 
  This function used in formulas to conduct conditional tests. സോപാധിക പരിശോധന നടത്താൻ സൂത്രവാക്യങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന Its syntax is =IF(logical test, Value if true, Value if false)
• ­AND
  This function evaluate the mathematical expression located in another cell. It gives the result as “True” or ”False” by evaluating two or more conditions given in the formula.  മറ്റൊരു സെല്ലിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന ഗണിതശാസ്ത്ര പദപ്രയോഗത്തെ വിലയിരുത്തുന്നു. സമവാക്യത്തിൽ നൽകിയിരിക്കുന്ന രണ്ടോ അതിലധികമോ വ്യവസ്ഥകൾ വിലയിരുത്തി ഫലം “ശരി” അല്ലെങ്കിൽ “തെറ്റ്” എന്ന് നൽകുന്നു.The syntax is =AND(logical test1,logical test 2…)  all the conditions are True the result shows “True”.
• NOT
   Reverses the logic of its argument വാദത്തിന്റെ യുക്തിയെ വിപരീതമാക്കുന്നു
• OR
  This function is also used to evaluate whether the values in a cell is “TRUE” or “FALSE”. The ഒരു സെല്ലിലെ മൂല്യങ്ങൾ “TRUE” അല്ലെങ്കിൽ “FALSE” ആണോ എന്ന് വിലയിരുത്തുന്നതിനും ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. syntax is =OR(logical test1,logicaltest2,………).It gives the result ”TRUE” if any argument in the formula is true, otherwise “FALSE”.

6. Lookup function.

• ­LOOKUP(Vector form)
  This function looks in a one­ row or one­ column range for a value and then returns a value from from the same position in a second row or column or range. The syntax is =LOOKUP(lookup value, lookup vector, result vector)
• ­LOOKUP(Array form)
  This function looks in the first row or column of an array for the specified value, and then returns a value from the same position in the last row or column of the array. Array is a group of values arranged in rows and columns. ഒരു മൂല്യത്തിനായി ഒരു വരി അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നിര ശ്രേണിയിൽ കാണുകയും തുടർന്ന് അതേ സ്ഥാനത്ത് നിന്ന് രണ്ടാമത്തെ വരിയിലോ നിരയിലോ ശ്രേണിയിലോ ഒരു മൂല്യം നൽകുന്നു.  The syntax is =LOOKUP(lookup value, array)
• ­VLOOKUP
  It is the Vertical LOOKUP function. Use VLOOKUP to search the first column (columns are vertical) of a block of data and return the value from another column in the same row.
  നിർദ്ദിഷ്ട മൂല്യത്തിനായി ഒരു അറേയുടെ ആദ്യ വരിയിലോ നിരയിലോ കാണുന്നു, തുടർന്ന് അവസാന വരിയിലെ അല്ലെങ്കിൽ നിരയുടെ നിരയിലെ അതേ സ്ഥാനത്ത് നിന്ന് ഒരു മൂല്യം നൽകുന്നു. വരികളിലും നിരകളിലും ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്ന മൂല്യങ്ങളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ് അറേ
  The syntax is =VLOOKUP(lookup value, table array, column index no:, range lookup) lookup value    : what to search ?
  Table array       :Range of cells
  Column index no: column no:  in the array from result must be returned.
  Range lookup : it may TRUE or FALSE,FALSE for exact value and TRUE for nearest value
• ­HLOOKUP
  It is the Horizontal look­up function. This function searches for a value in the first row of table array and returns the corresponding value in the same column from another row of the same table array. ത് തിരശ്ചീനമായി തിരയുന്ന പ്രവർത്തനമാണ്. ഈ ഫംഗ്ഷൻ പട്ടിക അറേയുടെ ആദ്യ വരിയിൽ ഒരു മൂല്യത്തിനായി തിരയുകയും അതേ പട്ടിക അറേയുടെ മറ്റൊരു വരിയിൽ നിന്ന് അതേ നിരയിലെ അനുബന്ധ മൂല്യം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.
  The syntax is =HLOOKUP(look­up value, table array, row index num:range lookup)

7. Financial function.
The financial functions have been made available to execute a variety of financial calculations. The important among are discussed below:

വിവിധതരം സാമ്പത്തിക കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്തുന്നതിന് സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കി. അവയിൽ പ്രധാനപ്പെട്ടവ ചുവടെ ചർച്ചചെയ്യുന്നു:

• ACCRINT. 
  The ACCRINT function is useful in calculating the accrued interest for a security that pays periodic interest. ആനുകാലിക പലിശ അടയ്‌ക്കുന്ന ഒരു സുരക്ഷയ്‌ക്കായി സമാഹരിച്ച പലിശ കണക്കാക്കാൻ ഉപയോഗപ്രദമാണ്.
  Syntax : =ACCRINT(issue, first_interest, settlement, rate, [par], frequency,[basis]))
  
  issue : : The date the security is issued.

1. first_interest :The date when the initial interest is paid.
2. Settlement :The settlement date of the security.
3. Rate :The annual interest rate or coupon when the security was issued.
4. Par :The par value of the security.
5. Frequency :The number of coupon payments per year: (1 = annual, 2 = semi annual   (default),4 = quarterly)
   
   basis :The type of day counting to use:

1. 0 = US 30/360 (default)
2. 1 = Actual/Actual
3. 2 = Actual/360
4. 3 = Actual/365
5. 4 = European 30/360

• CUMIPMT
  Returns the cumulative interest paid on a loan between two dates 
  രണ്ട് തീയതികൾക്കിടയിലുള്ള വായ്പയ്ക്ക് അടച്ച മൊത്തം പലിശ നൽകുന്നു
  Syntax= CUMIPMT( rate, nper, pv, start_period, end_period, type )

1. rate:The interest rate, per period
2. nper:The number of periods over which the loan or investment is to be paid
3. pv:The presentent value of the loan / investment
4. start_period :The number of the first period over which the interest is to be calculated
5. (must be an integer between 1 and nper)
6. end_period :The number of the last period over which the interest is to be calculated
7. (must be an integer between 1 and nper)
8. type :An integer (equal to 0 or 1), that defines whether the payment is made at the start or the end of the period

The value 0 or 1 has the following meaning:
0 - the payment is made at the end of the period
1 - the payment is made at the beginning of the period 

• PV()
  The PV function calculates the Present Value of an investment, based on a series of future payments. 
  ഭാവിയിലെ പേയ്‌മെന്റുകളുടെ ഒരു പരമ്പരയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി പിവി ഫംഗ്ഷൻ ഒരു നിക്ഷേപത്തിന്റെ ഇപ്പോഴത്തെ മൂല്യം കണക്കാക്കുന്നു.

            Syntax = PV( rate, nper, pmt, [fv], [type] )
            rate:- The interest rate, per period
            nper :- The number of periods for the lifetime of the annuity or investment 
            pmt :- An optional argument that specifies the payment per period (if the pmt argument is                         omitted, the [fv] argument must be supplied)
            [fv]:- An optional argument that specifies the future value of the annuity, at the end of  nper                     payments. if the [fv] argument is omitted, it takes on the default value 0.
            [type]:- An optional argument 0 or 1, that defines whether the payment is made at the start or the             end of the period.( 0 = End, 1 = Start)

• FV() 
  This function calculates the future value of an investment
  ഈ പ്രവർത്തനം ഒരു നിക്ഷേപത്തിന്റെ ഭാവി മൂല്യം കണക്കാക്കുന്നു
  Syntax: =FV(Rate, NPER, PMT, PV, Type)

• PMT( )
  This function calculates the constant periodic payment required to pay off a loan or investment, with a constant interest rate, over a specified period. ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ സ്ഥിരമായ പലിശനിരക്കിനൊപ്പം വായ്പയോ നിക്ഷേപമോ അടയ്ക്കാൻ ആവശ്യമായ സ്ഥിരമായ ആനുകാലിക പേയ്‌മെന്റ് ഈ ഫംഗ്ഷൻ കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax    =PMT( rate, nper, pv, [fv], [type] )

• RATE ()
  This function calculates the interest rate required to pay off specified amount of a loan, or to reach a target amount on investment, over a given period.
  ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ വായ്പയുടെ നിർദ്ദിഷ്ട തുക അടയ്ക്കുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ നിക്ഷേപത്തിന്റെ ടാർഗെറ്റ് തുകയിലെത്തുന്നതിനോ ആവശ്യമായ പലിശ നിരക്ക് ഈ ഫംഗ്ഷൻ കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax=RATE(NPER,PMT,PV,FV,Type,Guess)
  NPER= The total number of payment periods for the lifetime of the loan.( If instalment is paid in monthly ,to get total number of payment period, ‘year X 12’)
  PMT= Payment per period.
  PV=It is the present cash value of the loan.
  FV=(Optional)The future value of the loan at the end of NPER payments. If omitted,[FV] has the default value of 0.
  Type=(Optional) defines whether the payment is due at the beginning or the end of the period.’0’ for end period and ‘1’ for beginning period.
  Guess(optional)determines the estimated value of interest with repeated calculation.

• NPV()
  This function calculates the net present value of an investment by using a discount rate and a series of future payments (negative values) and income (positive values).
  കിഴിവ് നിരക്കും ഭാവി പേയ്‌മെന്റുകളുടെ ഒരു നിരയും (നെഗറ്റീവ് മൂല്യങ്ങൾ) വരുമാനവും (പോസിറ്റീവ് മൂല്യങ്ങൾ) ഉപയോഗിച്ച് ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഒരു നിക്ഷേപത്തിന്റെ മൊത്തം ഇപ്പോഴത്തെ മൂല്യം കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax    =NPV(rate,value1,[value2],...)

Data Entry, Text Management and Cell Formatting
ഡാറ്റ എൻ‌ട്രി, ടെക്സ്റ്റ് മാനേജുമെന്റ്, സെൽ‌ ഫോർ‌മാറ്റിംഗ്

Data Fill Options – In order to copy data in one cell to the adjacent cells (column or row) Fill Handle feature available in spreadsheet.  Fill handle is a small black rectangle seen in the right bottom of the cell or range when it is selected.
ഡാറ്റ പൂരിപ്പിക്കൽ ഓപ്ഷനുകൾ - ഒരു സെല്ലിലെ ഡാറ്റ അടുത്തുള്ള സെല്ലുകളിലേക്ക് (നിര അല്ലെങ്കിൽ വരി) പകർത്തുന്നതിന്, സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ലഭ്യമായ ഹാൻഡിൽ സവിശേഷത പൂരിപ്പിക്കുക. സെല്ലിന്റെ വലതുഭാഗത്ത് അല്ലെങ്കിൽ ശ്രേണി തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ കാണുന്ന ഒരു ചെറിയ കറുത്ത ദീർഘചതുരമാണ് ഫിൽ ഹാൻഡിൽ.

Instead of entering data manually on a worksheet, just click and drag the Fill Handle in desired direction to copy data to adjacent cells. If we are copying numbers it will automatically fill the series. If the same number is to be filled in a range, press down Ctrl+Fill Handle. 
ഒരു വർക്ക്‌ഷീറ്റിൽ സ്വമേധയാ ഡാറ്റ നൽകുന്നതിനുപകരം, അടുത്തുള്ള സെല്ലുകളിലേക്ക് ഡാറ്റ പകർത്താൻ ആവശ്യമുള്ള ദിശയിൽ ഫിൽ ഹാൻഡിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് വലിച്ചിടുക. ഞങ്ങൾ നമ്പറുകൾ പകർത്തുകയാണെങ്കിൽ അത് യാന്ത്രികമായി സീരീസ് പൂരിപ്പിക്കും. ഒരേ നമ്പർ ഒരു ശ്രേണിയിൽ പൂരിപ്പിക്കണമെങ്കിൽ, Ctrl + Fill Handle അമർത്തുക.

Fill data through Fill Button:
ഫിൽ ബട്ടൺ വഴി ഡാറ്റ പൂരിപ്പിക്കുക:

Data can be filled in to adjacent cells by using Fill Button available in the Editing group of Home Tab. Here, options are available to fill data Up, Down, Left, Right, series etc.
ഹോം ടാബിന്റെ എഡിറ്റിംഗ് ഗ്രൂപ്പിൽ ലഭ്യമായ ഫിൽ ബട്ടൺ ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ അടുത്തുള്ള സെല്ലുകളിലേക്ക് പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. ഇവിടെ, ഡാറ്റ മുകളിലേക്കും താഴേക്കും ഇടത്, വലത്, സീരീസ് മുതലായവ പൂരിപ്പിക്കാനുള്ള ഓപ്ഷനുകൾ ലഭ്യമാണ്.

Import / Copy data from other sources:
മറ്റ് ഉറവിടങ്ങളിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ ഇറക്കുമതി ചെയ്യുക / പകർത്തുക:

If you have data in an alternative source, you may be able to import it into Excel, instead of having to re-enter all the information again. Depending on the type of data you would like to import, you can select from a number of options such as From Access, From Web, From Text, From Other Sources. On the Data Tab go to 'Get External Data' group and click on the button 'From Text'. Then select the text file, select 'Delimited' under the option 'Original data type', Select the option 'Coma' and click next. Select the first cell of the table in which you want to insert the data and Press 'OK'.
നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇതര ഉറവിടത്തിൽ ഡാറ്റയുണ്ടെങ്കിൽ, എല്ലാ വിവരങ്ങളും വീണ്ടും നൽകുന്നതിന് പകരം നിങ്ങൾക്ക് ഇത് Excel ലേക്ക് ഇറക്കുമതി ചെയ്യാൻ കഴിഞ്ഞേക്കും. നിങ്ങൾ‌ ഇറക്കുമതി ചെയ്യാൻ‌ താൽ‌പ്പര്യപ്പെടുന്ന ഡാറ്റയെ ആശ്രയിച്ച്, ആക്‌സസ് മുതൽ‌ വെബിൽ‌ നിന്നും വാചകത്തിൽ‌ നിന്നും മറ്റ് ഉറവിടങ്ങളിൽ‌ നിന്നും നിരവധി ഓപ്ഷനുകളിൽ‌ നിന്നും നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം. ഡാറ്റ ടാബിൽ 'ബാഹ്യ ഡാറ്റ നേടുക' ഗ്രൂപ്പിലേക്ക് പോയി 'വാചകത്തിൽ നിന്ന്' ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. തുടർന്ന് ടെക്സ്റ്റ് ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, 'ഒറിജിനൽ ഡാറ്റ തരം' ഓപ്ഷന് കീഴിൽ 'ഡിലിമിറ്റഡ്' തിരഞ്ഞെടുക്കുക, 'കോമ' ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുത്ത് അടുത്തത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക. നിങ്ങൾക്ക് ഡാറ്റ ഉൾപ്പെടുത്താൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന പട്ടികയുടെ ആദ്യ സെൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ''OK'. അമർത്തുക.

Data Validation:
ഡാറ്റ മൂല്യനിർണ്ണയം:

Data validation is an spreadsheet feature that you can use to define restrictions on what data can be entered in a cell. You can configure data validation to prevent users from entering data that is not valid. If you prefer, you can allow users to enter invalid data but warn them when they try to type it in the cell. ഒരു സെല്ലിൽ എന്ത് ഡാറ്റ നൽകാമെന്നതിന്റെ നിയന്ത്രണങ്ങൾ നിർവചിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് സവിശേഷതയാണ് ഡാറ്റ മൂല്യനിർണ്ണയം. ഉപയോക്താക്കൾക്ക് സാധുതയില്ലാത്ത ഡാറ്റ നൽകുന്നത് തടയാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഡാറ്റ മൂല്യനിർണ്ണയം ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, അസാധുവായ ഡാറ്റ നൽകാൻ ഉപയോക്താക്കളെ അനുവദിക്കാമെങ്കിലും സെല്ലിൽ ടൈപ്പുചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ അവർക്ക് മുന്നറിയിപ്പ് നൽകാം.

Data Form
ഡാറ്റ ഫോം

The data form allows you to add, edit and delete records (rows) and display only those records that meet certain criteria. Especially when you have wide rows and you want to avoid repeated scrolling to the right and left, the data form can be useful.

റെക്കോർഡുകൾ (വരികൾ) ചേർക്കാനും എഡിറ്റുചെയ്യാനും ഇല്ലാതാക്കാനും ചില മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന റെക്കോർഡുകൾ മാത്രം പ്രദർശിപ്പിക്കാനും ഡാറ്റ ഫോം നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. പ്രത്യേകിച്ചും നിങ്ങൾക്ക് വിശാലമായ വരികളുള്ളപ്പോൾ വലത്തോട്ടും ഇടത്തോട്ടും ആവർത്തിച്ച് സ്ക്രോൾ ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുമ്പോൾ, ഡാറ്റ ഫോം ഉപയോഗപ്രദമാകും.

Activate Data Formഡാറ്റ ഫോം സജീവമാക്കുക

Office Button > Options > Click the Customize button at left bar > Select the Commands Not in the Ribbon> Form...> Add > OK

Then you can see the Form Button in Quick Access Tool bar

ഓഫീസ് ബട്ടൺ> ഓപ്ഷനുകൾ> ഇടത് ബാറിലെ ഇച്ഛാനുസൃതമാക്കുക ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക> റിബണിൽ ഇല്ലാത്ത കമാൻഡുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക> ഫോം ...> ചേർക്കുക> ശരി

ദ്രുത പ്രവേശന ഉപകരണ ബാറിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഫോം ബട്ടൺ കാണാം

Cell Formatting സെൽ ഫോർമാറ്റിംഗ്

lets you change many of the ways it displays data in a cell.
ഒരു സെല്ലിൽ ഡാറ്റ പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന പല വഴികളും മാറ്റാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

To invoke the Format Cells Dialogue box there are three ways
ഫോർമാറ്റ് സെല്ലുകളുടെ ഡയലോഗ് ബോക്സ് അഭ്യർത്ഥിക്കാൻ മൂന്ന് വഴികളുണ്ട്

1. Go to Home Tab, then click on the format Button available in the group 'Cells', In the drop down list Click on 'Format Cells'
2. Right click on the cell or range, which you want to format and select the menu 'Format Cells'
3. After selecting the required range or cell, Press Ctrl+1

1. ഹോം ടാബിലേക്ക് പോകുക, തുടർന്ന് 'സെല്ലുകൾ' ഗ്രൂപ്പിൽ ലഭ്യമായ ഫോർമാറ്റ് ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, ഡ്രോപ്പ് ഡ list ൺ ലിസ്റ്റിൽ 'ഫോർമാറ്റ് സെല്ലുകൾ' ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
2. നിങ്ങൾ ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സെല്ലിലോ ശ്രേണിയിലോ വലത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക, മെനു 'ഫോർമാറ്റ് സെല്ലുകൾ' തിരഞ്ഞെടുക്കുക
3. ആവശ്യമായ ശ്രേണി അല്ലെങ്കിൽ സെൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം, Ctrl + 1 അമർത്തുക

Conditional Formatting. സോപാധിക ഫോർമാറ്റിംഗ്.

Conditional formatting allows you to automatically apply formatting formatting—such as colors, colors icons, and data bars—to to one or more cells based on the cell value.
സെൽ മൂല്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒന്നോ അതിലധികമോ സെല്ലുകളിലേക്ക് നിറങ്ങൾ, വർണ്ണ ഐക്കണുകൾ, ഡാറ്റ ബാറുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള ഫോർമാറ്റിംഗ് ഫോർമാറ്റിംഗ് സ്വപ്രേരിതമായി പ്രയോഗിക്കാൻ സോപാധിക ഫോർമാറ്റിംഗ് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

Set a print area
ഒരു പ്രിന്റ് ഏരിയ സജ്ജമാക്കുക

On the worksheet, select the cells that you want to define as the print area. On the Page Layout tab, in the Page Setup group, click Print Area, and then click Set Print Area.
വർക്ക്‌ഷീറ്റിൽ, പ്രിന്റ് ഏരിയയായി നിങ്ങൾ നിർവചിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പേജ് ലേഔട്ട് ടാബിൽ, പേജ് സജ്ജീകരണ ഗ്രൂപ്പിൽ, പ്രിന്റ് ഏരിയ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുടർന്ന് പ്രിന്റ് ഏരിയ സജ്ജമാക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക.

Pivot Table
പിവറ്റ് പട്ടിക

Pivot table is a way to present information in a report format. This feature allows us to create a cross tabulation summary of data in which heading can subsequently moved to give different view of the data.

റിപ്പോർട്ട് ഫോർമാറ്റിൽ വിവരങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു മാർഗമാണ് പിവറ്റ് പട്ടിക. ഡാറ്റയുടെ ക്രോസ് ടാബുലേഷൻ സംഗ്രഹം സൃഷ്ടിക്കാൻ ഈ സവിശേഷത അനുവദിക്കുന്നു, അതിൽ തലക്കെട്ട് പിന്നീട് ഡാറ്റയുടെ വ്യത്യസ്ത കാഴ്‌ച നൽകുന്നതിന് നീക്കാൻ കഴിയും.

Common Errors in Spreadsheet

### - Column with is not enough – applicable to numerical values.

#DIV/0! - Number divided by zero. Eg: =10/0

#NAME?- Text in formula is not recognized. Eg: Sum(A1:A2) is entered as =Su(A1:A2)

#REF!- Invalid cell reference in a formula. Eg: =A1+B1+C1 after entering this formula in D1, column A is deleted.

#VALUE!- Wrong argument in the formula. Eg: =A1+A2 in which A1 contains 25 and A2 contains “Rs.10”.

സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിലെ സാധാരണ പിശകുകൾ

### - ഉള്ള നിര പര്യാപ്തമല്ല - സംഖ്യാ മൂല്യങ്ങൾക്ക് ബാധകമാണ്.

# DIV / 0! - സംഖ്യ പൂജ്യത്താൽ ഹരിക്കുന്നു. ഉദാ: = 10/0

#NAME? - ഫോർമുലയിലെ വാചകം തിരിച്ചറിഞ്ഞില്ല. ഉദാ: തുക (A1: A2) = Su (A1: A2) ആയി നൽകി

#REF! - ഒരു സമവാക്യത്തിലെ സെൽ റഫറൻസ് അസാധുവാണ്. ഉദാ: D1 ൽ ഈ സമവാക്യം നൽകിയ ശേഷം = A1 + B1 + C1, നിര A ഇല്ലാതാക്കി.

#VALUE! - സമവാക്യത്തിലെ തെറ്റായ വാദം. ഉദാ: = A1 + A2, അതിൽ A1 ൽ 25 ഉം A2 ൽ “10 രൂപയും” അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.