Focus Points Notes Kerala Plus Two Business Studies Chapter 7 Directing

Focus Points 2022

Updated on 27.12.2021

Chapter 7 Focus Points Notes only 

Chapter Full Note

Directing
(മാർഗനിർദേശം)

According to Koontz and O’Donnell Directing is a complex function that includes all those activities which are designed to encourage subordinates to work effectively and efficiently”
കീഴ്ജീവനക്കാരെ അവരുടെ ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ (കഴിവിന്റെ പരമാവധി പ്രവർത്തിക്കാൻ) പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു ചുമതലയാണ് മാർഗനിർദേശം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡണലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Elements of Direction
(മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)

Direction includes the following elements

1. Supervision
2. Motivation
3. Leadership
4. Communication

1.Supervision
(മേൽനോട്ടം)
According to Viteles “Supervision refers to the direct and immediate guidance and control of subordinates in performance of their task”.
കീഴ്ജീവനക്കാർ അവരുടെ ജോലി നിർവ്വഹിക്കുന്നതിന് നേരിട്ട് നയിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് മേൽനോട്ടം എന്നാണ് വൈറ്റലൈസ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Supervision is the process of intelligent overseeing of subordinates at work to ensure desired results.
ഫലപ്രാപ്തിയുളവാക്കുന്ന വിധം തന്നെയാണ് കീഴ്ജീവനക്കാർ പണിയെടുക്കുന്നതെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്താൻ വേണ്ട ബുദ്ധിപൂർവ്വമായ മേലന്വേഷണ പ്രക്രിയയാണ് മേൽനോട്ടം,

2.Motivation
(പ്രചോദനം)
According to William G Scout “Motivation means a process of stimulating people to action to accomplish desired goals”.
നിശ്ചിത ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടിയെടുക്കാൻ വേണ്ടി തൊഴിലാളികളെ ഉത്തേജിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് പ്രചോദനം എന്നാണ് വില്ല്യം ജി കോട്ട് പറയുന്നത്.

3. Leadership
(നേത്യത്വം)

According to Koontz and O’Donnell “Leadership is the ability of a manager to induce subordinates to work with confidence and zeal”.
ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ആവശ്യത്തോടെയും ജോലിച്ചെയ്യാൻ കീഴ്ജീവനക്കാരെ പ്രേരിപ്പിക്കാനുള്ള ഒരു മാനേജരുടെ ശേഷിയാണ് നേത്യത്വം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡോണലും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

4 . Communication
(ആശയവിനിമയം)

According to Newman & Summer "Communication is an exchange of facts, ideas, opinions or emotions by two or more persons”.
രണ്ടോ അതിലധികമോ ആൾക്കാർ തമ്മിൽ വസ്തുതകൾ, ആശയങ്ങൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ, വികാരങ്ങൾ എന്നിവ കൈമാറുന്നതാണ് ആശയവിനിമയം എന്നാണ് ന്യൂമാനും സമ്മറും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Maslow’s Need Hierarchy Theory of Motivation

1. Physiological needs 
(ശാരീരികാവശ്യങ്ങൾ)
These are the basic needs of an individual and corresponds to primary needs. Need for food, clothing, shelter, sleep etc. are some examples of these needs.
ഭക്ഷണം, വസ്ത്രം, പാർപ്പിടം, തുടങ്ങിയ മനുഷ്യന്റെ അടിസ്ഥാനവാശ്യങ്ങൾ ഉൾപ്പെട്ടതാണ് ശാരീരികാവശ്യങ്ങൾ ഇത്തരം ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ കഴിയാത്ത ഒരാൾക്ക് അതിലുപരിയുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ ഉത്ഭവിക്കുകയേയില്ല.

2. Safety or security needs 
(സുരക്ഷിതരാധാവശ്യങ്ങൾ)
These needs stand for security and protection from physical and emotional harm. Satisfaction of these needs provide freedom from fear or threat.
ശാരീരികവും മാനസികവുമായ സുരക്ഷിതത്വം ഉറപ്പുവരുത്തുക എന്നതാണ് സുരക്ഷിതത്വവശ്യങ്ങൾ,

3. Social needs
(സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾ)
Man is a social in nature. This necessitates meaningful relationship with others. Thus various needs arise in this direction. He needs love and affection, friendship, a sense of belonging, acceptance by others etc. An organisation satisfies these needs by giving encouragement to employees to interact with various social groups.
മനുഷ്യൻ ഒരു സാമൂഹ്യ ജീവിയാകയാൽ അയാൾക്ക് സമൂഹത്തിന്റെ ഭാഗമായി വർത്തിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾ വളരുമ്പോൾ മറ്റുളളവരുമായി അർത്ഥവത്തായ ബന്ധത്തിലേർപ്പെടാൻ അയാൾ തിടുക്കം കൂട്ടും. അയാൾ സ്നേഹിക്കണം, സ്നേഹിക്കപ്പെടണം; മറ്റുളളവരുമായി സൗഹൃദബന്ധം സ്ഥാപിക്കണം ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ ഗ്രൂപ്പുകളായി ഇടപെടാൻ പ്രോത്സാഹനം നൽകുന്നതിലൂടെ സാമൂഹ്യമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ ശ്രമിക്കുന്നു.

4. Esteem needs 
(അഭിമാനാവശ്യങ്ങൾ)
Esteem needs include desire for status, prestige, dignity, self respect, respect from others etc. The organization can satisfy these needs by recognizing and appreciating good performance, assigning challenging jobs etc.
പദവിയിലേക്കുള്ള ആഗ്രഹം, അന്തസ്സ്, കുലീനത, ആത്മാഭിമാനം, മറ്റുള്ളവരിൽ നിന്നുള്ള ബഹുമാനം തുടങ്ങിയവയാണ് ബഹുമാന ആവശ്യങ്ങൾ. മികച്ച പ്രകടനം തിരിച്ചറിഞ്ഞ് അഭിനന്ദിക്കുക, വെല്ലുവിളി നിറഞ്ഞ ജോലികൾ നൽകുക എന്നിവയിലൂടെ സംഘടനയ്ക്ക് ഈ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ കഴിയും.

5. Self actualisation needs
(സ്വന്തം സാക്ഷാത്ക്കാരത്തിനുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ)
This is the highest level of need in the hierarchy. It arises after satisfaction of all previously discussed needs. These needs includes growth, self-fulfillment etc. 
ഈ ശേണിയിലെ എറ്റവും ഉയർന്ന തലമാണിത്. ബാക്കിയുള്ള എല്ലാ ആവശ്യങ്ങളും നിറവേറ്റിക്കഴിഞ്ഞതിനുശേഷമാണ് ഈ ആവശ്യം വരുന്നത്. ഒരു വ്യക്തിയുടെ വളർച്ച, സ്വയം പര്യാപ്തത  എന്നിവയെല്ലാം ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Maslow’s theory gives emphasis on three important points:
മാസ്‌ലോവിന്റെ സിദ്ധാന്തം മൂന്ന് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾക്ക് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു:

1. Human wants are unlimited and varied.
   മനുഷ്യന്റെ ആഗ്രഹങ്ങൾ പരിധിയില്ലാത്തതും വൈവിധ്യപൂർണ്ണവുമാണ്.
2. These needs are arranged in a series of preferences. After the lower level needs are satisfied, needs at the higher level emerge and demand satisfaction.
   ഈ ആവശ്യങ്ങൾ മുൻ‌ഗണനകളുടെ ഒരു ശ്രേണിയിലാണ് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്. താഴത്തെ നിലയിലുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ തൃപ്തിപ്പെടുത്തിയ ശേഷം, ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ ഉയർന്നുവരുകയും അതു നേടാൻ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യും 
3. A satisfied need can never work as a motivator. Needs which are not satisfied act as motivator for influencing human behavior.
   തൃപ്തികരമായ ഒരു ആവശ്യത്തിന് ഒരിക്കലും ഒരു പ്രേരകനായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയില്ല. തൃപ്തികരമല്ലാത്ത ആവശ്യങ്ങൾ മനുഷ്യ സ്വഭാവത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രേരകമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

Qualities of a Good Leader
(നല്ല നേതാവിന്റെ ഗുണങ്ങൾ)

1. Physical qualities
(ശാരീരിക ഗുണങ്ങൾ)
A good leader must possess a good height, weight, health and appearance.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് നല്ല പൊക്കം, തക്കം, ആരോഗ്യം എന്നിവയുണ്ടായിരിക്കണം.

2. Knowledge 
(അറിവ്)
A good leader should have required knowledge and competence.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് അറിവും പ്രാപ്തിയുമുണ്ടായിരിക്കണം.

3. Integrity
(സത്യസന്ധത)
A good leader should possess high level of integrity and honesty, so that he can be a role model to others.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് അത്യധികം സത്യസന്ധതയും ആത്മാർതയും ഉണ്ടായിരിക്കണം, അദ്ദേഹം മറ്റുള്ളവർക്കൊരു മാതൃകയായിരിക്കണം

4. Initiative
(മുൻകയ്യ്)
A leader should have courage and initiative to do things on his own, rather than waiting for others to do it first.
മറ്റുള്ളവരെ കാത്തുനിൽക്കാതെ ഏതൊരു പ്രവർത്തിയും ധൈര്യസമേതം മുൻകയ്യെടുത്ത് നടത്താൻ ഒരു നല്ല നേതാവിന് കഴിയണം.

5. Communication skill 
(ആശയവിനിമയ ഗുണങ്ങൾ)
A leader should be a good communicator. He should be able to clearly explain his views to others.
ഒരു നല്ല നേതാവ് നല്ലൊരു ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന ആളുമായിരിക്കണം, അദ്ദേഹത്തിന്റെ കാഴ്ചപ്പാട് മറ്റുള്ളവരിലേക്കും എത്തിക്കാൻ സാധിക്കണം.

6. Motivation skill 
(പ്രചോദിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്)
A leader should understand the needs of his employees and motivate them to satisfy their needs.
തൊഴിലാളികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്ന ഒരാളായിരിക്കണം നല്ലൊരു നേതാവ്. തൊഴിലാളികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ അവരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും വേണം

7. Self-confidence 
(ആത്മവിശ്വാസം)
A leader should have a high level of confidence. He should not lose confidence even in the most difficult times.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് എപ്പോഴും ആത്മവിശ്വാസമുണ്ടായിരിക്കണം, ഏത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള അവസരങ്ങളിലും അയാൾ ആത്മവിശ്വാസം കൈവിടാതെ നോക്കണം.

Elements of Communication Process
(ആശയവിനിമയത്തിലെ ഘടകങ്ങൾ)

1. Sender 
(സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ)
The process of communication begins when one person called the sender or communicator conveys a message or an idea to another person is called the receiver.
ഒരാൾ ഒരു ആശയമോ അഭിപ്രായമോ മറ്റേതങ്കിലും വിവരമോ മറ്റൊരാൾക്ക് കൈമാറാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതോടെ കമ്യൂണിക്കേഷൻ എന്ന പ്രക്രിയ ആരംഭിക്കുന്നു. സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്ന ആളാണ് സന്ദശകൻ അഥവാ കമ്യൂണിക്കേറ്റർ ആർക്കാണോ സന്ദേശം കൈമാറുന്നത് അയാ ളാണ് സ്വീകർത്താവ്.

2. Message
(സന്ദേശം)
It is the subject matter of communication. It may consist of facts, information, ideas, opinion etc.
ആശയവിനിമയത്തിലെ വിഷയമാണ് സന്ദേശം. സന്ദേശ കർത്താവ് അയയ്ക്കുന്നതെന്താണോ അതാണ് സന്ദേശം. അതു വാക്കുകൾ അടങ്ങിയതാകാം, വസ്തുതകളാകാം, അഭിപ്രായങ്ങളാവാം, ആശയങ്ങളാവാം,

3. Encoding
(എൻകോഡിംഗ്
In order to make the receiver understand the message, the sender translates the message into words, symbols, or some other form. It is known as encoding the message.
സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ, കിട്ടുന്നയാൾക്ക് മനസ്സിലാകുന്നവിധത്തിൽ സന്ദേശത്തെ വാക്കുകളോ, ചിഹ്നങ്ങളോ, മറ്റേതെങ്കിലും രൂപത്തിലോ ആക്കിമാറ്റുന്നതിനെ എൻകോഡിംഗ് എന്നുപറയുന്നു .

4. Channel
(മാധ്യമം)
It is the medium or path through which the encoded message is transmitted to the receiver. The channel may be a written form, face to face, phone call, internet etc. 
സന്ദേശകർത്താവിൽ നിന്ന് സ്വീകർത്താവിലേക്ക് സന്ദേശം എത്താനുപയോഗിക്കുന്ന മാർഗത്തിന് മാധ്യമം എന്നുപറയുന്നു. അത് മുഖാമുഖ സംഭാഷണം, ടെലിഫോൺ, കത്ത്, റേഡിയോ, ഇന്റർനെറ്റ് എന്നിവയിൽ ഏതെങ്കിലുമാകാം.

5. Receiver 
(സ്വീകർത്താവ്)
The person who receives the message is called the receiver or communicatee. The receiver may be a listener, a reader or observer.
അയച്ച സന്ദേശം സ്വീകരിക്കുന്ന ആളാണ് സ്വീകർത്താവ്. സ്വീകർത്താവ് കേൾവിക്കാരനോ, വായനക്കാരനാ, നിരീക്ഷകനോ ആവാം.

6. Decoding 
(ഡീകോഡിംഗ്)
It is the process of converting encoded symbols of the sender.
എൻകോഡിംഗ് ചെയ്ത് സന്ദശത്തെ വായനക്കാരന് ഗ്രഹിക്കാൻ പറ്റുന്ന രീതിയിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിനെയാണ് ഡീകോഡിംഗ് എന്നുപറയുന്നത്.

7. Feedback 
(പ്രതികരണം)
The receiver sends his response to the sender of the message. This response is known as feedback.
സ്വീകർത്താവിന് സന്ദേശം ലഭിക്കുമ്പോഴുണ്ടാകുന്ന മറുപടിയാണ് പ്രതികരണം.

8. Noise 
(ശബ്ദം)
It means an obstruction or hindrance in the communication process.
ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സങ്ങളെയാണ് ശബ്ദം എന്നതുകൊണ്ട് അർത്ഥമാക്കുന്നത്.

Formal Communication
(ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Official communication along the chain of command is called formal communication.
ചെയിൻ ഓഫ് കമാന്റ് വഴിയുള്ള ഔദ്യോഗികമായ ആശയവിനിമയത്തിനാണ് ഒൗപചാരിക ആശയവി നിമയം എന്നുപറയുന്നത്.
Formal communication may be of two types:
ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം രണ്ടുതരത്തിലുണ്ട്

1. Vertical communication
(ലംബമായ ആശയവിനിമയം)
Communication taking place between two levels in the organisation is called vertical communicatoin.
It may take place in two forms:
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ രണ്ടു തലങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയത്തെ ലംബമായ ആശയവിനിമ യം എന്നുപറയുന്നു. ലംബമായ ആശയവിനിമ യം രണ്ടു തരത്തിലുണ്ട്
(i) Upward communication:
In which subordinates communicate with his superior
മേൽപ്പോട്ടുള്ള ആശയവിനിമയം കീലങ്ങ ളിൽ നിന്ന് മേൽത്തലങ്ങളിലേക്ക് ആശയങ്ങ ൾ കൈമാറുന്നതിനെയാണ് മേൽപ്പോട്ടുള്ള ആശ യവിനിമയം എന്നുപറയുന്നത്.
(ii) Downward communication:
In which a superior communicates with his subordinates.
കീഴ്പ്പോട്ടുളള ആശയവിനിമയം: സ്ഥാപനത്തി ന്റെ ഉന്നതതലത്തിൽ നിന്നും കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേ ക്കുള്ള ആശയവിനിമയത്തിനാണ് കീഴ്പ്പോട്ടുള ആശയവിനിമയം എന്നുപറയുന്നത്.

2. Horizontal or lateral communication
(തിരശ്ചീനമായ ആശയവിനിമയം)
Communication that take place between individuals working at the same level, is called horizontal communication.
ഒരു തലത്തിലും പദവിയിലുമുള്ള ആളുകൾ തമ്മിൽ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനെയാണ് – തിരശ്ചീനമായ ആശയവിനിമയം എന്നുപറയു – ന്നത്.

Network Of Formal Communication
(ഔപചാരിക ആശയവിനിമയ ശ്യംഖല)
The pattern through which communication flows within the organisation is indicated by communication network.
ഒരു തൊഴിൽ സമൂഹത്തിലെ അംഗങ്ങൾ തമ്മിൽ – ആശയവിനിമയം ചെയ്യാനുള്ള രീതിയാണ് അ – ശയവിനിമയ ശ്യംഖല.

1. Single chain
(സിങ്കിൾ ചെയിൻ)
In this network, communication flows from every superior to his subordinates in a single chain.
ഈ ശ്യംഖലയിൽ എല്ലാ മേലധികാരികൾക്കും — അവരുടെ കീഴ്ജീവനക്കാരോട് ആശയവിനിമയം നടത്താം

2. Wheel network
(വീൽ ചെയിൻ)
In this network, all subordinates working under a superior communicates through him only.
ഈ മാത്യകയിൽ ഒരു പ്രധാന വ്യക്തിയിൽ നിന്ന് | ഗ്രൂപ്പിലുള്ള മറ്റുള്ളവരിലേക്ക് ആശയവിനിമയം നടത്താം

3. Circular network
(സർക്കുലാർ ശ്യംഖല)
In this network, communication moves in a circle, from one person to another. But, communication is slow in this network.
ഇൗ മാത്യകയിൽ എല്ലാ വ്യക്തികളും രണ്ടുപേരു മായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നു. ഇത് വളരെ പതുക്കെ നടക്കുന്ന ഒരു ആശയവിനിമയമാണ്.

4. Free flow
(സ്വന്തമായ ഒഴുക്ക്)
In this network, each person can communicate with others freely and therefore, communication is fast in this network.
ഈ രീതിയിൽ സ്ഥാപനത്തിലെ ഏതൊരാൾക്കും മറ്റെല്ലാവരോടും ആശയവിനിമയം നടത്താൻ സാ ധിക്കുന്നു. ഈ രീതിയിൽ ആശയവിനിമയം പെട്ട ന്ന് നടക്കുന്നു.

5. Inverted V
(ഇൻവേർട്ടഡ് V മാത്യക)
In this network, a subordinate is allowed to communicate with his superior and his superior’s superior.
ഈ രീതിയിൽ ഒരു കീഴ്ജീവനക്കാരന് തന്റെ നേരെ മുകളിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനോടും അതിന്റെ മുകളിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനോടും ആശയവിനിമ യം നടത്താൻ സാധിക്കുന്നു.

Informal communication
(അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Informal communication is based on informal relationship between the members of the organisation at same or different levels.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ അംഗങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള അനൗപചാരിക ബന്ധത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തി ലുള്ളതാണ് അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം. അത് ഒരേ തലത്തിലോ വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ളവർ തമ്മിലോ ആകാം.

Grapevine Network
(NetWork Of informal communication)
(Network Of Informal Communication)

1. Single strand network
(ഒരേ നിരയിലുള്ള ആശയവിനിമയം)
In this network, each person communicate with another in a sequence.
ഈ ശ്യംഖലയിൽ ഓരോ വ്യക്തിയും അടുത്ത വ്യ ക്തിയുമായി നിരനിരയായി ആശയവിനിമയം നട അത്തുന്നു.

2. Gossip network
(ഗോസിപ്പ് ശൃംഖല)
In this network, one person communicates with all at the same time.
ഈ ശൃംഖല പ്രകാരം ഓരോവ്യക്തിയും മറ്റു വ്യക്തികളുമായി യഥേഷ്ടം ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നു.

3. Probability network
(പ്രോബബിലിറ്റി ശൃംഖല
In this network, any person can communicate with anyone else randomly.

ഈ ശ്യംഖല പ്രകാരം ഒരു വ്യക്തി മറ്റു വ്യക്തികളുമായി മുൻനിശ്ചയപ്രകാരമല്ലാതെ ആശയ വിനിമയം നടത്തുന്നു.

4. Cluster network
(ക്ലസ്റ്റർ ശൃംഖല)
In this network, an individual communicates with only those people whom he trusts.
ഈ ശൃംഖല പ്രകാരം ഒരു വ്യക്തി തനിക്കേറ്റവും വിശ്വാസമുള്ള വ്യക്തികളുമായി മാത്രം ആശയ വിനിമയം നടത്തുന്നു.