FOCUS POINT NOTES PLUS TWO BUSINESS STUDIES NOTES Chapter 5 Organising

Focus Points 2022

Updated on 27.12.2021

Kerala Plus Two Business Studies Notes Chapter 5 Organising

Organising
(സംഘാടനം)
According to Louis A. Allen “Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives”.
ലൂയിസ് എ. അലൻ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, “നിർവഹിക്കേണ്ട ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുന്നതിനും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുന്നതിനും ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും നിർവചിക്കുന്നതും നിയുക്തമാക്കുന്നതും ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിൽ ആളുകളെ ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായി ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിനായി ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ്”.

Organisation Structure
(സംഘടനാസംവിധാനം)

Organisation structure is the established pattern of relationship among various components or parts of the enterprise. It states the relationship among various positions and activities.
ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവിധ ഘടകങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള ബന്ധത്തിന്റെ സുസ്ഥാപിത സ്വഭാവമാണ് സംഘടനാ സംവിധാനം. വിവിധ പദവികൾക്കും പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുമിടയിലുള്ള ബന്ധത്തെ അത് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
The organisation structure can be classified under two categories according to the nature and type of activities performed by an organisation, which are as follows: –
സംഘടനാ സംവിധാനം, അതിന്റെ സ്വഭാവത്തിന്റെയും പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ രണ്ടായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.

1. Functional structure ഫങ്ഷണൽ ഘടന
2. Divisional structure ഡിവിഷണൽ ഘടന

1. Functional structure
ഫങ്ഷ ണൽ ഘടന

An organisation structure in which departments are created on the basis of different functions performed in the organisation is called a functional structure.
നിർവ്വഹിക്കാനുള്ള സുനിശ്ചിത കർത്തവ്യങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഗ്രൂപ്പ്തിരിക്കുന്ന ഒന്നാണ് ഫങ്ഷണൽ ഘടന. ഓരോജോലിയും ഒരു പ്രത്യക ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റായി സംഘടിപ്പിക്കുന്നു. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിന്റെയും ചുമതല ഒരാളെ ഏല്പ്പിച്ചിരിക്കും,

Advantages of Functional structure

1. It is the most logical and easier form of an organisation structure.
2. It provides specialisation thus making possible efficiency in operations.
3. It facilitates better co-ordination of activities within each department.
4.  It facilitates delegation of authority.
5.  It helps in training of specialist managers rather than generalist managers.

ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചങ്ങൾ

1. ഏറ്റവും യുക്തിസഹവും കൂടുതൽ എളുപ്പമുള്ളതായ ഘടനാ രൂപമാണിത്.
2. ഇത് സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ നൽകുന്നു, അങ്ങനെ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ കാര്യക്ഷമത സാധ്യമാക്കുന്നു.
3. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിലേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൂടുതൽ നന്നായി ഏകോപിപ്പിക്കാൻ അത് സഹായിക്കുന്നു.
4. അധികാര കീഴ്ത്തലത്തിലേക്ക് കൈമാറാൻ സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.
5. സാധാരണ മാനേജർമാരെക്കാൾ വിദഗ്ധ മാനേജർമാരെ പരിശീലിപ്പിക്കാൻ അത് സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.

Disadvantages:

1. Managers may try to build their own functional empires leading to conflicts.
2. It is not easy to fix responsibility with a particular department for any problems or issues that may arise. This is because of the interdependent nature of departments.
3. Functional specialisation restricts the development of managers with all round capabilities.
4. Since there is too much specialisation, the organisational perspective may be overlooked.

ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

1. മാനേജർമാർ സ്വന്തമായ പ്രവർത്തനമേഖല ശക്തിപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിച്ചുവെന്നു വരും. അത് ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾ തമ്മിലുള്ള ഉരസലിനിട യാക്കുന്നു.
2. എന്തെങ്കിലും പ്രശ്നമുണ്ടായാൽ  ഒരു പ്രത്യേക വകുപ്പുമായി ഉത്തരവാദിത്തം പരിഹരിക്കുന്നത് എളുപ്പമല്ല. വകുപ്പുകളുടെ പരസ്പരാശ്രിത സ്വഭാവമാണ് ഇതിന് കാരണം.
3. ഫങ്ഷണൽ വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം സമ്രഗമായ ശേഷിയുള്ള മാനേജർമാർ വളർന്നുവരുന്നതിന് തടസ്സമാകും.
4. വളരെയധികം വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണമുള്ളതിനാൽ, സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ വീക്ഷണം അവഗണിച്ചേക്കാം.

Divisional Structure
(ഡിവിഷണൽ ഘടന)

This structure is followed by large scale services organisation whose activities are geographically spread. Banks, insurance companies, transport companies, distribution agencies are the examples of such organisations.
ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായി വ്യാപിച്ചുകിടക്കുന്ന വലിയ തോതിലുള്ള സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണ് ഈ ഘടനയെ പിന്തുടരുന്നത്. ബാങ്കുകൾ, ഇൻഷുറൻസ് കമ്പനികൾ, ഗതാഗത കമ്പനികൾ, വിതരണ ഏജൻസികൾ എന്നിവ അത്തരം സംഘടനകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്.

Advantages

1. It brings about efficiency and economy in operations.
2. Activities associated with a product or a territory can be easily integrated and co-ordinated.
3. It gives freedom of action to each division.
4. Decision making can be faster and effective.
5. Each division can take advantage of centralised services available at the headquarters of the company.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചം

1. പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും ചെലവ് കുറഞ്ഞതുമാക്കുന്നു.
2. ഒരു ഉല്പന്നവുമായോ ഒരു പ്രദേശവുമായോ ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ സംയോജിപ്പിക്കാനും ഏകോപിപ്പിക്കാനും കഴിയും
3. ഓരോ ഡിവിഷനും പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്യം നൽകുന്നു.
4. തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നത് സത്വരവും ഫലപ്രദവുമാക്കാം .
5. ഓരോ ഡിവിഷനും കമ്പനിയുടെ ആസ്ഥാനത്ത് ലഭ്യമായ കേന്ദ്രീകൃത സേവനങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താം.

Disadvantage

1. There is duplication of different functions and equipment's in various divisions.
2. Benefits of centralisation of certain activities like finance, accounting, distribution, etc., cannot be reaped.
3. There may be under utilisation of plant capacity when the demand for a particular product is inadequate.
4. Management cost will be high as each division employs its own team of specialists.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

1. പല ജോലികളും, പല ഉപകരണങ്ങളും, വി വിധ ഡിവിഷുകളിലായി ഇരട്ടിപ്പു വരും.
2. ധനകാര്യം, അക്കൗണ്ടിംഗ്, വിതരണം മുതലായ ചില പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ കൊയ്യാൻ കഴിയില്ല.
3. ഏതെങ്കിലും ഒരു ഉല്പന്നത്തിനുള്ള ചോദനം കുറയുമ്പോൾ ഉല്പാദനശേഷി പൂർണ്ണമായി ഉപയോഗപ്പെടുത്താനാവില്ല.
4. ഓരോ ഡിവിഷനും സ്വന്തമായി വിദഗ്ധ സേവനം ഏർപ്പെടുത്തന്നതു മൂലം മാനേജ്മെന്റ് ചെലവ് കൂടുതലാകും.

Formal and Informal Organisation
(ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും)

Formal Organisation
(ഔപചാരിക സംഘടന)

According to Chester Bernard ” An organisation is formal when the activities of two or more persons are consciously co-ordinated towards a common objective
ചെസ്റ്റർ ബർണാഡ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഒരു പൊതു ലക്ഷ്യം നേടാനായി രണ്ടോ അതിലധികമോ വ്യക്തികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ബോധപൂർവ്വം ഏകോപിപ്പിക്കുമ്പോൾ, ആ സംഘടന ഔപചാരികമാണെന്നു പറയും,

A formal organisation refers to the structure of relationships deliberately designed by the top management. It is officially set to realise the objectives.
ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് മനപൂർവ്വം ആവിഷ്കരിച്ച് പരസ്പര ബന്ധങ്ങളുടേതായ സംവിധാനത്തിനാണ് ഔപചാരിക സംഘടന എന്നു പറയുന്നത്. ചില ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനായി ഔദ്യോഗികമായി കരുപിടിപ്പിക്കുന്നതാണിത്.

Advantages of formal organisation

1. Organisational work can be done orderly and systematically
2. Avoids duplication of work
3. Co-ordination is possible
4. Easy to fix responsibility 
5. Unity of command 
6. it ensures the attainments of goals.
7. Stability 

ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ

1. സംഘടനയിലെ വിവിധങ്ങളായ ജോലികൾ ചിട്ടയായും കമമായും ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നു.
2. ജോലിയിലെ ഇരട്ടിപ്പ് ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നു.
3. ഏകോപനം സാധ്യമാകുന്നു.
4. ഉത്തരവാദിത്തം ഏൽപിക്കാൻ  എളുപ്പമാണ്
5. ആജ്ഞയുടെ ഐക്യം
6. അത് ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ നേട്ടം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
7. സ്ഥിരത

Disadvantages of formal organisation

1. Delay is caused in jobs
2. Social needs of employees are not looked into
3. Give importance to only job

ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

1. ജോലിയിൽ കാലതാമസം അനുഭവപ്പെടും
2. ജീവനക്കാരുടെ സാമുഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് ഒട്ടും വില കല്പ്പിക്കുന്നില്ല.
3. തൊഴിലിന് മാത്രം പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു

These are the main advantage and disadvantages of Formal organisation.

Informal Organisation
(അനൗപചാരിക സംഘടന)

Informal organization structure is developed within the formal organization spontaneously. The network of personal and social relationships on the basis of friendship and common interest is called informal organization. 
ഔപചാരിക ഓർ‌ഗനൈസേഷനിൽ‌ അനൗപചാരിക ഓർ‌ഗനൈസേഷൻ‌ ഘടന സ്വയമേവ വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു. സൗഹൃദത്തിന്റെയും പൊതു താൽപ്പര്യത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ വ്യക്തിപരവും സാമൂഹികവുമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ശൃംഖലയെ അനൗപചാരിക ഓർഗനൈസേഷൻ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

Features of informal organisation

1. It originates from within the formal organization as a result of personal interaction among employees.
2. No official rules and regulations.
3. Independent channel of communication without specified direction.
4. It emerges spontaneously.
5. No definite structure.

അഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷന്റെ സവിശേഷതകൾ

1. ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള വ്യക്തിഗത ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി ഇത് ഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷനിൽ നിന്നാണ് ഉത്ഭവിക്കുന്നത്.
2. ഔദ്യോഗിക നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും ഇല്ല.
3. നിർദ്ദിഷ്ട ദിശയില്ലാതെ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സ്വതന്ത്ര ചാനൽ.
4. അത് സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു.
5. കൃത്യമായ ഘടനയില്ല.

Advantages of Informal organisation

1. Quick communication possible
2. Give importance to social needs of employees
3. Better feedback from subordinates to superiors

അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ

1. ആശയവിനിമയം എളുപ്പമാകുന്നു
2. ജീവനക്കാരുടെ സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് വേത പരിഗണന ലഭിക്കുന്നു
3. മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം വേഗത്തിൽ കിട്ടാറാക്കുന്നു.

Disadvantages of Informal organisation

1. Spreads false news
2. May cause for employees work against management
3. Priority given to personnel interests than common interests

അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

1. കിംവദന്തികൾ പരക്കുന്നതിന് ഇടം നൽകുന്നു
2. മാനേജ്മെന്റ് നയങ്ങളോട് തൊഴിലാളികൾ വിയോജിപ്പിച്ച് പ്രകടിപ്പിക്കുകയും അതിനെതിരെ പ്രവർത്തിക്കാൻ കാരണമാകുകയും ചെയ്യുന്നു.
3. സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ താല്പര്യങ്ങളേക്കാൾ മുൻതൂക്കം വ്യക്തിതാല്പര്യങ്ങൾക്ക് നൽകാനിടവരുന്നു.

Distinction between Formal and Informal Organisation
ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ

Basis	Formal organisation	Informal organisation
Formation	Delibrately planned and created by top management	Arise spontaneously as a result of social interaction among the employees
Purpose	To achieve predetermined goals of the organisation	To satisfy social and cultur­al needs and fulfil common interests
Structure	Has a well defined structure of jobs and relationships	Does not have a clear cut str­ucture rather forms a com­plex network of relations
Rigidity/flexibility	Highly rigid	More flexible
Communication	Establishes official lines of communication	Informal communication b­ased on convenience
Relationship	Based on authority and re­sponsibility	No specific relationship

Basis	Formal organisation	Informal organisation
രൂപീകരണം	ഉയർന്ന മാനേജ്മെൻറ് മനപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്	ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള സാമൂഹിക ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു
ഉദ്ദേശ്യം	സംഘടനയുടെ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക	സാമൂഹികവും സാംസ്കാരികവുമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും പൊതു താൽപ്പര്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും
ഘടന	ജോലികളുടെയും ബന്ധങ്ങളുടെയും നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഒരു ഘടനയുണ്ട്	വ്യക്തമായ കട്ട് ഘടനയില്ല, പകരം സങ്കീർണ്ണമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ഒരു ശൃംഖല സൃഷ്ടിക്കുന്നു
കാഠിന്യം / വഴക്കം	ഉയർന്ന കർക്കശം	കൂടുതൽ വഴക്കമുള്ളത്
ആശയവിനിമയം	ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയ ലൈനുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു	സൗകര്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം
ബന്ധം	അധികാരത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ	പ്രത്യേക ബന്ധമില്ല

Delegation of Authority

(അധികാർ ഏല്പ്പിച്ചു കൊടുക്കൽ)
In a business organisation, all important decisions are taken at top level by the board of directors. The chief executive is entrusted with the execution. He assigns the work to departmental managers who in turn assigns the authority to lower level managers. At the supervisory level, supervisors assigns the task to workers to get it done. The process of assigning duties by the superior to his subordinate is called delegation of authority.
ഒരു വ്യക്തിക്ക് നിർവ്വഹിക്കാവുന്ന ജോലിക്ക് ഒരു പരിധിയുണ്ട്, ഒരു ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങളെല്ലാം എടുക്കുന്നത് ഉന്നതതലത്തിലുള്ള ഡയറക്ടർ ബോർഡാണ്. ആ തീരുമാനം നടപ്പാക്കാനുള്ള ചുമതല ചീഫ് എക്സിക്യൂട്ടിവിനെ ഏല്പിക്കുന്നു. അദ്ദേഹം ആ ജോലി കീഴ്ത്തല മാനേജർമാർക്ക് ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കുന്നു. സൂപ്പർവൈസർ തലത്തിലെത്തു മ്പോൾ, അവർ ജോലി നിർവ്വഹണത്തിന്റെ ഭാരം തൊഴിലാളികളെ ഏല്പ്പിക്കുന്നു. ഇത്തരത്തിൽ മേധാവിമാർ തങ്ങളുടെ കീഴിലുള്ളവർക്കു ജോലി നിശ്ചയിച്ചു കൊടുക്കുന്നതിനെയാണ് അധികാരം  ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കൽ എന്നു പറയുന്നത്.

Elements of delegation

(ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കലിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)

1. Authority ( അധികാരം)
2. Responsibility (ഉത്തരവാദിത്വം)
3. Accountability (ചുമതല ബാധ്യത)

Authority
(അധികാരം)
According to Henry Fayol “Authority is the right to give orders and the power to exact obedience”.
കല്പനകൾ നൽകാനുള്ള അവകാശവും അനുസരിപ്പിക്കാനുമുള്ള ശക്തിയുമാണ് അധികാരം എന്നാണ് ഹെൻട്രി ഫയോൾ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Responsibility
(ഉത്തരവാദിത്വം)
According to Koontz O’Donnell “Responsibility is the obligation of a subordinate to whom a duty has been assigned to perform the duty.”
ഒരു ജോലി ഏല്പിക്കപ്പെട്ട കീഴ്ജീവനക്കാരന്, ആ ജോലി ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ഉത്തരവാദിത്തം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡേണല്ലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Accountability
(ചുമതല ബാധ്യത)
According to Louis A. Allen “Accountability is the obligation to carry out the responsibility and exercise of authority in terms of performance of standards established.”
നിശ്ചിത നിർവ്വഹണനിലവാരം മുന്നിൽ കണ്ടുകൊണ്ട് ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നിറവേറ്റുകയും അധികാരം വിനിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ചുമതല. എന്നാണ് ലൂയി എ. അല്ലൻ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

.