Unit 1 Nature and Significance of Management

NATURE AND SIGNIFICANCE OF MANAGEMENT 

"Management is the art of getting things done through other people ” Mary Parker Follet "

"മറ്റുള്ളവരിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുള്ള കലയാണ് മാനേജ്മെന്റ്" മേരി പാർക്കർ ഫോളറ്റ്

Management is the coordination of all resources through the process of planning, Organising, directing and controlling in order to stated objectives.” Henry. Sisk

പ്രഖ്യാപിത ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കായി ആസൂത്രണം, ഓർഗനൈസേഷൻ, സംവിധാനം, നിയന്ത്രണം എന്നിവയിലൂടെ എല്ലാ വിഭവങ്ങളുടെയും ഏകോപനമാണ് മാനേജ്മെന്റ്. ഹെൻറി. സിസ്ക്

 

Concepts of management  

The term management is used to refer  both the persons who occupy managerial positions as well as to the activities which the managers perform. In fact there can be five different Concepts of Management. 

മാനേജർ‌ പദങ്ങൾ‌ വഹിക്കുന്ന വ്യക്തികളെയും മാനേജർ‌മാർ‌ ചെയ്യുന്ന പ്രവർ‌ത്തനങ്ങളെയും സൂചിപ്പിക്കുന്നതിന് മാനേജ്മെൻറ് എന്ന പദം ഉപയോഗിക്കുന്നു. വാസ്തവത്തിൽ മാനേജ്മെന്റിന്റെ അഞ്ച് വ്യത്യസ്ത ആശയങ്ങൾ ഉണ്ടാകാം.

(1) Management as economic resource 

According to economists efficient management is the most important input in the success of an organisation. Management is the most active factor of production because if assembles and integrates the other factors. The efficient use of land and capital upon labour is in turn governed by management. Management coordinates the other M's  (manpower, materials, money, machinery)  of an organization.
സാമ്പത്തിക വിദഗ്ധരുടെ അഭിപ്രായത്തിൽ ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിജയത്തിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഇൻപുട്ടാണ് കാര്യക്ഷമമായ മാനേജ്മെന്റ്. ഉൽപാദനത്തിന്റെ ഏറ്റവും സജീവമായ ഘടകം മാനേജ്മെന്റാണ്, കാരണം മറ്റ് ഘടകങ്ങളെ കൂട്ടിച്ചേർക്കുകയും സമന്വയിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ. അധ്വാനത്തിന്മേലുള്ള ഭൂമിയുടെയും മൂലധനത്തിന്റെയും കാര്യക്ഷമമായ ഉപയോഗം നിയന്ത്രിക്കുന്നത് മാനേജ്മെന്റാണ്. മാനേജ്മെന്റ് ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ മറ്റ് എം (മാൻ‌പവർ, മെറ്റീരിയലുകൾ, പണം, യന്ത്രങ്ങൾ) ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.

The M’S of organisation (Inputs of organisation)

 

(2) Management as a class or elite 

Sociologists look up on management as a distinct class in the society. Like, doctors, lawyers engineers etc. Management are a group of people, who are responsible for the establishment and accomplishment of objectives through the direction of others.  
സാമൂഹ്യശാസ്ത്രജ്ഞർ മാനേജ്മെന്റിനെ സമൂഹത്തിലെ ഒരു പ്രത്യേക വിഭാഗമായി കാണുന്നു. ഡോക്ടർമാർ, അഭിഭാഷക എഞ്ചിനീയർമാർ എന്നിവരെപ്പോലെ, മറ്റുള്ളവരുടെ നിർദ്ദേശങ്ങളിലൂടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുന്നതിനും പൂർത്തീകരിക്കുന്നതിനും ഉത്തരവാദികളായ ഒരു കൂട്ടം ആളുകളാണ് മാനേജുമെന്റ്.

(3) Management as a system of authority

Experts in the field of administration consider management as a rule making and rule enforcing body. 

Managers at different levels possess varying degrees of authority. 
ഭരണരംഗത്തെ വിദഗ്ധർ മാനേജ്മെന്റിനെ ഒരു റൂൾ മേക്കിംഗ്, റൂൾ എൻഫോഴ്‌സ്‌മെന്റ് ബോഡി ആയി കണക്കാക്കുന്നു.

(4) Management as a separate discipline 

As a field of study, management is an organised body of Knowledge. It is being taught in universities and institutes of management. 
പഠനമേഖലയെന്ന നിലയിൽ, മാനേജ്മെന്റ് ഒരു വിജ്ഞാന സംഘടിത സ്ഥാപനമാണ്. സർവകലാശാലകളിലും മാനേജ്മെൻറ് സ്ഥാപനങ്ങളിലും ഇത് പഠിപ്പിക്കുന്നു. 

(5) Management as a process

A process is a series of inter related activities. The process of managing consists of planning, organising, staffing directing and controlling.
പരസ്പരബന്ധിതമായ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു പരമ്പരയാണ് ഒരു പ്രക്രിയ. ആസൂത്രണം, ഓർഗനൈസുചെയ്യൽ, സ്റ്റാഫിംഗ് സംവിധാനം, നിയന്ത്രണം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നതാണ് മാനേജിംഗ് പ്രക്രിയ.

Objectives of management

The objectives of management can be classified Into Organisational Objectives, Social Objectives and Personal Objectives.

മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, സാമൂഹിക ലക്ഷ്യങ്ങൾ, വ്യക്തിഗത ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിക്കാം.

(i) Organisational objectives or Economic objectives 

The economic objectives of business are survival, profit and growth. In order to survive an organisation must earn to cover cost. Profit is the return given to owner for risk taking. To remain in the industry, the business must exploit fully the growth potential 
ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങൾ അതിജീവനം, ലാഭം, വളർച്ച എന്നിവയാണ്. ഒരു ഓർഗനൈസേഷനെ അതിജീവിക്കാൻ ചെലവ് നികത്താൻ സമ്പാദിക്കണം. റിസ്ക് എടുക്കുന്നതിന് ഉടമയ്ക്ക് നൽകുന്ന വരുമാനമാണ് ലാഭം. വ്യവസായത്തിൽ തുടരാൻ, ബിസിനസ്സ് വളർച്ചാ സാധ്യതകൾ പൂർണ്ണമായും ഉപയോഗപ്പെടുത്തണം.

(ii) Social objectives 

Organisations exist in the society and society provides inputs for the organisation. Therefore organisations have certain social obligations too. These include environmental friendly methods of production, giving employment opportunities and providing basic amenities, schools and creches to employees' children etc. 
ഓർ‌ഗനൈസേഷനുകൾ‌ സമൂഹത്തിൽ‌ നിലനിൽ‌ക്കുന്നു, കൂടാതെ സമൂഹം ഓർ‌ഗനൈസേഷന് ഇൻ‌പുട്ടുകൾ‌ നൽ‌കുന്നു. അതിനാൽ സംഘടനകൾക്ക് ചില സാമൂഹിക ബാധ്യതകളും ഉണ്ട്. പരിസ്ഥിതി സൗഹൃദ ഉൽപാദന രീതികൾ, തൊഴിലവസരങ്ങൾ നൽകൽ, ജീവനക്കാരുടെ കുട്ടികൾക്ക് അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങൾ, സ്കൂളുകൾ, ക്രീച്ചുകൾ എന്നിവ നൽകൽ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

(iii) Personal objective

Individuals join the organisation to satisfy their personal needs. They vary from financial needs such as competitive salaries and perks, social needs such as peer recognition personal growth and development. Management has to reconcile personal goals with organisational objectives. 

വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനായി വ്യക്തികൾ സംഘടനയിൽ ചേരുന്നു. സാമ്പത്തിക ആവശ്യങ്ങളായ മത്സര ശമ്പളവും ആനുകൂല്യങ്ങളും, പിയർ തിരിച്ചറിയൽ, വ്യക്തിഗത വളർച്ച, വികസനം എന്നിവ പോലുള്ള സാമൂഹിക ആവശ്യങ്ങളിൽ നിന്ന് അവ വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. മാനേജുമെന്റ് വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്.

Importance of Management (മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രാധാന്യം)

1. Achieving goals ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നു
2. Increasing the efficiency  കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു
3. Helps in creating a dynamic organisation ചലനാത്മകമായ ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
4. Helps in achieving individual objectives വ്യക്തിഗത ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
5. Development of society സമൂഹത്തിന്റെ വികസനം

Levels of Management Management

The authority responsibility relationships bounds individuals as superiors and subordinates and give rise to different levels in an organisation. In the case of a company, managerial functions are undertaken by three levels of people such as :
അതോറിറ്റി ഉത്തരവാദിത്ത ബന്ധങ്ങൾ വ്യക്തികളെ മേലുദ്യോഗസ്ഥരും കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുകയും ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ വ്യത്യസ്ത തലങ്ങളിലേക്ക് നയിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒരു കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ, മാനേജർ ഫംഗ്ഷനുകൾ ഇനിപ്പറയുന്ന മൂന്ന് തലത്തിലുള്ള ആളുകൾ ഏറ്റെടുക്കുന്നു:

• Top level 
• Middle level 
• Lower level 

         

Levels of management 

Functions performed by different levels of management are ; 
വിവിധ തലത്തിലുള്ള മാനേജ്മെൻറുകൾ നിർവഹിക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ;

Top level management ടോപ്പ് ലെവൽ മാനേജുമെന്റ്

• (i) To analyse evaluate and deal with external environment
  ബാഹ്യ പരിസ്ഥിതിയെ വിലയിരുത്തുന്നതിനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും വിശകലനം ചെയ്യുക
• (ii) To establish over all long term goals, strategy and policy
  എല്ലാ ദീർഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങളും തന്ത്രവും നയവും സ്ഥാപിക്കുക
• (iii) To create an organisational frame wok i.e. authority and responsibility
  ഒരു ഓർഗനൈസേഷണൽ ഫ്രെയിം സൃഷ്ടിക്കുക, അതായത് അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും
• (iv) To appoint key executives
  പ്രധാന എക്സിക്യൂട്ടീവുകളെ നിയമിക്കുന്നതിന്
• (v) To represent the company to the outside world
  കമ്പനിയെ പുറം ലോകത്തേക്ക് പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നതിന്
• (vi) To coordinate different departments
  വിവിധ വകുപ്പുകൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക

Middle level management മിഡിൽ ലെവൽ മാനേജുമെന്റ്

They perform the following functions: അവ ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു:

• They execute the plans and policies of the top management ഉന്നത മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ പദ്ധതികളും നയങ്ങളും അവർ നടപ്പിലാക്കുന്നു
• They make plans for the sub-units of the organization. അവർ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഉപ യൂണിറ്റുകൾക്കായി പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുന്നു.
• They evaluate performance of junior managers.
  അവർ ജൂനിയർ മാനേജർമാരുടെ പ്രകടനം വിലയിരുത്തുന്നു.
• To motivate supervisory personnel
  സൂപ്പർവൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുക
• To develop and train operative personnel
  ഓപ്പറേറ്റീവ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ വികസിപ്പിക്കാനും പരിശീലിപ്പിക്കാനും
• Report to top level management. 
  ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള മാനേജ്മെന്റിന് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.

Lower level management: താഴത്തെ നില മാനേജുമെന്റ്:

The main functions of lower level management are :
ലോവർ ലെവൽ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രധാന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഇവയാണ്:

• Plan day-to-day activities ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുക
• To assign job to workers തൊഴിലാളികൾക്ക് ജോലി നൽകുന്നതിന്
• To supervise and control workers തൊഴിലാളികളുടെ മേൽനോട്ടത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും
• To arrange materials tools and maintain machinery മെറ്റീരിയൽ ഉപകരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനും യന്ത്രങ്ങൾ പരിപാലിക്കുന്നതിനും
• To advise and assist workers തൊഴിലാളികളെ ഉപദേശിക്കാനും സഹായിക്കാനും
• To maintain discipline, morale among the workers തൊഴിലാളികൾക്കിടയിൽ  അച്ചടക്കം,  മനോവീര്യം പാലിക്കുന്നതിന്
• To report feedback of worker’s problems
  തൊഴിലാളിയുടെ പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഫീഡ്‌ബാക്ക് റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നതിന്

NATURE OF MANAGEMENT മാനേജ്മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം

The nature of management as a science, as art and as a profession is discussed below :
ഒരു ശാസ്ത്രം എന്ന നിലയിലും കല എന്ന നിലയിലും ഒരു തൊഴിൽ എന്ന നിലയിലും മാനേജ്മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം ചുവടെ ചർച്ചചെയ്യുന്നു:

A. Management is a science മാനേജ്മെന്റ് ഒരു ശാസ്ത്രമാണ്

Management can be said to be a science based on the following characteristics.
മാനേജ്മെന്റ് താഴെ പറയുന്ന സവിശേഷതകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ഒരു ശാസ്ത്രമാണെന്ന് പറയാം.

1. There is a systematised body of knowledge in management
   മാനേജ്‌മെന്റിൽ ഒരു ചിട്ടയായ അറിവുണ്ട്
2. Principles of n1anagement have been developed through continuous observations and empirical verification.
   നിരന്തര നിരീക്ഷണങ്ങളിലൂടെയും അനുഭവപരമായ പരിശോധനയിലൂടെയും മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ  വികസിപ്പിച്ചെടുത്തിട്ടുണ്ട്.
3. Management principles are capable of universal application.
   മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ സാർവത്രിക പ്രയോഗത്തിന് പ്രാപ്തമാണ്.

 B. Management is an art മാനേജ്മെന്റ് ഒരു കലയാണ്

Art implies application of knowledge & skill to trying about desired results.  Art has the following characters 
ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങൾക്കായി ശ്രമിക്കുന്നതിനുള്ള അറിവിന്റെയും നൈപുണ്യത്തിന്റെയും പ്രയോഗത്തെ കല സൂചിപ്പിക്കുന്നു.  കലയ്ക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രതീകങ്ങളുണ്ട്

1. Practical Knowledge and Personal Skill പ്രായോഗിക അറിവും വ്യക്തിഗത വൈദഗ്ധ്യവും
2. Goal-Oriented ലക്ഷ്യസ്ഥാനം
3. Creativity സർഗ്ഗാത്മകത
4. Perfection through practice പരിശീലനത്തിലൂടെ പൂർണത
5. personal observation and experience വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണവും അനുഭവവും

C. Management is a profession മാനേജ്മെന്റ് ഒരു തൊഴിലാണ്
A profession may be an occupation that requires specialized knowledge, skill and academic preparations to which entry is regulated by a representative body. The essentials of a profession are:
ഒരു തൊഴിൽ എന്നത് പ്രത്യേക അറിവും വൈദഗ്ധ്യവും അക്കാദമിക തയ്യാറെടുപ്പുകളും ആവശ്യമുള്ള ഒരു തൊഴിലായിരിക്കാം, അതിലേക്കുള്ള പ്രവേശനം ഒരു പ്രതിനിധി ബോഡി നിയന്ത്രിക്കുന്നു. ഒരു തൊഴിലിന്റെ അനിവാര്യതകൾ ഇവയാണ്:

1. Specialized Knowledge പ്രത്യേക അറിവ്
2. Formal Education & Training ഔപചാരിക വിദ്യാഭ്യാസവും പരിശീലനവും
3. Code of Conduct പെരുമാറ്റച്ചട്ടം
4. Professional association പ്രൊഫഷണൽ അസോസിയേഷൻ
5. Service motive  സേവന പ്രചോദനം

Functions of management 

The functions of management can be broadly classified into 
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ വിശാലമായി തരംതിരിക്കാം

a) managerial functions മാനേജർ ഫംഗ്ഷനുകൾ

b) operational functions പ്രവർത്തന പ്രവർത്തനങ്ങൾ

a. Managerial functions

The process of management consists of several inter related activities. These activities or elements are known as the functions of management. Luther Gullick has given a catchword “POSDCORB” which stands for initials of planning organising staffing directing coordinating reporting and budgeting. According to Koontz and O’Donnell, the most useful method of classifying managerial functions is to group them planning, organising, staffing, directing and controlling. A brief description of different functions of management is given below

മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രക്രിയയിൽ പരസ്പരബന്ധിതമായ നിരവധി പ്രവർത്തനങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഈ പ്രവർത്തനങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഘടകങ്ങൾ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നറിയപ്പെടുന്നു. ലൂഥർ ഗുല്ലിക് “POSDCORB” എന്ന ഒരു ക്യാച്ച്വേഡ് നൽകിയിട്ടുണ്ട്, ഇത് ആസൂത്രണ ഓർഗനൈസേഷൻ സ്റ്റാഫിംഗ് ഡയറക്റ്റിംഗ് കോർഡിനേറ്റിംഗ് റിപ്പോർട്ടിംഗും ബജറ്റിംഗും ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നു. Koontz, O’Donnell എന്നിവരുടെ അഭിപ്രായത്തിൽ, മാനേജർ ഫംഗ്ഷനുകൾ തരംതിരിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ഉപയോഗപ്രദമായ മാർഗ്ഗം അവയെ ആസൂത്രണം ചെയ്യുക, സംഘടിപ്പിക്കുക, സ്റ്റാഫ് ചെയ്യുക, സംവിധാനം ചെയ്യുക, നിയന്ത്രിക്കുക എന്നിവയാണ്. മാനേജ്മെന്റിന്റെ വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ഹ്രസ്വ വിവരണം ചുവടെ നൽകിയിരിക്കുന്നു

• Planning- planning implies looking ahead and deciding in advance what is to be done, when and where it is to be done , how and by whom it is to be done. It involves anticipating problems and developing their solution.
  ആസൂത്രണം- ആസൂത്രണം എന്നാൽ എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത്, എപ്പോൾ, എവിടെയാണ് ചെയ്യേണ്ടത്, എങ്ങനെ, ആർക്കാണ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കുന്നതും തീരുമാനിക്കുന്നതും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. പ്രശ്‌നങ്ങൾ മുൻ‌കൂട്ടി അറിയുന്നതും പരിഹാരം വികസിപ്പിക്കുന്നതും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• Organising- According to Henry Fayol “ to organise a business is to provide it with everything useful to its functioning-raw materials , tools, capital and personnel. The process of organising consist of a) identification of objectives b) grouping activities c)assignment of duties d) delegation of authority e) coordination
  ഓർഗനൈസിംഗ്- ഹെൻ‌റി ഫയോൾ പറയുന്നതനുസരിച്ച് “ഒരു ബിസിനസ്സ് സംഘടിപ്പിക്കുകയെന്നത് അതിന്റെ പ്രവർത്തന-അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ, ഉപകരണങ്ങൾ, മൂലധനം, ഉദ്യോഗസ്ഥർ എന്നിവയ്ക്ക് ഉപയോഗപ്രദമായ എല്ലാം നൽകുക എന്നതാണ്. സംഘടിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയിൽ എ) ലക്ഷ്യങ്ങൾ തിരിച്ചറിയൽ ബി) ഗ്രൂപ്പിംഗ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ സി) ചുമതലകൾ ഏൽപ്പിക്കൽ ഡി) അധികാര നിയോഗം ഇ) ഏകോപനം
• Staffing – staffing is the process of filling all positions in the organisations with adequate and qualified personnel. It is the executive function where the recruitment, selection , compensating , training , promotion and retirement of subordinate managers.
  സ്റ്റാഫിംഗ് - സ്ഥാപനങ്ങളിലെ എല്ലാ തസ്തികകളും മതിയായതും യോഗ്യതയുള്ളതുമായ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിറയ്ക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സ്റ്റാഫിംഗ്. സബോർഡിനേറ്റ് മാനേജർമാരുടെ നിയമനം, തിരഞ്ഞെടുക്കൽ, നഷ്ടപരിഹാരം, പരിശീലനം, സ്ഥാനക്കയറ്റം, വിരമിക്കൽ എന്നിവ എക്സിക്യൂട്ടീവ് പ്രവർത്തനമാണ്.
• Directing directing deals with interpersonal relations. it converts plans into performance. Direction consist of guiding supervising motivating the subordinates towards the achievement of planned goals.
  പരസ്പര ബന്ധങ്ങളുമായി ഇടപാടുകൾ നടത്തുന്നു. ഇത് പദ്ധതികളെ പ്രകടനമാക്കി മാറ്റുന്നു. ആസൂത്രിത ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന മേൽനോട്ടത്തിന് മാർഗനിർദ്ദേശം നൽകുന്നതാണ് സംവിധാനം.
• Controlling – controlling is the process of ensuring that the organisation is moving in the desired direction and that progress is being made towards the achievement of goals. It involves a)establishment of standards b) measurement of actual performance c) comparing actual with the standards d) finding variants and taking corrective action.
  നിയന്ത്രിക്കൽ - നിയന്ത്രിക്കൽ എന്നത് സംഘടന ആവശ്യമുള്ള ദിശയിലേക്ക് നീങ്ങുന്നുവെന്നും ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിലേക്ക് പുരോഗതി കൈവരിക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ്. എ) മാനദണ്ഡങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കൽ ബി) യഥാർത്ഥ പ്രകടനം അളക്കുന്നത് സി) യഥാർത്ഥവുമായി മാനദണ്ഡങ്ങളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നത് ഡി) വകഭേദങ്ങൾ കണ്ടെത്തുകയും തിരുത്തൽ നടപടി കൈക്കൊള്ളുകയും ചെയ്യുന്നു.
• Coordination – According to E.F.L.Brech “coordination is balancing and keeping together the team by ensuring a suitable allocation of tasks to the various members and seeing that the tasks are performed with due harmony”
  Coordination is not a distinct function but the very essence of management. It is the basic responsibility of every manager. It is the result of conscious action by the management. The three elements of coordination are balancing, timing and integration. 
  ഏകോപനം ഒരു വ്യതിരിക്തമായ പ്രവർത്തനമല്ല, മറിച്ച് മാനേജ്മെന്റിന്റെ സത്തയാണ്. ഓരോ മാനേജരുടെയും അടിസ്ഥാന ഉത്തരവാദിത്തമാണിത്. മാനേജ്മെന്റിന്റെ ബോധപൂർവമായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഫലമാണിത്. ഏകോപനത്തിന്റെ മൂന്ന് ഘടകങ്ങൾ ബാലൻസിംഗ്, സമയം, സംയോജനം എന്നിവയാണ്.

b. Operational functions

Operational functions are also known as functional areas of management. They differ according to the nature and size of business. Operational functions includes production, marketing, financing, purchasing, personnel etc.

പ്രവർത്തനപരമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തന മേഖലകൾ എന്നും അറിയപ്പെടുന്നു. ബിസിനസിന്റെ സ്വഭാവവും വലുപ്പവും അനുസരിച്ച് അവ വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ഉൽപ്പാദനം, വിപണനം, ധനസഹായം, വാങ്ങൽ, ഉദ്യോഗസ്ഥർ തുടങ്ങിയവ പ്രവർത്തന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Management v/s Administration 

There are three different viewpoints about whether management or administration is greater.
They are: 

Administration	Management
Administration is a higher level function.	Management is a lower level function
It is thinking function	It is doing function
Determines strategies and policies of entire organisation.	It execute every thing in the organization
Administrators are owners of the company and they get dividend.	Managers are employees of the company and they get salary
The term administration is used mainly in govt. and non business organisations	Management is mainly used in business organisation

ഭരണകൂടം	മാനേജ്മെന്റ്
അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ ഒരു ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള പ്രവർത്തനമാണ്.	മാനേജുമെന്റ് ഒരു താഴ്ന്ന നിലയിലുള്ള പ്രവർത്തനമാണ്
ഇത് ചിന്തിക്കുന്ന പ്രവർത്തനമാണ്	ഇത് പ്രവർത്തനം ചെയ്യുന്നു
മുഴുവൻ ഓർഗനൈസേഷന്റെയും തന്ത്രങ്ങളും നയങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കുന്നു.	ഇത് ഓർഗനൈസേഷനിലെ എല്ലാ കാര്യങ്ങളും നിർവ്വഹിക്കുന്നു
അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർ കമ്പനിയുടെ ഉടമകളാണ്, അവർക്ക് ലാഭവിഹിതം ലഭിക്കും.	മാനേജർമാർ കമ്പനിയുടെ ജീവനക്കാരാണ്, അവർക്ക് ശമ്പളം ലഭിക്കും
അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ എന്ന പദം പ്രധാനമായും സർക്കാർ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് ഇതര ഓർഗനൈസേഷനുകൾ	മാനേജുമെന്റ് പ്രധാനമായും ബിസിനസ്സ് ഓർഗനൈസേഷനിലാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്