Unit 1 Nature and Significance of Management
1. “Management is the art of getting things done through people” This definition was given by..............
“ആളുകളിലൂടെ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്യാനുള്ള കലയാണ്‌ മാനേജ്മെന്റ്‌”. ഈ നിര്‍വചനം നല്‍കിയത്‌...........
- Mary Parker Follet
2. The 4 M's of an organization.......
ഒരു ഓര്‍ഗനൈസേഷന്റെ 4 M ........
- An: Man, Material, Machinery and Money
- മാന്‍, മെറ്റീരിയല്‍, മെഷിനറി, മണി
3 The process of management consists of ......
..............എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടുന്നതാണ്‌ മാനേജിംഗ്‌ പ്രക്രിയ.
- An:1.Planning, 2.Organising, 3.Staffing 4. Directing 5. Controlling
4. Production Manager comes unde t..............Levels of Management
പ്രൊഡക്ഷന്‍ മാനേജര്‍ ............ .. ലെവല്‍സ്‌ ഓഫ്‌ മാനേജ്മെന്റിന്റെ കീഴില്‍ വരുന്നു
- An: Middle Level Management
5. ....... involves anticipating problems and developing their solution
പ്രശ്നങ്ങള്‍ മുന്‍കൂട്ടി കാണുകയും അവയുടെ പരിഹാരം വികസിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
- An:
6...........is the process of thinking before doing.
ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ്‌ ചിന്തിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌.........
- An: Planning
7. ............ is the process of filling all positions in the organisations with Chairman, President Marketing Manager, adequate and qualified personnel Finance Manager, Personal Manager
സ്ഥാപനങ്ങളിലെ എല്ലാ തസ്തികകളിലും മതിയായ യോഗ്യതയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിറയ്ക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌........................
- An:Staffing
8................. CONVErtS plans into performance
........ പ്ലാനുകളെ പ്രകടനമാക്കി മാറ്റുന്നു
- An: Directing
9................is the essence of Management
മാനേജ്മെന്റിന്റെ സാരാംശം
- Co-ordination
10. The three elements of coordination are........... .
ഏകോപനത്തിന്റെ മൂന്ന്‌ ഘടകങ്ങളാണ്‌............
- 1.Balancing , 2. Timing, 3.Integration.
11. ........ ... is a higher level function.
..........ഉയര്‍ന്ന തലത്തിലുള്ള പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌
- An: Administration
12..........thinking function
ചിന്തിക്കുന്ന പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌
- An: Administration
13..........is the process of ensuring that the organisation is moving in the desired direction
ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍ ആവശ്യമുള്ള ദിശയിലേക്ക്‌ നീങ്ങുന്നുവെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌
- An: Controlling
14.It is a doing function
നിര്‍വൃഹണ പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌.............
- An: Management
16. Luther Gullick has given a catchword “POSDCORB” which stands ......................
- 1.Planning, 2.Organising, 3.Staffing, 4.Directing 5.Coordinating 6.Reporting ,7. Budgeting.
17.The economic objectives of business are.................
ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ ഇവയാണ്‌...
- Survival, Profit and Growth
18.What are the objectives of management ?
മാനേജ്മെന്റിന്റെലക്ഷ്യങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌? വിശദീകരിക്കുക
The objectives of management can be classified Into Organisational Objectives, Social Objectives And Personal Objectives.
- Organisational objectives or Economic objectives
The economic objectives of business are survival, profit and growth. In order to survive an organisation must earn to cover cost. Profit is the return given to owner for risk taking. To remain in the industry, the business must exploit fully the growth potential. - Social objectives
Organisations exist in the society and society provides input for the organisation. Therefore organisations have certain social obligations. These includes - environmental friendly methods of production
- giving employment opportunities to the disadvantaged sections and
- providing basic amenities schools and créches to employees
- (iii)Personal objective
Individual join the organisation to satisfy their personal needs. They vary from financial needs such as competitive salaries and perks, social needs such as peer recognition personal growth and development. Management has to reconcile personal goals with organisational objectives.
മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍
മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍, സാമൂഹിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍, വ്യക്തിഗത ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ എന്നിങ്ങനെ മൂന്നായി തരംതിരിക്കാം.
- സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ അതിജീവനം, ലാഭം, വളര്‍ച്ച എന്നിവയാണ്‌.
- സാമൂഹിക ലക്ഷ്യങ്ങള്‍
ഓര്‍ഗനൈസേഷനുകള്‍ സമൂഹത്തില്‍ നിലനില്‍ക്കുന്നതിനാല്‍, ഓര്‍ഗനൈസേഷനുകള്‍ക്ക്‌ ചില സാമൂഹിക ബാധ്യതകളുണ്ട്‌. ഉദാ:പേരിസ്ഥിതി സവഹ്ൃദ ഉല്‍പാദന രീതികള്‍ അവലംബിക്കുക, തൊഴിലവസരങ്ങള്‍ നല്‍കുക, അടിസ്ഥാന സാകര്യങ്ങളും സ്‌കൂളുകളും ക്രച്ചുകളും നല്‍കുക. - വൃക്തിഗതലക്ഷ്യങ്ങള്‍
വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങള്‍ നിറവേറ്റുന്നതിനായി വ്യക്തികള്‍ സംഘടനയില്‍ ചേരുന്നു. അവ സാമ്പത്തിക ആവശ്യങ്ങളും സാമൂഹിക ആവശ്യങ്ങളും ആയിരിക്കാം. മാനേജുമെന്റ്‌ വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്‌.
19.What are the differences between Management and administration ?
മാനേജ്മെന്റും ഭരണവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌?
Administration / Management
- Administration is a higher level function.
Management is a lower level function - It is thinking function
It is doing function - Determines strategies and policies of entire organisation.
It execute every thing in the organization - Administrators are owners of the company and they get dividend.
Managers are employees of the company and they get salary - The term administration is used mainly in govt. and non business organisations
Management is mainly used in business organisation
മാനേജ്മെന്റ്‌ / അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന്‍ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന്‍
- അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന്‍ ഒരു ഉയര്‍ന്ന നിലയിലുള്ള പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌
മാനേജുമെന്റ്‌ ഒരു താഴ്‌ന്ന തലത്തിലുള്ള പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌ - ഇത്‌ ചിന്തിക്കുന്ന പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌
ഇത്‌ ചെയ്യുന്ന പ്രവര്‍ത്തനമാണ്‌ - ഓര്‍ഗനൈസേഷന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള തന്ത്രങ്ങളും നയങ്ങളും നിര്‍ണ്ണയിക്കുന്നു.
ഓര്‍ഗനൈസേഷനിലെ എല്ലാ കാര്യങ്ങളും നടപ്പിലാക്കുക - അഡ്മിനിസ്‌ട്രേറ്റര്‍മാര്‍ കമ്പനിയുടെ ഉടമകളാണ്‌, അവര്‍ക്ക്‌ ലാഭവിഹിതം ലഭിക്കും
മാനേജര്‍മാര്‍ കമ്പനിയുടെ ജീവനക്കാരാണ്‌, അവര്‍ക്ക്‌ ശമ്പളം ലഭിക്കും - അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന്‍ എന്ന പദം പ്രധാനമായും സര്‍ക്കാര്‍, ബിസിനസ്സിതര ബിസിനസ്‌ സ്ഥാപനങ്ങളിലാണ്‌ ഉപയോഗിക്കുന്നത്‌.
മാനേജുമെന്റ്‌ പ്രധാനമായും സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
20.What are the functions of Top level management ?
ഉയര്‍ന്ന തലത്തിലുള്ള മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌?
- (i) To analyse evaluate and deal with external environment
- (ii) To establish over all long term goals, strategy and policy (iii)To create an organisational frame wok i.e. authority and responsibility
- (iv) To appoint key executives
- (v) To represent the company to the outside world
- (vi) To coordinate different departments
- 1) ബാഹ്യ പരിതസ്ഥിതി വിശകലനം ചെയ്യുകയും വിലയിരുത്തുകയും കൈകാര്യം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
- ii) എല്ലാ ദീര്‍ഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങളും തന്ത്രങ്ങളും നയങ്ങളും ഉണ്ടാക്കുക.
- iii) ഒരു ഓര്‍ഗനൈസേഷണല്‍ ഫ്രെയിം സൃഷ്ടിക്കുക, അതായത്‌ അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും
- iv) പ്രധാന എക്സിക്യൂട്ടിവുകളെ നിയമിക്കുക
- v) കമ്പനിയെ പുറം ലോകത്തേക്ക്‌ പ്രതിനിധീകരിക്കുക
- vi) വിവിധ വകുപ്പുകള്‍ ഏകോപിപ്പിക്കുക
21. What are the functions of Middle level management? മിഡില്‍ ലെവല്‍ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌?
- (i)To interpret ad explain the policies framed by top management
- (ii) To participate in operating decisions
- (iii)To cooperate among themselves to integrate various parts
- (iv)To motivate supervisory personnel
- (v)To develop and train operative personnel
- i) ടോപ്‌ ലെവല്‍ മാനേജുമെന്റ്‌ തയ്യാറാക്കിയ നയങ്ങള്‍ നടപ്പിലാക്കുക
- ii) ഓപ്പറേറ്റിംഗ്‌ തീരുമാനങ്ങളില്‍ പങ്കെടുക്കുക.
- iii) വിവിധ ഭാഗങ്ങള്‍ സമമന്വയിപ്പിക്കുന്നതിന്‌ പരസ്പരം സഹകരിക്കുക
- iv) സൂപ്പര്‍വൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുക
- v) ഓപ്പറേറ്റീവ്‌ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ വികസിപ്പിക്കുകയും പരിശിലിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
22.What are the functions of Lower level management?
ലോവര്‍ ലെവല്‍ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌
- (i)Plan day-to-day activities
- (ii)To assign job to workers
- (iii)To supervise and control workers
- (iv)To arrange materials tools and maintain machinery
- (v) To advise and assist workers
- (vi)To maintain discipline, morale among the workers
- (vii)To report feedback of worker's problems
- ദൈനംദിന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ആസൂത്രണം ചെയ്യുക
- തൊഴിലാളികള്‍ക്ക്‌ ജോലി നല്‍കുക
- തൊഴിലാളികളെ മേല്‍നോട്ടവും നിയന്ത്രണവും നടത്തുക.
- മെറ്റീരിയല്‍, ഉപകരണങ്ങള്‍ ക്രമീകരിക്കുകയും യന്ത്രങ്ങള്‍ പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- തൊഴിലാളികളെ ഉപദേശിക്കുകയും സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- അച്ചടക്കം പാലിക്കുന്നതിന്‌, തൊഴിലാളികള്‍ക്കിടയില്‍ മനോവീര്യം കൂട്ടുക.
- തൊഴിലാളികളുടെ പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഫീഡ്ബാക്ക് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ
23.What are the Functions of management ?
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌. വിശദീകരിക്കുക
The functions of management can be broadly classified into
- a) Managerial Functions
- b) Operational Functions
a. Managerial functions
The process of management consists of several inter related activities. These activities or elements are known as the functions of management. Luther Gullick has given a catchword “POSDCORB” which stands for initials of planning organising staffing directing coordinating reporting and budgeting. According to Koontz and O'Donnell, the most useful method of classifying managerial functions is to group them planning, organising, staffing, directing and controlling. A brief description of different functions of management is given below
Planning- planning implies looking ahead and deciding in advance what is to be done, when and where it is to be done , how and by whom it is to be done. It involves anticipating problems and developing their solution .
Organising- According to Henry Fayol “ to organise a business is to provide it with everything useful to its functioning-raw materials, tools, capital and personnel. The process of organising consist of
- a) identification of objectives
- b) grouping activities c)assignment of duties
- d) delegation of authority
- e) coordination
Staffing - Staffing is the process of filling all positions in the organisations with adequate and qualified personnel. It is the executive function where the recruitment, selection, compensating, training, promotion and retirement of subordinate managers.
Directing-Directing deals with interpersonal relations- it converts plans into performance. Direction consist of guiding supervising motivating the subordinates towards the achievement of planned goals,
Controlling - Controlling is the process of ensuring that the organisation is moving in the desired direction and that progress is being made towards the achievement of goals. It involves
- a) Establishment of standards
- b) Measurement of actual performance
- c) Comparing actual with the standards
- d) Finding variants and taking corrective action
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളെ വിശാലമായി രണ്ടായി തരംതിരിക്കാം
- മാനേജേരിയല്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍
- ഓപ്പറേറ്റീവ്‌ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍
1. മാനേജേരിയല്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രക്രിയയില്‍ പരസ്പരബന്ധിതമായ നിരവധി പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഈ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളെ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്നു പറയുന്നു.
ആസൂത്രണം, ഓര്‍ഗനൈസിംഗ്‌, സ്റ്റാഫിംഗ്‌, ഡയറക്ടിങ്ങ്‌,, ഏകോപനം, റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗ്‌, ബജറ്റിംഗ്‌ എന്നിവയുടെ ഇനീഷ്യലുകളെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന “POSDCORB”എന്ന ക്യാച്ച്വേഡ്‌ ലൂഥര്‍ ഗുല്ലിക്‌ നല്‍കി.
മാനേജര്‍ ഫംഗ്ഷനുകളെ ആസൂത്രണം, ഓര്‍ഗനൈസിംഗ്‌, സ്റ്റാഫിംഗ്‌, ഡയറക്റ്റിംഗ്‌, കണ്‍ട്രോളിംഗ്‌ എന്നിങ്ങനെ കൂന്‍റ്സും ഓഡോണലും തരംതിരിക്കുന്നു.
1.ആസൂത്രണം- ആസൂത്രണം എന്നാല്‍ എന്താണ്‌ ചെയ്യേണ്ടത്‌, എപ്പോള്‍, എവിടെ ചെയ്യണം, എങ്ങനെ, ആര്‍ക്കാണ്‌ ചെയ്യേണ്ടതെന്ന്‌ മുന്‍കൂട്ടി തീരുമാനിക്കുന്നു. പ്രശ്നങ്ങള്‍ മുന്‍കൂട്ടി അറിയുന്നതും പരിഹാരം വികസിപ്പിക്കുന്നതും ഇതില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു.
2. ഓര്‍ഗനൈസുചെയ്യല്‍- സംഘടിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയതാഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്നു.
- പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ തിരിച്ചറിയല്‍
- പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിംഗ്‌
- ചുമതലകള്‍ ഏല്‍പ്പിക്കല്‍
- അധികാര നിയോഗം
- ഏകോപനം
3.സ്റ്റാഫിംഗ്‌ - സ്ഥാപനങ്ങളിലെ എല്ലാ തസ്തികകളിലും മതിയായയോഗ്യതയുള്ളതുമായ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിറയ്ക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌ സ്റ്റാഫിംഗ്‌. ജീവനക്കാരുടെ നിയമനം, തിരഞ്ഞെടുക്കല്‍, നഷ്ടപരിഹാരം, പരിശീലനം, സ്ഥാനക്കയറ്റം, വിരമിക്കല്‍ എന്നിവ ഇതില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു.
4. ഡയറക്ടിങ്ങ്‌ - ഇത്‌ പദ്ധതികളെ പ്രകടനമാക്കി മാറ്റുന്നു.നേതൃത്വം, മേല്‍നോട്ടം, ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ കൈവരിക്കുന്നതിന്‌ കീഴ്ജീവനക്കാരെ പ്രേരിപ്പിക്കല്‍, ആശയ വിനിമയം എന്നിവയാണ്‌ ഡയറക്ടിങ്ങിലുള്ളത്‌.
5.നിയന്ത്രിക്കല്‍ - പദ്ധതിക്കനുസരിച്ച പ്രകടനത്തിന്റെ വിലയിരുത്തലാണിത്‌. അതില്‍ താഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍പ്പെടുന്നു
- മാനദണ്ഡങ്ങള്‍ സ്ഥാപിക്കല്‍
- യഥാര്‍ത്ഥ പ്രകടനം അളക്കുക
- യഥാര്‍ത്ഥ പ്രകടനങ്ങളെ മാനദണ്ഡങ്ങളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക
- വ്യതിയാനങ്ങള്‍ കണ്ടെത്തി തിരുത്തല്‍ നടപടി കൈക്കൊള്ളുക.
6.ഏകോപനം - സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ കൈവരിക്കുന്നതിന്‌ വ്യക്തികളുടെയും വകുപ്പുകളുടെയും എല്ലാ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും സംയോജിപ്പിക്കുന്നതാണ്‌ സംയോജനം.ഏകോപനത്തിന്റെ മൂന്ന്‌ ഘടകങ്ങള്‍ ബാലന്‍സിംഗ്‌, സമയം, സംയോജനം എന്നിവയാണ്‌.
24.What are the steps in the process of organising ?
സംഘടനാ പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌?
a) identification of objectives
b) grouping activities
c) assignment of duties
d) delegation of authority
d) പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ തിരിച്ചറിയല്‍
a) പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ ഗ്രൂപ്പിംഗ്‌
b) ചുമതലകള്‍ ഏല്‍പ്പിക്കല്‍
c) അധികാര നിയോഗം
d) ഏകോപനം
25.What are the steps in the controlling function ? നിയന്ത്രണ പ്രവര്‍ത്തനത്തിലെ ഘട്ടങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്‌?
a) Establishment of standards
b) Measurement of actual performance
c) Comparing actual with the standards
d) Finding variants and taking corrective action
a) മാനദണ്ഡങ്ങള്‍ സ്ഥാപിക്കല്‍
b) യഥാര്‍ത്ഥ പ്രകടനം അളക്കുക
c) യഥാര്‍ത്ഥ പ്രകടനങ്ങളെ മാനദണ്ഡങ്ങളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക
d) വ്യതിയാനങ്ങള്‍ കണ്ടെത്തി തിരുത്തല്‍ നടപടി കൈക്കൊള്ളുക
by Reji Thomas.T
