Plus Two Business Studies Chapter Wise Questions and Answers Chapter 5 Organising

Question 1.
‘It is the right to give orders and the power to exact obedience.’ This is called
‘അത് കല്പന നൽകാനുള്ള അവകാശവും അനുസരിപ്പിക്കാനുള്ള അധികാരവുമാണ്’ -ഏത്?

a. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം

b. Accountability – കണക്ക് പറയൽ

c. Authority – അധികാരം

d. Parity – തുല്യതാ

 

Answer:

c. Authority

അധികാരം

Question 2.
Which of the following arises from delegation of authority?
ഇനിപ്പറയുന്നവയിൽ ഏതാണ് അധികാരത്തിന്റെ നിയോഗത്തിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകുന്നത്?

a. None of these ഇതൊന്നുമല്ല

b. Accountability കണക്ക് പറയൽ

c. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം

d. Authority അതോറിറ്റി

Answer:

c. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം

Question 3.
Which of the following is not an element of delegation?
താഴെപ്പറയുന്നതിൽ അധികാരം ഏല്പിക്കലിന്റെ ഘടകമല്ലാത്തത് ഏത്?

(a) Accountability കണക്ക് പറയൽ

(b) Authority – അധികാരം

(c) Responsibility – ഉത്തരവാദിത്വം

(d) Informal organisation – അനൗപചാരിക സംഘടന

Answer:

(d) Informal organisation

അനൗപചാരിക സംഘടന

Question 4.

Which of the following arises from the responsibility?
ഇനിപ്പറയുന്നവയിൽ ഏതാണ് ഉത്തരവാദിത്തത്തിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകുന്നത്? 

a. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം

b. None of these ഇതൊന്നുമല്ല 

c. Accountability ഉത്തരവാദിത്തം

d. Authority  അതോറിറ്റി

Answer:

c. Accountability ഉത്തരവാദിത്തം

Question 5.

Formal organisation is directed by____________
ദ്യോഗിക ഓർഗനൈസേഷൻ സംവിധാനം ചെയ്യുന്നത് ____________ 

a. Policies  നയങ്ങൾ

b. Rules നിയമങ്ങൾ

c. Human Behaviour ഹ്യൂമൻ ബിഹേവിയർ

d. None of these  ഇതൊന്നുമല്ല

b. Rules നിയമങ്ങൾ

Question 6.
Which of the following does not follow the scalar chain?
താഴെപ്പറയുന്നവയിൽ ഏതാണ് സ്പാലർ ചെയിൻ സംവിധാനം പാലിക്കാത്തത്?

(a) Functional structure – ഫങ്ഷണൽ ഘടന

(b) Divisional structure – ഡിവിഷണൽ ഘടന

(c) Formal organisation – ഒൗപചാരിക സംഘടന

(d) Informal organisation – അനൗപചാരിക സംഘടന

Answer:

(b) Informal organisation

അനൗപചാരിക സംഘടന

Question 7

___________ cannot be entirely delegated
___________ പൂർണ്ണമായും നിയുക്തമാക്കാനാവില്ല

a. Authority അതോറിറ്റി

b. None of these ഇതൊന്നുമല്ല

c. Accountability ഉത്തരവാദിത്തം

d. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം

Answer: 

d. Responsibility ഉത്തരവാദിത്തം 

Question 8.

A network of social relationship that arise spontaneously due to interaction at work is called:
സാമുഹ്യബന്ധങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി രൂപീകരിക്കപ്പെടുന്ന സംഘടനാ സംവിധാനം ഏതാണ്?

(a) Formal organisation – ഔപചാരിക സംഘടന

(b) Informal organisation – അനൗപചാരിക സംഘടന

(c) Decentralisation – വികേന്ദ്രീകരണം

(d) Delegation – അധികാരം ഏല്പിക്കൽ

Answer:

(b) Informal organisation

അനൗപചാരിക സംഘടന

Question 9.
A tall structure has a
ഒരു ഉയർന്ന സംഘടനാ സംവിധാനത്തിന്

(a) Narrow span of management – നാരോ സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ്

(b) Wide span of management – വൈഡ് സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ്

(c) No span of management – നോ സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ്

(d) Less levels of management – ലെസ്സ് ലെവൽ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ്

Answer:

(a) Narrow span of management

നാരോ സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ്

Question 10.
Centralisation refers to
അധികാര കേന്ദ്രീകരണം എന്നുപറഞ്ഞാൽ

(a) Retention of decision making authority – തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള അധികാരം നിലനിർത്തൽ

(b) Dispersal of decision making authority – തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള അധികാരം  വ്യാപിപ്പിക്കൽ

(c) Creating divisions as profit centers – ലാഭ കേന്ദ്രങ്ങളായി ഡിവിഷനുകൾ സൃഷ്ടിക്കൽ

(d) Opening new centers or branches – പുതിയ കേന്ദ്രങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ശാഖകൾ ആർജിക്കൽ

Answer:

(a) Retention of decision making authority

തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള അധികാരത്ത നിലനിർത്തൽ

Question 11.
For delegation to be effective it is essential that responsibility be accompanied with necessary
അധികാരം ഏല്പ്പിച്ചുകൊടുക്കൽ കാര്യക്ഷമമാകണമെങ്കിൽ ഉത്തരവാദിത്തത്തോടൊപ്പം ആവശ്യപ്പെടുന്നത്.

(a) Authority – അധികാരം

(b) Manpower – മനുഷ്യാധ്വാനം

(c) Incentives – പ്രചോദനം

(d) Promotions – ഉദ്യോഗക്കയറ്റം

Answer:

(a) Authority

അധികാരം

Question 12 
Span of management refers to
സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ് എന്നാൽ

(a) Number of managers – മാനേജർമാരുടെ എണ്ണം

(b) Length of term for which a manager is appointed – കാലാവധിയനുസരിച്ച് ഏത് മാനേജരെയാണ് നിയമിക്കേണ്ടാത്

(c) Number of subordinates under a superior – മേലധികാരികയുടെ കീഴിലുള്ള കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണം

(d) Number of members in top management

Answer:

(c) Number of subordinates under a superior

മേലധികാരികയുടെ കീഴിലുള്ള കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണം

Question 13.
The form of organisation known for giving rise to rumors is called
തെറ്റിദ്ധാരണാജനകമായ സംഘടനാസം വിധാനം അറിയപ്പെടുന്നത്

(a) Centralised organisation – കേന്ദ്രീകൃത സംഘടന

(b) Decentralised organisation – വികേന്ദീക്യത സംഘടന

(c) Informal organisation – ഔപചാരിക സംഘടന

(d) Formal organisation – അനൗപചാരിക സംഘടന

Answer:

(c) Informal organisation

അനൗപചാരിക സംഘടന

Question 14.
Grouping of activities on the basis of product lines is a part of
ഉൽപ്പന്നണിയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള സംഘടനാസംവിധാനം

(a) Delegated organisation – വികേന്ദ്രീകൃത സംഘടന

(b) Divisional organisation – ഡിവിഷണൽ ഓർഗനൈസേഷൻ

(c) Functional organisation – ഫങ്ഷണൽ ഓർഗനൈസഷൻ

(d) Autonomous organisation – കേന്ദ്രീകൃത സംഘടന

Answer:

(b) Divisional organisation

ഡിവിഷണൽ ഓർഗനൈസേഷൻ

Question 15.
Grouping of activities on the basis of functions is a part of ………………..
ഫങ്ഷന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ജോലി തരംതിരിക്കുന്ന സംഘടനാസംവിധാനം

(a) Decentralised organisation – വികേന്ദ്രീകൃത സംഘടന

(b) Divisional organisation – ഡിവിഷണൽ ഓർഗനൈസേഷൻ

(c) Functional organisation – ഫങ്ഷണൽ ഓർഗനൈസേഷൻ

(d) Centralised organisation – കേന്ദീക്യത സംഘടന

Answer:

(c) Functional organisation

ഫങ്ഷണൽ ഓർഗനൈസേഷൻ

Question 16 .

Define “Organising’?
സംഘാടനത്തെ നിർവചിക്കുക

Answer:

According to Louis A. Allen ” Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives”.

ലൂയിലസ് എ.അല്ലൻ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത് ചെയ്യേണ്ട ജോലികൾ വേർതിരിച്ചെടുത്ത് ഗു പ്പ് തിരിക്കുകയും അധികാരവും ഉത്തര വാദിത്വവും വ്യക്തമായി നിർണ്ണയിച്ച് കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേക്ക് പകർന്നു നൽകുകയും, ലക്ഷ്യപ്രാപ്തിക്കായി ഫലപ്രദമാംവണ്ണം ഒന്നിച്ചു പ്രവർത്തിക്കാൻ ആളുകളെ സഹായിക്കും വിധത്തിൽ അവർക്കിടയിൽ ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സംഘാടനം

Question 17.
What are the steps in the process of organising?
സംഘടനാ പ്രക്രിയയുടെ വിവിധ ഘട്ടങ്ങൾ വിവരിക്കുക

Answer:

1. Division of work
   (തൊഴിൽ വിഭജനം)
2. Departmentalistion
   (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസേഷൻ)
3.  Assigning duties –
   (ചുമതല ഏല്പിക്കൽ)
4. Establishing reporting relationships
   (അധികാര-ഉത്തരവാദിത്തബന്ധം നി ർണ്ണയിക്കൽ)

Question 18.
Discuss the elements of delegation.
ഡെലിഗേഷന്റെ ഘടകങ്ങൾ ഏവ?

Answer:

1. Auththority – (അധികാരം)
2. Responsibility – (ഉത്തരവാദിത്വം)
3. Accountability – (ചുമതല ബാധ്യത)

Question 19.
What does the term ‘Span of management’ refer to?
സ്പാൻ ഓഫ് മാനേജ്മെന്റ് അർത്ഥമാക്കുന്നതെന്ത്?

Answer:

Span of management refers to the number of subordinates that can be effectively managed by a superior. This determines the levels of management in the structure.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ മേലുദ്യോഗസ്ഥന് കാര്യക്ഷമമായി മേൽമനാട്ടം വഹിക്കാൻ കഴിയുന്ന കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന സാങ്കേതിക പദമാണ് സാൻ ഓഫ് കൺട്രോൾ. ഇത് മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങളെ നിർണ്ണയിക്കുന്നതാണ്

Question 20.
Under what circumstances would functional structure prove to be an appropriate choice?
ഏത് സാഹചര്യത്തിലാണ് ഫങ്ഷണൽ ഘടന ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായത്?

Answer:

Functional structure

(ഫങ്ഷണൽ ഘടന)

An organisation structure in which departments are created on the basis of different functions performed in the organisation is called a functional structure.

നിർവ്വഹിക്കാനുള്ള സുനിശ്ചിത കർത്തവ്യ ങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പ്രവർത്തനങ്ങ ളെ ഗ്രൂപ്പ് തിരിക്കുന്ന ഒന്നാണ് ഫങ്ഷണൽ ഘടന, ഓരോ ജോലിയും ഒരു പ്രത്യേക ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റായി സംഘടിപ്പിക്കുന്നു. ഓ മാ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിന്റെയും ചുമതല ഒരാ ളെ ഏല്പ്പിച്ചിരിക്കും.

Question 21.
Draw a diagram depicting a divisional structure.
ഡിവിഷണൽ ഘടന വെളിവാക്കുന്ന ഒരു ഡയഗ്രം വരയ്ക
Answer:

Question 22.
‘It is an organisation which is conciously co-ordinated towards a common objectives. What this organisation is called? state any three important features of such an organisation.
പൊതുവായൊരു ലക്ഷ്യത്തിനുവേണ്ടി ബോധപൂർവ്വം ഏകോപിപ്പിക്കപ്പെട്ട ഒരു സംഘടനയാണത്- ഈ സംഘടനയ്ക്ക് എന്താണ് പേര്? ഇത്തരമൊരു സംഘടനയുടെ പ്രധാനപ്പെട്ട മൂന്നു സവിശേഷതകൾ എഴുതുക.

Answer:

This is a formal organisation.

Following are its important features:

1. It is delibrately planned and created by top management.
   പൊതുലക്ഷ്യം നേടാനായി ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റ് മനഃപൂർവ്വം ആസൂത്രണം നടപ്പാക്കിയതാണ്
2. It is based on division of labour and specialisation.
   തൊഴിൽ വിഭജനത്തിലും സ്പെഷ്യലസേഷനിലും അധിഷ്ഠിതമായതാണ് അത്.
3. It is impersonal in nature
   അത് തീർത്തും വ്യക്തിപരമായിരിക്കില്ല.

Question 23.
Can a large sized organisation be totally centralised of decentralised? Give your opinion.
വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ പൂർണ്ണമായും അ ധികാരം കേന്ദ്രീകൃതമായതോ വികേന്ദ്രീക തമായതോ ആകാം, നിങ്ങളുടെ അഭിപ്രായം വ്യക്തമാക്കുക.

Answer:

Large-sized organisation cannot fully centralised or decentralised, when the smooth running of a business organisation it will require centralisation an decentralisation.

വലിയ സ്ഥാപനങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും കേന്ദ്രീ കൃതവും വികേന്ദ്രീകൃതവും ആകാൻ പാടില്ല. സ്ഥാപനത്തിന്റെ സുഗമമായ നടത്തിപ്പിന് ആവശ്യമായ രീതിയിൽ അധികാര കേന്ദ്രീകരണവും വികേന്ദ്രീകരണവും നടത്തണം

Question 24.

Distinction between Formal and Informal Organisation
ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ വിവരിക്കുക 

Basis	Formal organisation	Informal organisation
Formation	Delibrately planned and created by top management	Arise spontaneously as a result of social interaction among the employees
Purpose	To achieve predetermined goals of the organisation	To satisfy social and cultur­al needs and fulfil common interests
Structure	Has a well defined structure of jobs and relationships	Does not have a clear cut str­ucture rather forms a com­plex network of relations
Rigidity/flexibility	Highly rigid	More flexible
Communication	Establishes official lines of communication	Informal communication b­ased on convenience
Relationship	Based on authority and re­sponsibility	No specific relationship

Basis	Formal organisation	Informal organisation
രൂപീകരണം	ഉയർന്ന മാനേജ്മെൻറ് മനപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്	ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള സാമൂഹിക ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു
ഉദ്ദേശ്യം	സംഘടനയുടെ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക	സാമൂഹികവും സാംസ്കാരികവുമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും പൊതു താൽപ്പര്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും
ഘടന	ജോലികളുടെയും ബന്ധങ്ങളുടെയും നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഒരു ഘടനയുണ്ട്	വ്യക്തമായ കട്ട് ഘടനയില്ല, പകരം സങ്കീർണ്ണമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ഒരു ശൃംഖല സൃഷ്ടിക്കുന്നു
കാഠിന്യം / വഴക്കം	ഉയർന്ന കർക്കശം	കൂടുതൽ വഴക്കമുള്ളത്
ആശയവിനിമയം	ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയ ലൈനുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു	സൗകര്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം
ബന്ധം	അധികാരത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ	പ്രത്യേക ബന്ധമില്ല

 

Question 25 .
How does informal organisation support the formal organisation?
ഔപചാരിക സംഘടന അനൗപചാരിക സംഘടനയെ എങ്ങനെ സഹായിക്കും?
Answer:
Advantages of Informal organisation

1. Quick communication possible
2. Give importance to social needs of employees
3. Better feedback from subordinates to superiors

അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ

1. ആശയവിനിമയം എളുപ്പമാകുന്നു
2. ജീവനക്കാരുടെ സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് വേണ്ടത്ര പരിഗണന ലഭിക്കുന്നു
3. മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം വേഗത്തിൽ കിട്ടാറാക്കുന്നു.

Question 26.
Distinguish between centralisation and decentralisation.
അധികാര കേന്ദ്രീകരണവും വികേന്ദ്രീകരണവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എഴുതുക
Answer:

Centralisation	Decentrealisation
Decision making power is concentrated on top level management	Decision making power is dispersed to lower level
Suitable to small scale organisation	Suitable to large scale organisation
Less motivation to lower level manage­ment	High motivation to lower level manager
Less freedom to work	More freedom to work

കേന്ദ്രീകരണം	വികേന്ദ്രീകരണം
തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള ശക്തി ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള മാനേജ്മെൻറിൽ കേന്ദ്രീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.	തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള ശക്തി താഴത്തെ നിലയിലേക്ക് വ്യാപിക്കുന്നു
ചെറുകിട ഓർഗനൈസേഷന് അനുയോജ്യം	വലിയ തോതിലുള്ള ഓർഗനൈസേഷന് അനുയോജ്യം
ലോവർ ലെവൽ മാനേജുമെന്റിനുള്ള കുറഞ്ഞ പ്രചോദനം	ലോവർ ലെവൽ മാനേജർക്ക് ഉയർന്ന പ്രചോദനം
പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്ര്യം കുറവാണ്	കൂടുതൽ പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്ര്യം

Question 27.

How is a functional structure different from a divisional structure?
ഫങ്ഷണൽ ഘടനയും ഡിവിഷണൽ ഘടനയും എങ്ങനെ വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

Functional Structure	Divisional Structure
Occupational specialisation	Product specialisation
Simple structure	Complicated structure
Various functions are inter-dependent	Various divisions are independent
Concentration of authority at the top level	Decentralisation of authority at the division­al level
Easy to control	Difficult to control
Less autonomy operations	More autonomy operations

Functional Structure	Divisional Structure
തൊഴിൽ സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ	ഉൽപ്പന്ന സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ
ലളിതമായ ഘടന	സങ്കീർണ്ണമായ ഘടന
വിവിധ ഫംഗ്ഷനുകൾ പരസ്പരം ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു	വിവിധ ഡിവിഷനുകൾ സ്വതന്ത്രമാണ്
ഉയർന്ന തലത്തിൽ അധികാര കേന്ദ്രീകരണം	ഡിവിഷണൽ തലത്തിൽ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം
നിയന്ത്രിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്	നിയന്ത്രിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്
കുറഞ്ഞ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ	കൂടുതൽ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ

 

Question 28 .

Decentralisation is extending delegation to the lowest level. Comment.
അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം എന്നുപറയുന്നത് അധികാരം കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേക്ക് കൈമാറുന്നതാണ്. വിശദമാക്കുക.

Answer:

Decentralisation of authority means systematic dispersal of authority among all departments and at all levels of management for taking decisions and actions appropriate at the respective levels. An organisation is said to be decentralised when managers at middle and lower level have been given the authority to take decisions for their respective areas.

ഒരു സംഘടനാ സംവിധാനത്തിന്റെ മൂന്ന് മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങളിലുള്ള എല്ലാ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾക്കും തീരുമാനം എടുക്കാനുള്ള അധികാരം ക്രമമായി വിഭജിച്ചു നൽകുന്ന പ്രക്രിയയാണ് വികേന്ദ്രീകരണം, വികേന്ദ്രീ കരണത്തിൽ, സംഘടനയുടെ കീഴ്ത്തല പാളിലേക്ക് അധികാരം കൈമാറ്റപ്പെടുന്നു. മധ്യതലത്തിലെയും, അധാതലതതിലെയും മാനേജർമാർക്ക് അവരുടേതായ പ്രവർത്തനമേഖലകൾ സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങൾ തീരുമാനം എടുക്കുവാൻ വേണ്ടി അധികാരം നൽകുന്നുവെങ്കിൽ ആ സ്ഥാപനം വികേന്ദീക്യതമെന്ന് പറയാം.

Question 29.
Why is delegation considered essential for effective organising?
കാര്യക്ഷമമായി സംഘാടനത്തിന് ഡെലിഗേ ഷൻ അത്യാവശ്യമാണ് എന്നുപറയുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

Answer:

Delegation is important because of the following reason:

1. Effective Management

(പര്യാപ്തമായ മാനേജ്മെന്റ്)

Delegation reduces the work load of management. They can concentrate more on important matters of business.

അധികാരമേല്പിക്കൽ ഉന്നതതല മാനേ ജ്മെന്റിന്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് സംബന്ധമായ പ്രധാനകാര്യ ങ്ങളിൽ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ തന്മൂലം സാധിക്കുന്നു.

2. Employee development

(ജീവനക്കാരുടെ വികസനം)

Delegation provides more opportunities to the employees to utilise their talent and develop abilities. It helps to make them better leaders and decision makers, thus, creating future managers.

അധികാര ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കുന്നതുമൂലം തൊഴിലാളികളുടെ കഴിവുകൾ വളർത്തി യെടുക്കാനും അത് ഉപയോഗിക്കാനും സാധിക്കുന്നു. തന്മൂലം അവർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനും ഭാവിയിലെ മാനേജർമാരാവാനും സാധിക്കുന്നു.

3. Motivation of employees 

(തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനം നൽകുന്നു)

Delegation motivates the subordinates to improve their performance as well as their capabilities.

അധികാരമേല്പിക്കൽ കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ജോലി നിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്താനും ശേഷികൾ വളർത്താനും സഹായിക്കുന്നു.

4. Facilitation of growth

(പുരോഗതി സുമഗമാക്കുന്നു)

Delegation helps in the expansion of an organisation. It enables the firm to grow and expand.

അധികാര ഏല്പിക്കൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായമാകുന്നു. സ്ഥാപനത്തെ വളർത്താനും വികസിപ്പിക്കാനും ഇത് പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.

5. Basis of management

(മാനേജ്മെന്റിന്റെ അധികാരകമം)

Delegation of authority establishes superior subordinates relatioships, which are the basis of hierarchy of management.

അധികാരം ഏല്പ്പിച്ചുകൊടുക്കൽ വഴി മാനേജ്മെന്റും തൊഴിലാളികളും തമ്മിൽ നല്ലൊരു ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. മാനേജ്മെന്റെ അധികാര ക്രമത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം അധികാരമേല്പിക്കലാണ്.

6. Better co-ordination

(ഏകോപനം സാധ്യമാക്കുന്നു)

Delegation ensures co-ordination of various managerial activities.

വിവിധ മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ക്ക് അധികാരമേല്പിക്കൽവഴി എകോപനമുണ്ടാകുന്നു.

Question 30 .
What is a divisional structure? Discuss its advantages and limitations
എന്താണ് ഡിവിഷണൽ സംഘാടനാ സംവിധാനം? അതിന്റെ നേട്ടങ്ങളും കോട്ടങ്ങളും വിശദീകരിക്കുക

Answer:

Divisional Structure

ഡിവിഷണൽ ഘടന

This structure is followed by large scale services organisation whose activities are geographically spread. Banks, insurance companies, transport companies, distribution agencies are the examples of such organisations.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുള്ള ഒരു ബിസിന സ്റ്റ് സ്ഥാപനത്തിൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ കുറെ ഡിവിഷനുകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുന്നത്. ഡിവിഷനുകളുണ്ടാക്കു ന്നതാകട്ടെ ഉല്പന്നങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാന ത്തിലോ പ്രദേശങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തി ലോ ആയിരിക്കും.

Advantages

1. It brings about efficiency and economy in operations.
2. Activities associated with a product or a territory can be easily integrated and co-ordinated.
3. It gives freedom of action to each division.
4. Decision making can be faster and – effective.
5. Each division can take advantage of centralised services available at the headquarters of the company.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചം

1. പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും ചെലവ് കുറഞ്ഞതുമാക്കുന്നു.
2. ഒരു ഉല്പന്നവുമായോ ഒരു പ്രദേശവുമായോ ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ സംയോജിപ്പിക്കാനും എകോപിപ്പിക്കാനും കഴിയും.
3. ഓരോ ഡിവിഷനും പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്ര്യം നൽകുന്നു.
4. തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നത് സത്വരവും ഫലപ്രദവുമാക്കാം .
5. ഓരോ  ഡിവിഷനും കമ്പനിയുടെ ആസ്ഥാനത്ത് ലഭ്യമായ കേന്ദ്രവൽക്യത സേവനങ്ങളുടെ ഗുണം അനുഭവിക്കാം.

Disadvantages.

1. There is duplication of different functions and equipment in various divisions.
2. Benefits of centralisation of certain activities like finance, accounting, distribution, etc., cannot be reaped.
3. There may be under utilisation of plant capacity when the demand for a particular product is inadequate.
4. Management cost will be high as each division employs its own team of specialists.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

1. പല ജോലികളും, പല ഉപകരണങ്ങളും, വിവിധ ഡിവിഷുകളിലായി ഇരട്ടിപ്പു വരും.
2. ഫിനാൻസ്, അക്കൗണ്ടിംഗ്, വിതരണം തുടങ്ങിയ ചിലതരം പ്രവർത്തനങ്ങൾ കേന്ദ്രവൽകൃതമാകുന്നതാണ് ഗുണകരം. ഡിവിഷണൽ ഘടനയിൽ ആ മെച്ചം കിട്ടില്ല.
3. ഏതെങ്കിലും ഒരു ഉല്പന്നത്തിനുള്ള ചോദനം കുറയുമ്പോൾ ഉല്പാദനശേഷി പൂർണ്ണമായി ഉപയോഗപ്പെടുത്താനാവില്ല.
4. ഓരാ ഡിവിഷനും സ്വന്തമായി വിദഗ്ധ സേവനം ഏർപ്പെടുന്നതുമൂലം മാനേജ്മെന്റ് ചെലവ് കൂടുതലാകും.

Question 31.
Decentralisation is an optional policy Explain why an organisation would choose to be decentralised.
അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം നിർബന്ധമല്ല. ഒരു സ്ഥാപനം എന്തുകൊണ്ട് അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം നടത്തണം

Answer:

Decentralisation is important because of the following reason

1. Develops initiative among subordinates

(കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ മുൻകൈയെടുക്കൽ പ്രാത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു)

It helps to promote self-reliance and confidence amongst the subordinates.

കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ഇടയിൽ ആത്മവിശ്വാസവും സ്വാശ്രയശീലം വളർത്തിയെടുക്കുന്നു.

2. Develops managerial talent for the future

(മാനേജീരിയൽ പ്രാഗത്ഭ്യം വളർത്തിയെടുക്കുന്നു)

In a decentralised organisation, the subordinates get an opportunity to take decision and develop themselves for promotion to higher levels.

ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ കീഴ്ജീ ജീവനക്കാർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അവസരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നു. ഉയർന്ന പദവിയിലേക്ക് പ്രമോഷൻ ലഭിക്കാൻ വേണ്ട യോഗ്യത നേടാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

3. Quick decision making

(പെട്ടെന്നു തീരുമാനമെടുക്കാം )

Under decentralisation, decision making power is entrusted with those who are supposed to excute the decisions. In other words, decision making is kept near to the point of action. This speeds up the process of decision making.

ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ തീരു മാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അധികാരം, തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പാക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളവർക്കുതന്നെയാണ്

4. Relief to top management

(ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിന് ആശ്വാസം നൽകുന്നു)

In decentralised organisation top executives are not engaged in day to day problems. This is because the authority is delegated to the lower levels.

വികേന്ദ്രീകൃതമായൊരു സ്ഥാപനത്തിൽ ഉന്നതസ്ഥാനങ്ങളിലുള്ള അധികാരികൾ ദൈനംദിന കാര്യങ്ങൾ ഇടപെടാറില്ല. അധികാരം താഴെ തട്ടിലേയ്ക്ക് കൈമാറുന്നതാണ് ഇതിന് കാരണം.

5. Facilitates growth

(സുഗമമായ വളർച്ച സാധ്യമാക്കുന്നു)

Employees at lower levels are given greater autonomy. They will then take initiative and adopt innovative methods. This encourages in them the creativity. Thus decentralisation facilitates growth and diversification of the organisation.

കീഴ്ത്തലങ്ങളിലുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് കൂടുതൽ സ്വയംഭരണാധികാരം നൽകുന്നതോടെ അവർ മുൻകയ്യെടുത്തു പ്രവർത്തിക്കാൻ തുടങ്ങും, പുത്തൻ രീതികൾ അവർ സ്വീകരിക്കും. അതവരുടെ സർഗ്ഗാത്മകത വളർത്തുന്നു. അങ്ങനെ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായകമാവുന്നു.