FOCUS POINT NOTES Plus Two Business Studies Notes Chapter 1 Nature and Significance of Management

Focus Points 2022

Updated on 27.12.2021

Definition

According to Mary Parker Follet “Management is the art of getting things done through other people”.

മേരി പാർക്കർ ഫൊള്ളറ്റ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്, “മറ്റുള്ളവരിലൂടെ കാര്യം നടത്തിക്കുന്ന കലയാണ് മാനേജ്മെന്റ് “

According to Peter F. Drucker “Whatever a manager does, he does through decision making”. പീറ്റർ എഫ്. (ഡക്കർ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്, “ഒരു മാനേജർ ചെയ്യുന്നത് എന്തെല്ലാമാണോ അതെല്ലാം അയാൾ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നതിലൂടെയാണ് ചെയ്യുന്നത് “

Features / Characteristic of Management 
(മാനേജ്മെന്റിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

1. Management is a goal oriented process
   ( മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ലക്ഷ്യത്തെ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള പ്രകിയയാണ്.)
   
   
2. Management is all pervasive
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരുസർവവ്യാപിയാണ്.
   
   
3. Management is multidimensional
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്ന പ്രക്രിയാ മൾട്ടിഡയമെൻഷണൽ ആണ്.
   
   
4. Management is a continuous process
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു തുടർച്ചയായ പ്രകിയയാണ്.)
   
   
5. Management is a group activity
   ( മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു കൂട്ടായ പ്രവർത്തനമാണ് )
   
   
6. Management is a dynamic function
   ( മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ ചലനാത്മകമാണ്.)
   
   
7. Management is an intangible force
   (മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് ഒരു അദ്യശ്യ ശക്തിയാണ്.)

Objectives of Management
(മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ)

Objectives of management can be classified into organisational objectives, social objective and personal objective.

മാനേജ്മെന്റിന് മൂന്ന് തരത്തിലുള്ള ലക്ഷ്യങ്ങളാണ് ഉള്ളത് സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, സാമൂഹ്യ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ.

1. Organisational objectives 

(സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

The main objectives of any organisation should be to utilise human and material resources to the maximum possible advantage, i.e., to fulfill the economic objectives of a business.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന് ലഭ്യമാകുന്ന വിഭവങ്ങൾ പരമാവധി ഉപയോഗപ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യം അഥവാ സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യം.

2. Social objectives 

(സാമുഹ്യ ലക്ഷ്യങ്ങൾ )

It involves the creation of benefit for society. As a part of society, every organisation whether it is business or non-business, has a social obligation to fulfill.

ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ നിലനിൽപ്പ് ആ സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമൂഹ്യ പരിസ്ഥിതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടു നിൽക്കുന്നു. അതുകൊണ്ട് എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും സാമൂഹ്യ പ്രതിബദ്ധതയുണ്ടെന്ന് പറയാം.

3. Personal objectives 

(വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ )

To fulfill the personal needs and wants of the individuals or persons in the organisation. The management point out the individual needs and satisfaction.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുക എന്നതാണ് വ്യക്തിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്നതുകൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യങ്ങളും സംത്യപ്തിയും ലക്ഷ്യം വച്ചുള്ളവയാണ് വ്യകതിപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ,

Nature of Management
(മാനേജ്മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം)

The nature of management is studied in terms of its dynamic function.

മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് കൂടുതൽ പ്രായോന്മുഖമാണ്. അതിന്റെ സ്വഭാവത്തിൽ മികച്ച് നിൽക്കുന്നത് വൈദഗ്ധ്യമാണ്.

Management as an art 

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു കലയെന്ന നിലയിൽ)

Art is the skillful and personal application of existing knowledge to achieve desired results. Management is an art be cause it involves the application of the general principles for achieving the goals of the organisation.

ഒരു നിശ്ചിത ലക്ഷ്യം നേടാൻ, ആർജിതജ്ഞാനത്തെ വിദഗ്ദമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനെയാണ്കല എന്നു പറയുന്നത്. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിനായി ഒരു മാനേജർ തന്റെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ അറിവും വൈദഗ്ധ്യവും ഉപയോഗിച്ചുവരുന്നതിനാൽ മാനേജ്മെന്റ് തീർച്ചയായും ഒരു കലയാണ്.

Management as a science 

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു ശാസ്ത്രമെന്ന നിലയിൽ)

Science refers to a systematised body of knowledge acquired by mankind through observation and experimentation and which is capable of verification. Management is an inexact science. Peter F. Drucker rightly opines,”management can nev er be an exact science”.

മാനവരാശി നിരീക്ഷണ-പരീക്ഷണങ്ങളിൽകൂടി ആർജിക്കുന്ന, ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ ഒരു വിജ്ഞാനശേഖരത്തെയാണ് ശാസ്ത്രം എന്നു പറയുന്നത്. മാനേജ്മെന്റ് കൃത്യതയില്ലാത്ത ഒരു ശാസ്ത്രമാണ്. മാനേജ്മെന്റിന് ഒരിക്കലും ക്യത്യതയാർന്നൊരു ശാസ്ത്രമാകാനാവില്ലെന്ന് പീറ്റർ എഫ് ഡക്കർ പറയുന്നു.

Management as a profession

(മാനേജ്മെന്റ് ഒരു പ്രാഫഷൻ എന്ന നിലയിൽ)

All professions are based on a well-defined body of knowledge that can be acquired through instructions

പ്രത്യേക പരിജ്ഞാനവും പരിശീലനവും ആ വശ്യമുള്ള തൊഴിലാണ് പ്രാഫഷൻ. മാനേജ്മെന്റ് പ്രവൃത്തിക്കും പ്രത്യേക പരിജ്ഞാനവും പരിശീലനവും അത്യാവശ്യമാണ്.

Levels of Management

(മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങൾ)

Levels of management refers to the arrangement of managerial positions in an organisation. 

വിവിധ മാനേജീരിയൽ പദവികളെ വേർതിരിക്കുന്ന രേഖയെ മാനേജ്മെന്റ് തലം എന്നു പറയുന്നു. ഒരോ സ്ഥാപനത്തിലെയും മാനേജർ സ്ഥാനങ്ങളിലിരിക്കുന്നവരുടെ സംവിധാനമാണിത്.

1. Top Management (ടോപ്പ് മാനേജ്മെന്റ്)

It is the head of an organisation. It consists of the Board of Directors and the Chief Executive like the Chairman, MD, President .. 
അത് ഒരു സംഘടനയുടെ തലവനാണ്. ചെയർമാൻ, എംഡി, പ്രസിഡന്റ് തുടങ്ങിയ ഡയറക്ടർ ബോർഡും ചീഫ് എക്‌സിക്യൂട്ടീവും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു

Top Management Functions ഉയർന്ന മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ

1. Lays down the objectives of the organisation
2. Formulates policies and plans
3. Organises the business into various departments
4. Co-ordinates and controls the activities of different departments
5. Maintain liaison with Govt, workers, organisations etc.

1. സംഘടനയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു
2. നയങ്ങളും പദ്ധതികളും രൂപപ്പെടുത്തുന്നു
3. വിവിധ വകുപ്പുകളായി ബിസിനസ്സ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നു
4. വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
5. ഗവൺമെന്റ്, തൊഴിലാളികൾ, സംഘടനകൾ തുടങ്ങിയവയുമായി ബന്ധം നിലനിർത്തുക.

2. Middle management മിഡിൽ മാനേജ്മെന്റ്

This level consists of heads of departments, eg: Production manager, Finance manager, Marketing manager etc. ഈ തലത്തിൽ ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് മേധാവികൾ ഉൾപ്പെടുന്നു, ഉദാ: പ്രൊഡക്ഷൻ മാനേജർ, ഫിനാൻസ് മാനേജർ, മാർക്കറ്റിംഗ് മാനേജർ തുടങ്ങിയവ.

Middle management Functions മിഡിൽ മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ

1. Implement the policy decisions taken by the top Management 
2. Issue detailed instructions to the lower level Management 
3. Communicate the problems and suggestions of lower Management  upwards
4. Guide and inspire the lower level managers to attain the objectives of the organisation
5. Serve as a link between top level and lower level.

1. ഉന്നത മാനേജ്‌മെന്റ് എടുക്കുന്ന നയപരമായ തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക
2. താഴെത്തട്ടിലുള്ള മാനേജ്മെന്റിന് വിശദമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുക
3. താഴ്ന്ന മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രശ്നങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും മുകളിലേക്ക് അറിയിക്കുക
4. ഓർഗനൈസേഷന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് താഴ്ന്ന തലത്തിലുള്ള മാനേജർമാരെ നയിക്കുകയും പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക
5. ടോപ്പ് ലെവലും ലോവർ ലെവലും തമ്മിലുള്ള ഒരു ലിങ്കായി സേവിക്കുക.

Lower Management (Supervisory Management  or Operative Management ) ലോവർ മാനേജ്മെന്റ് (സൂപ്പർവൈസറി മാനേജ്മെന്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഓപ്പറേറ്റീവ് മാനേജ്മെന്റ്)

It is directly concerned with the control of performance of the operative employees. It includes foreman, supervisors, sales officers, accounts officers etc. 

ഓപ്പറേറ്റീവ് ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനത്തിന്റെ നിയന്ത്രണവുമായി ഇത് നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. അതിൽ ഫോർമാൻ, സൂപ്പർവൈസർമാർ, സെയിൽസ് ഓഫീസർമാർ, അക്കൗണ്ട്സ് ഓഫീസർമാർ തുടങ്ങിയവർ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Lower Management Functions താഴ്ന്ന മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ

1. Planning of day to day work.
2. Assignment of work and issuing orders and instructions
3. Arranging materials, machines, tools etc.
4. Supervising the workers and assisting them by explaining work procedures.
5. Sending reports to higher authorities.

1. ദൈനംദിന ജോലിയുടെ ആസൂത്രണം.
2. ജോലിയുടെ നിയമനം, ഉത്തരവുകളും നിർദ്ദേശങ്ങളും നൽകൽ
3. സാമഗ്രികൾ, യന്ത്രങ്ങൾ, ഉപകരണങ്ങൾ മുതലായവ ക്രമീകരിക്കുന്നു.
4. തൊഴിലാളികളുടെ മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ജോലി നടപടിക്രമങ്ങൾ വിശദീകരിച്ച് അവരെ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
5. ഉന്നത അധികാരികൾക്ക് റിപ്പോർട്ട് അയയ്ക്കുന്നു.
   

Co-oridination 
(ഏകോപനം)

Co-ordination as a function of Management refers to the process of integrating the activities of different units of an organisation to achieve the organisational goals. സംഘടനയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിന്, സംഘടനയുടെ വിവിധ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ സംയോജിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് എകോപനം.

Characteristics Of Co-ordination 

(ഏകോപനത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

1. Co-ordination integrates group efforts
   (ഗ്രൂപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുക)
   
   
2. Co-ordination ensures unity of action
   വ്യക്തിഗത പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിപ്പിക്കു ന്നു
   
   
3. Co-ordination is a continuous process
   (ഏകോപനം ഒരു തുടർ പ്രക്രിയയാണ്)
   
   
4. Co-ordination is an all pervasive function
   (ഏകാപനം സാർവത്രികമാണ്)
   
   
5. Co-ordination is the responsibility of all managers
   (ഏകോപനം എല്ലാ മാനേജർമാരുടെയും ഉത്തരവാദിത്വമാണ്
   
   
6. Co-ordination is a deliberate function
   (ബോധപൂർവ്വം നടത്തുന്ന പ്രക്രിയ)

Importance of Co-ordination 
(ഏകോപനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

1. Growth in size of the organisation

(സ്ഥാപനത്തിന്റെ വലിപ്പം)

As organisations grown in size, the number of people employed by the organisation also increases. For organisational efficiency, it is important to harmonise individual goals and organisational goa Is through co-ordination.

സ്ഥാപനത്തിന്റെ വലിപ്പം കൂടുന്നതിനനുസരിച്ച് ജോലിക്കാരുടെ എണ്ണവും വർദ്ധിക്കുന്നു. ധാരാളം ആളുകൾ ജോലിചെയ്യുന്ന വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ വിവിധങ്ങളായ ജോലികൾ സംയോജിതമായ രീതിയിൽ നിർവ്വഹിക്കണമെങ്കിൽ വ്യക്തികൾക്കും ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾക്കുമിടയിൽ ഏകോപനമുണ്ടായിരിക്കണം.

2. Functional differentiation

(ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളുടെ ഏകീകരണം)

Functions of an organisation are divided into departments, divisions and sections. All these departments may have their own objectives, policies,and their own style of working. The process of linking the activities of various departments is accomplished by coordination.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളായും വിഭാഗങ്ങളായും തരം തിരിക്കുന്നു. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിനും അവരുടേതായ നയങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉണ്ടാകും ഇവയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുന്നതിലാടെ മാതമേ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കാൻ സാധിക്കുകയുള്ളു.

3. Specialisation 

(വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം)

Specialisation is inevitable because of the complexities of modern technology and diversity of task to be performed. So there requires some mechanism to coordinate the efforts of various specialists in an organisation.

ആധുനിക ബിസ്സിനസ്സിൽ വളരെയധികം വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം വന്നു ചേർന്നിട്ടുണ്ട്. അതിനാൽ ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ സ്പെഷലിസ്റ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകാപിപ്പിക്കാൻ ഒരു സംവിധാനം ആവശ്യമാണ്.