Chapter – 7 DEPRECIATION, PROVISIONS AND RESERVES

Section 1 - DEPRECIATION

Depreciation and other Similar Terms

Depreciation may be described as a permanent, continuing and gradual shrinkage in the book value of fixed assets. It is based on the cost of assets consumed in a business and not on its market value.
സ്ഥിര ആസ്തികളുടെ പുസ്തക മൂല്യത്തിൽ സ്ഥിരമായതും തുടരുന്നതും ക്രമാനുഗതമായി ചുരുങ്ങുന്നതും മൂല്യത്തകർച്ചയെ വിശേഷിപ്പിക്കാം. ഇത് ഒരു ബിസിനസ്സിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആസ്തികളുടെ വിലയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്, അതിന്റെ വിപണി മൂല്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയല്ല.

The term depletion is used in the context of extraction of natural resources like mines, quarries, etc. that reduces the availability of the quantity of the material or asset.
ഖനികൾ, ക്വാറികൾ മുതലായ പ്രകൃതിവിഭവങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നതിന്റെ പശ്ചാത്തലത്തിലാണ് ഡെപ്ലിഷൻ എന്ന പദം ഉപയോഗിക്കുന്നത്, അത് വസ്തുക്കളുടെയോ ആസ്തിയുടെയോ ലഭ്യത കുറയ്ക്കുന്നു.

Amortisation refers to writing-off the cost of intangible assets like patents, copyright, trade marks, franchises, goodwill which have utility for a specified period of time.
പേറ്റന്റുകൾ, പകർപ്പവകാശം, വ്യാപാരമുദ്രകൾ, ഫ്രാഞ്ചൈസികൾ, ഗുഡ് വിൽ എന്നിവ പോലുള്ള ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് യൂട്ടിലിറ്റി ഉള്ള  അസംഭവ്യമായ ആസ്തികളുടെ വില എഴുതിത്തള്ളുന്നതിനെയാണ് അമോർട്ടൈസേഷൻ എന്ന് പറയുന്നത്.

Causes of depreciation
മൂല്യത്തകർച്ചയുടെ കാരണങ്ങൾ 

1. Due to wear & tear during usage of asset
2. Compliance of accounting  standards applicable to entity
3. Technological advancement of supplementary assets in market
4. Use of provided life of asset
5. Amortization of assets as per license period or usage period
6. Depreciation needs to be done for wasting assets as per extraction of resources
7. The absolute need for maintenance of fixed assets for proper productivity of asset

1. അസറ്റ് ഉപയോഗ സമയത്ത് തേയ്മാനം
2. അക്കൗണ്ടിംഗ് മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ പാലിക്കൽ
3. വിപണിയിലെ അനുബന്ധ ആസ്തികളുടെ സാങ്കേതിക മുന്നേറ്റം
4. പ്രൊവിഡഡ് ലൈഫ് ഓഫ് അസറ്റിന്റെ ഉപയോഗം
5. ലൈസൻസ് കാലയളവ് അല്ലെങ്കിൽ ഉപയോഗ കാലയളവ് അനുസരിച്ച് 
6. വിഭവങ്ങളുടെ എക്സ്ട്രാക്ഷൻ അനുസരിച്ച് ആസ്തികൾ പാഴാക്കുന്നതിന് 
7. ആസ്തിയുടെ ശരിയായ ഉൽ‌പാദനക്ഷമതയ്ക്കായി നിശ്ചിത ആസ്തികളുടെ പരിപാലനത്തിന്റെ ആവശ്യം

Need for depreciation

1. Matching costs and revenue
   Depreciation is considered as business loss. Therefore it should be charged to profit and loss account
2. Consideration of Tax
    As per Income Tax Act, depreciation is deductible expense. If depreciation is not charged, book profit will be higher than the actual profit which results into the excess payment of tax.
3. True and fair financial position
   Depreciation help to disclose the true position of the business.
4. To retain funds for replacement
   Accumulated depreciation fund can be used for replacement of asset  after its life period .
5. Compliance with law
   According to Companies Act, it is an obligation to joint stock companies to provide depreciation on their fixed assets
   
   

1. പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ചെലവും വരുമാന
   മൂല്യത്തകർച്ചയും ബിസിനസ്സ് നഷ്ടമായി കണക്കാക്കുന്നു. അതിനാൽ ഇത് ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഈടാക്കണം
2. നികുതിയുടെ പരിഗണന
    ആദായനികുതി നിയമപ്രകാരം, മൂല്യത്തകർച്ച കിഴിവുള്ള ചെലവാണ്. മൂല്യത്തകർച്ച ഈടാക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, പുസ്തക ലാഭം യഥാർത്ഥ ലാഭത്തേക്കാൾ കൂടുതലായിരിക്കും, അത് നികുതി അധികമായി അടയ്‌ക്കുന്നതിന് കാരണമാകുന്നു.
3. സത്യവും ന്യായവുമായ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി
   മൂല്യത്തകർച്ച ബിസിനസിന്റെ യഥാർത്ഥ സ്ഥാനം വെളിപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.
4. മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നതിനുള്ള ഫണ്ട് നിലനിർത്തുന്നതിന്
   , ആസ്തി അതിന്റെ ജീവിത കാലയളവിനുശേഷം മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നതിന് സഞ്ചിത മൂല്യത്തകർച്ച ഫണ്ട് ഉപയോഗിക്കാം.
5. നിയമവുമായി പൊരുത്തപ്പെടൽ
   കമ്പനീസ് ആക്റ്റ് അനുസരിച്ച്, സംയുക്ത സ്റ്റോക്ക് കമ്പനികൾക്ക് അവരുടെ സ്ഥിര ആസ്തികളുടെ മൂല്യത്തകർച്ച നൽകേണ്ടത് ഒരു ബാധ്യതയാണ്

Factors affecting the amount of Depreciation

1.  Cost of the asset  = Purchase price + transportation charges + Installation charges + Brokerage etc.
2. Estimated net residual value = Scrap value -  Disposal cost
3. Depreciable cost = Cost of asset -  Scrap value 
4. Estimated useful life = Period of assets utilized (economic life)

1. അസറ്റിന്റെ വില = വാങ്ങൽ വില + ഗതാഗത നിരക്കുകൾ + ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ നിരക്കുകൾ + ബ്രോക്കറേജ് തുടങ്ങിയവ.
2. കണക്കാക്കിയ മൊത്തം ശേഷിക്കുന്ന മൂല്യം = സ്ക്രാപ്പ് മൂല്യം - നീക്കംചെയ്യൽ ചെലവ്
3. ഒഴിവാക്കാവുന്ന ചെലവ് = ആസ്തിയുടെ വില - സ്ക്രാപ്പ് മൂല്യം 
4. കണക്കാക്കിയ ഉപയോഗപ്രദമായ ജീവിതം = ഉപയോഗിച്ച ആസ്തികളുടെ കാലയളവ് (സാമ്പത്തിക ജീവിതം)

Methods of calculating depreciation

1. Straight line method or Fixed installment method
   Under this method, a fixed percentage on the original cost of the asset is written off every year so that the value of the asset becomes zero at the end of its life period.
   ഈ രീതിക്ക് കീഴിൽ, അസറ്റിന്റെ യഥാർത്ഥ വിലയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു നിശ്ചിത ശതമാനം എല്ലാ വർഷവും എഴുതിത്തള്ളുന്നതിനാൽ അസറ്റിന്റെ മൂല്യം അതിന്റെ ആയുസ്സ് അവസാനിക്കുമ്പോൾ പൂജ്യമാകും.
   
   Advantages of Straight line method
   
• Simplicity
• Equal distribution of depreciation to P/L Account throughout the life of asset.
• Asset is completely written off.
• ലാളിത്യം
• അസറ്റിന്റെ ജീവിതത്തിലുടനീളം പി / എൽ അക്ക to ണ്ടിലേക്കുള്ള മൂല്യത്തകർച്ചയുടെ തുല്യ വിതരണം.
• അസറ്റ് പൂർണ്ണമായും എഴുതിത്തള്ളി.

Disadvantages of straight line method

• Difficulty in calculation when additional assets are purchased.
• Uneven charge to P/L Account – Total charge of depreciation and repairs on assets will
• lighter in the earlier years and heavier in the later year years.
• Unrealistic assumption – that the asset gives equal result over different years
• Diminishing or written down value method
• അധിക ആസ്തികൾ വാങ്ങുമ്പോൾ കണക്കുകൂട്ടുന്നതിൽ ബുദ്ധിമുട്ട്.
• പി / എൽ അക്ക to ണ്ടിലേക്ക് അസമമായ നിരക്ക് - ആസ്തികളുടെ മൂല്യത്തകർച്ചയുടെയും അറ്റകുറ്റപ്പണികളുടെയും മൊത്തം നിരക്ക്
• മുൻ വർഷങ്ങളിൽ ഭാരം കുറഞ്ഞതും പിന്നീടുള്ള വർഷങ്ങളിൽ ഭാരം കൂടിയതുമാണ്.
• യാഥാർത്ഥ്യബോധമില്ലാത്ത അനുമാനം - അസറ്റ് വ്യത്യസ്ത വർഷങ്ങളിൽ തുല്യ ഫലം നൽകുന്നു
• മൂല്യം കുറയ്ക്കുകയോ എഴുതുകയോ ചെയ്യുക



2. Diminishing or written down value method
   Under this method, a fixed percentage is written off every year on the book value of asset at the beginning of the year, i.e., original cost less depreciation provided till date.
   ഈ രീതിക്ക് കീഴിൽ, വർഷത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ ആസ്തിയുടെ പുസ്തക മൂല്യത്തിൽ ഓരോ വർഷവും ഒരു നിശ്ചിത ശതമാനം എഴുതിത്തള്ളപ്പെടും, അതായത്, ഇന്നുവരെ നൽകിയിട്ടുള്ള യഥാർത്ഥ ചെലവ് കുറഞ്ഞ മൂല്യത്തകർച്ച.
   
   Advantages of Written Down Value Method:
   
   • Realistic
   • Equal burden 
   • Tax purpose
   • Loss due to obsolescence gets reduced
   • Suitable for long lasting assets
   • റിയലിസ്റ്റിക്
   • തുല്യ ഭാരം 
   • നികുതി ഉദ്ദേശ്യം
   • കാലഹരണപ്പെടൽ മൂലമുള്ള നഷ്ടം കുറയുന്നു
   • ദീർഘകാലം നിലനിൽക്കുന്ന ആസ്തികൾക്ക് അനുയോജ്യം
   
   
   Limitations of Written Down Value Method
• Depreciable cost cannot be fully written off
• Difficult to find a suitable rate of depreciation
  
• ഒഴിവാക്കാവുന്ന ചെലവ് പൂർണ്ണമായും എഴുതിത്തള്ളാൻ കഴിയില്ല
• മൂല്യത്തകർച്ചയ്ക്ക് അനുയോജ്യമായ നിരക്ക് കണ്ടെത്താൻ പ്രയാസമാണ്

Basis of Differences Straight Line Method WDV Method

Straight Line Method	Written down value method
Charging on original cost	Charging on book value
Fixed amount	Amount declines
Income tax act not recognized	Income tax act recognized
Suitable for assets in which repair charges are less	Suitable for assets in which more repair expenses (technological changes)

സ്‌ട്രെയിറ്റ് ലൈൻ രീതി	എഴുതിയ മൂല്യം രീതി
യഥാർത്ഥ ചെലവിൽ നിരക്ക് ഈടാക്കുന്നു	പുസ്തക മൂല്യത്തിൽ നിന്ന് നിരക്ക് ഈടാക്കുന്നു
നിശ്ചിത തുക	തുക കുറയുന്നു
ആദായനികുതി നിയമം അംഗീകരിച്ചിട്ടില്ല	ആദായനികുതി നിയമം അംഗീകരിച്ചു
റിപ്പയർ ചാർജുകൾ കുറവുള്ള അസറ്റുകൾക്ക് അനുയോജ്യം	കൂടുതൽ റിപ്പയർ ചെലവുകൾ (സാങ്കേതിക മാറ്റങ്ങൾ) ഉള്ള അസറ്റുകൾക്ക് അനുയോജ്യം

Methods of Recording Depreciation

1. Charging depreciation to asset account
   
   Under this method depreciation is deducted from the cost of asset (credited to asset a/c) and charged (debited) to profit and loss account.
   ഈ രീതി പ്രകാരം മൂല്യത്തകർച്ച അസറ്റിന്റെ വിലയിൽ നിന്ന് (അസറ്റ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്നു) ലാഭം, നഷ്ടം അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഈടാക്കുന്നു (ഡെബിറ്റ്).
   
   Accounting Treatments:
   a. For recording purchase of asset (only in the year of purchase)
   അസറ്റ് വാങ്ങൽ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിന് (വാങ്ങിയ വർഷത്തിൽ മാത്രം)
   

   • Asset A/c Dr (Cost of asset including installation, freight, etc.)
   • To Bank/Vendor A/c

    b. Following two entries are recorded at the end of every year:
   എല്ലാ വർഷവും അവസാനം ഇനിപ്പറയുന്ന രണ്ട് എൻ‌ട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു
   • (i) For deducting depreciation amount from the cost of the asset.
     അസറ്റിന്റെ വിലയിൽ നിന്ന് മൂല്യത്തകർച്ച തുക കുറയ്ക്കുന്നതിന്.
   • Depreciation A/c Dr (with the amount of depreciation)
   • To Asset A/c
   • (ii) For charging depreciation to profit and loss account.
     ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മൂല്യത്തകർച്ച ഈടാക്കുന്നതിന്.
   • Profit & Loss A/c Dr (with the amount of depreciation)
   • To Depreciation A/c

       c. Balance Sheet Treatment
   

   • When this method is used, the fixed asset appears at its net book value (ie. cost less depreciation charged till date) on the asset side of the balance sheet and not at its original cost (also known as historical cost)
     ഈ രീതി ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, നിശ്ചിത അസറ്റ് അതിന്റെ നെറ്റ് ബുക്ക് മൂല്യത്തിൽ (അതായത്, ഇന്നുവരെ ഈടാക്കുന്ന ചെലവ് കുറഞ്ഞ മൂല്യത്തകർച്ച) ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ അസറ്റ് ഭാഗത്ത് ദൃശ്യമാകുന്നു, അതിന്റെ യഥാർത്ഥ വിലയല്ല (ചരിത്രപരമായ ചിലവ് എന്നും അറിയപ്പെടുന്നു)
     
     
2. Creating Provision for depreciation/Accumulated depreciation account
   This method is designed to accumulate the depreciation provided on an asset in a separate account generally called “Provision for Depreciation” or “Accumulated Depreciation” account.
   സഞ്ചിത മൂല്യത്തകർച്ച അക്കൗണ്ടിനായി പ്രൊവിഷൻ സൃഷ്ടിക്കുന്നു ഒരു ആസ്തിയിൽ നൽകിയിട്ടുള്ള മൂല്യത്തകർച്ച ഒരു പ്രത്യേക അക്കൗണ്ടിൽ “ഡിപ്രീസിയേഷന് പ്രൊവിഷൻ” അല്ലെങ്കിൽ “അക്യുമുലേറ്റഡ് ഡിപ്രീസിയേഷൻ” അക്കൗണ്ട് എന്ന് വിളിക്കുന്നതിനാണ് ഈ രീതി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.
   
   Accounting Treatments:
   a. For recording purchase of asset (only in the year of purchase)
    അസറ്റ് വാങ്ങൽ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിന് (വാങ്ങിയ വർഷത്തിൽ മാത്രം)
   

   • Asset A/c Dr (Cost of asset including installation, freight, etc.)
   • To Bank/Vendor A/c

   b. Following two entries are recorded at the end of every year:
   എല്ലാ വർഷവും അവസാനം ഇനിപ്പറയുന്ന രണ്ട് എൻ‌ട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു:
   • (i) For deducting depreciation amount from the cost of the asset.
     അസറ്റിന്റെ വിലയിൽ നിന്ന് മൂല്യത്തകർച്ച തുക കുറയ്ക്കുന്നതിന്.
   • Depreciation A/c Dr (with the amount of depreciation)
   • To Provision for depreciation A/c
   • (ii) For charging depreciation to profit and loss account.
     ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മൂല്യത്തകർച്ച ഈടാക്കുന്നതിന്.
   • Profit & Loss A/c Dr (with the amount of depreciation)
   • To Depreciation A/c

   c. Balance Sheet Treatment
   

   • In the balance sheet, the fixed asset continues to appear at its original cost on the asset side. The depreciation charged till that date appears in the provision for depreciation account, which is shown on the “liabilities side” of the balance sheet.
     ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ, അസറ്റ് ഭാഗത്ത് അതിന്റെ യഥാർത്ഥ ചെലവിൽ സ്ഥിര അസറ്റ് ദൃശ്യമാകുന്നത് തുടരുന്നു. ആ തീയതി വരെ ഈടാക്കുന്ന മൂല്യത്തകർച്ച, ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ “ബാധ്യതകളുടെ ഭാഗത്ത്” കാണിച്ചിരിക്കുന്ന മൂല്യത്തകർച്ച അക്കൗണ്ടിനുള്ള വ്യവസ്ഥയിൽ ദൃശ്യമാകുന്നു

Disposal of Asset

1. Sale of asset as scrap

   Bank A/c Dr

   To Asset A/c
   
   
2. Transfer of balance in asset account

• (a) In case of profit (ലാഭമുണ്ടെങ്കിൽ)
  Asset A/c Dr
  To Profit and Loss A/c
• (b) In case of loss (നഷ്ടം കാര്യത്തിൽ
  Profit and Loss A/c Dr
  To Asset A/c
  
  
• In case, the provision for depreciation account has been made, transfer the balance of the provision for depreciation account to the asset account before passing the above entries by recording the following journal entry:
  ഡിപ്രീസിയേഷൻ അക്കൗണ്ടിനായുള്ള വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഇനിപ്പറയുന്ന എൻ‌ട്രി രേഖപ്പെടുത്തിക്കൊണ്ട് മുകളിലുള്ള എൻ‌ട്രികൾ‌ കൈമാറുന്നതിനുമുമ്പ് Provision for depreciation അസറ്റ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മാറ്റുക:
• Provision for depreciation A/c Dr
• To Asset A/c

Section 2 - RESERVES AND PROVISIONS

The amount set apart for meeting unforeseen contingencies is known as Reserve and for the expected contingencies is known as Provision. A provision is a charge against profit. It is created for a known current liability the amount of which is uncertain. Reserve on the other hand, is an appropriation of profit. It is created to strengthen the financial position of the business.
അപ്രതീക്ഷിതമായ ആകസ്മികതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിനായി നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്ന തുക റിസർവ് എന്നും അറിയപ്പെടുന്ന ആകസ്മികതയ്ക്ക് പ്രൊവിഷൻ എന്നും അറിയപ്പെടുന്നു. ഒരു വ്യവസ്ഥ ലാഭത്തിനെതിരായ ചാർജാണ്. അറിയപ്പെടുന്ന നിലവിലെ ബാധ്യതയ്ക്കാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്, അതിന്റെ അളവ് അനിശ്ചിതത്വത്തിലാണ്. മറുവശത്ത് കരുതൽ ലാഭത്തിന്റെ വിനിയോഗമാണ്. ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നതിനായാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Reserves and provisions is set apart may be to:

• a. Meet a future liability or loss.
• b. Fulfill certain specific requirements like repairs and renewals of assets.
• c. Strengthen the financial position of business.
• d. Replace an asset
• e. Redeem a future liability.
• ഭാവിയിലെ ബാധ്യതയോ നഷ്ടമോ നേരിടുക.
• b. അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ, ആസ്തി പുതുക്കൽ എന്നിവ പോലുള്ള ചില പ്രത്യേക ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുക.
• സി. ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി ശക്തിപ്പെടുത്തുക.
• d. ഒരു അസറ്റ് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക
• e. ഭാവിയിലെ ബാധ്യത വീണ്ടെടുക്കുക.

Provisions 

There are certain expenses or losses which are related to the current accounting period but amount of which is not known with certainty because they are not ye incurred. It is necessary to make provision for such items for ascertaining true net profit. 

നിലവിലെ അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലഘട്ടവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചില ചിലവുകളോ നഷ്ടങ്ങളോ ഉണ്ട്, എന്നാൽ അവ നിങ്ങൾ‌ക്ക് സംഭവിച്ചതല്ലാത്തതിനാൽ‌ അവ കൃത്യമായി അറിയില്ല. യഥാർത്ഥ അറ്റാദായം കണ്ടെത്തുന്നതിന് അത്തരം ഇനങ്ങൾക്കായി പ്രൊവിഷൻ  ചെയ്യേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

Examples of Provisions:

• Provision for Depreciation of assets.
• Provision for Repairs and Renewals of assets.
• Provision for Taxation.
• Provision for Discount on Debtors.
• Provision for Bad and doubtful Debts
• ആസ്തി മൂല്യത്തകർച്ചയ്ക്കുള്ള പ്രൊവിഷൻ.
• ആസ്തികളുടെ അറ്റകുറ്റപ്പണികൾക്കും പുതുക്കലിനുമുള്ള പ്രൊവിഷൻ.
• നികുതി ഏർപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള പ്രൊവിഷൻ.
• കടക്കാർക്കുള്ള കിഴിവിനുള്ള പ്രൊവിഷൻ.
• മോശം സംശയാസ്പദമായ കടങ്ങൾക്കുള്ള പ്രൊവിഷൻ

Accounting treatment of provision

It must be noted that the amount of provision for expense and loss is a charge against profits of the current period. Therefore, it is created by debiting the profit and loss account.

ചെലവിനും നഷ്ടത്തിനുമുള്ള വ്യവസ്ഥയുടെ അളവ് നിലവിലെ കാലഘട്ടത്തിലെ ലാഭത്തിനെതിരായ ചാർജാണെന്ന കാര്യം ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. അതിനാൽ, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്താണ് ഇത് സൃഷ്ടിക്കുന്നത്.

Journal entry is

    Profit and loss A/c Dr

        To provision for ................ A/c

In the balance sheet, the amount of provision may be shown either by way of deduction from the concerned asset on the assets side or by way of showing the same on the liabilities side of the balance sheet along with current liabilities.
ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ, ആസ്തിയുടെ ഭാഗത്തുള്ള ബന്ധപ്പെട്ട അസറ്റിൽ നിന്ന് കിഴിവ് വഴിയോ അല്ലെങ്കിൽ നിലവിലെ ബാധ്യതകൾക്കൊപ്പം ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ബാധ്യതകളുടെ വശത്ത് കാണിക്കുന്നതിലൂടെയോ പ്രൊവിഷൻ തുക കാണിക്കാം.

• Provision for doubtful debts = deduct from the amount of sundry debtors on balance sheet.
• Provision for depreciations =  deduct from concerned fixed asset
• Provision for taxes and provision for repairs and renewals = shown on the liabilities side of the balance sheet.
  
• സംശയാസ്പദമായ കടങ്ങൾക്കുള്ള വ്യവസ്ഥ = ബാലൻസ് ഷീറ്റിലെ കടക്കാരിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുക.
• മൂല്യത്തകർച്ചയ്ക്കുള്ള വ്യവസ്ഥ = ബന്ധപ്പെട്ട സ്ഥിര ആസ്തിയിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുക
• നികുതികൾക്കുള്ള വ്യവസ്ഥയും അറ്റകുറ്റപ്പണികൾക്കും പുതുക്കലിനുമുള്ള വ്യവസ്ഥ = ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ബാധ്യതകളുടെ ഭാഗത്ത് കാണിച്ചിരിക്കുന്നു.

Reserves

Reserves are the amount set aside out of profits and retained in the business to provide for certain future needs or to meet future contingencies. It is an appropriation of profits and not a charge on the profits. The amount of profit retained is used in the business to meet unforeseen liabilities in future.
ഭാവിയിൽ ചില ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനോ ഭാവിയിൽ ഉണ്ടാകുന്ന ആകസ്മികതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിനോ ലാഭത്തിൽ നിന്ന് മാറ്റിവച്ച് ബിസിനസ്സിൽ നിലനിർത്തുന്ന തുകയാണ് കരുതൽ. ഇത് ലാഭത്തിന്റെ വിനിയോഗമാണ്, ലാഭത്തിന് ഈടാക്കില്ല. ഭാവിയിൽ പ്രതീക്ഷിക്കാത്ത ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിന് ബിസിനസ്സിൽ നിലനിർത്തുന്ന ലാഭത്തിന്റെ അളവ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Difference between Provisions and Reserve

Provisions	Reserves
Charge against profit	Appropriation of profit
It reduces taxable profit	It has no effect on taxable profit
It reduces profit	It reduces divisible profits
It is shown on both the sides of Balance Sheet	Shown on the liability side of the Balance Sheet
Creation of provision is necessary as per law.	Its creation is not necessary. It is created as a matter of prudence
Provision are created by debiting the Profit & loss account	It is created through Profit & Loss Appropriation Account
It cannot be invested outside the business	Reserve can be invested outside the business

പ്രൊവിഷനുകളും റിസർവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം

വ്യവസ്ഥകൾ	കരുതൽ
ലാഭത്തിനെതിരെ നിരക്ക് ഈടാക്കുക	ലാഭത്തിന്റെ വിഹിതം
ഇത് നികുതി നൽകേണ്ട ലാഭം കുറയ്ക്കുന്നു	നികുതി നൽകേണ്ട ലാഭത്തെ ഇത് ബാധിക്കുന്നില്ല
ഇത് ലാഭം കുറയ്ക്കുന്നു	ഇത് ലാഭകരമായ ലാഭം കുറയ്ക്കുന്നു
ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ഇരുവശത്തും ഇത് കാണിച്ചിരിക്കുന്നു	ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ബാധ്യത ഭാഗത്ത് കാണിച്ചിരിക്കുന്നു
നിയമപ്രകാരം വ്യവസ്ഥകൾ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.	അതിന്റെ സൃഷ്ടി ആവശ്യമില്ല. വിവേകത്തിന്റെ കാര്യമായാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്
ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്താണ് വ്യവസ്ഥ സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്	ലാഭനഷ്ടം ഏറ്റെടുക്കൽ അക്ക through ണ്ട് വഴിയാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്
ഇത് ബിസിനസിന് പുറത്ത് നിക്ഷേപിക്കാൻ കഴിയില്ല	ബിസിനസ്സിന് പുറത്ത് നിക്ഷേപം നിക്ഷേപിക്കാം

Examples of Reserves:

• General reserve, 
• Workmen compensation fund, 
• Investment fluctuation fund, 
• Capital reserve,
• Dividend equalization reserve, 
• Reserve for redemption of debenture
• പൊതു കരുതൽ, 
• തൊഴിലാളികളുടെ നഷ്ടപരിഹാര ഫണ്ട്, 
• നിക്ഷേപ വ്യതിയാന ഫണ്ട്, 
• മൂലധന കരുതൽ,
• ഡിവിഡന്റ് ഇക്വലൈസേഷൻ റിസർവ്, 
• ഡിബഞ്ചറിന്റെ വീണ്ടെടുപ്പിനുള്ള കരുതൽ

Accounting treatment of reserve

Reserve is not a charge against profit as it is not meant to cover any known liability or expected loss in future. It is shown under the head Reserves and Surplus on the liabilities side of the balance sheet after capital. (Since reserves are neither expenses nor losses, so these are not charged to profit & loss account rather these are debited to Profit & Loss Appropriation Account which is prepared after Profit and Loss Account.)
ഭാവിയിൽ അറിയപ്പെടുന്ന ഏതെങ്കിലും ബാധ്യതയോ പ്രതീക്ഷിച്ച നഷ്ടമോ നികത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കാത്തതിനാൽ റിസർവ് ലാഭത്തിനെതിരായ ചാർജല്ല. മൂലധനത്തിനുശേഷം ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ബാധ്യതകളുടെ വശത്ത് കരുതൽ, മിച്ചം എന്ന തലക്കെട്ടിൽ ഇത് കാണിച്ചിരിക്കുന്നു. (കരുതൽ ധനം ചെലവുകളോ നഷ്ടങ്ങളോ അല്ലാത്തതിനാൽ ഇവയെ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഈടാക്കില്ല, പകരം ഇവ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിനുശേഷം തയ്യാറാക്കിയ ലാഭ-നഷ്ട അപ്രോപ്രിയേഷൻ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.)

Types of Reserves

1. General Reserve:
   If the purpose of creating the reserve is to meet any unforeseen contingency in future, or the purpose of reserve is not specified the reserve is called 'General Reserve'. These are retained for strengthening the financial position of the enterprise. It is also called free reserve.
   ഭാവിയിൽ അപ്രതീക്ഷിതമായ എന്തെങ്കിലും ആകസ്മികത കൈവരിക്കുക എന്നതാണ് റിസർവ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, അല്ലെങ്കിൽ കരുതൽ ഉദ്ദേശ്യം വ്യക്തമാക്കിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ റിസർവിനെ 'ജനറൽ റിസർവ്' എന്ന് വിളിക്കുന്നു. എന്റർപ്രൈസസിന്റെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ഇവ നിലനിർത്തുന്നു. ഇതിനെ ഫ്രീ റിസർവ് എന്നും വിളിക്കുന്നു
   
   
2. Specific Reserve :
   Specific reserves are those reserves which are created for a specific purpose and can be utilized only for that purpose.
   ഒരു പ്രത്യേക ആവശ്യത്തിനായി സൃഷ്ടിക്കപ്പെട്ടതും ആ ആവശ്യത്തിനായി മാത്രം ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്നതുമായ കരുതൽ ശേഖരങ്ങളാണ് നിർദ്ദിഷ്ട കരുതൽ.
• Dividend Equalization Reserve
• Workmen compensation fund
• Investment fluctuation fund
• Debenture redemption reserve
• ഡിവിഡന്റ് ഇക്വലൈസേഷൻ റിസർവ്
• തൊഴിലാളികളുടെ നഷ്ടപരിഹാര ഫണ്ട്
• നിക്ഷേപ വ്യതിയാന ഫണ്ട്
• ഡിബഞ്ചർ റിഡംപ്ഷൻ റിസർവ്

According to the nature of the profit out of which they created reserves are classified as revenue and capital reserve.

അവർ കരുതൽ സൃഷ്ടിച്ച ലാഭത്തിന്റെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് വരുമാനം, മൂലധന കരുതൽ എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിക്കുന്നു.

1. Revenue Reserve
   This reserve is created from revenue profits which arise out of the normal operating activities of the business and are otherwise freely available for distribution as dividend. Examples:
   ബിസിനസിന്റെ സാധാരണ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നിന്ന് ഉരുത്തിരിയുന്ന വരുമാന ലാഭത്തിൽ നിന്നാണ് ഈ കരുതൽ സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്, കൂടാതെ ഡിവിഡന്റായി വിതരണത്തിന് യഥേഷ്ട്ടം ലഭ്യമാണ്. ഉദാഹരണങ്ങൾ:
• General reserve
• Dividend Equalization Reserve
• Workmen compensation fund
• Investment fluctuation fund
• Debenture redemption reserve
• പൊതു കരുതൽ
• ഡിവിഡന്റ് ഇക്വലൈസേഷൻ റിസർവ്
• തൊഴിലാളികളുടെ നഷ്ടപരിഹാര ഫണ്ട്
• നിക്ഷേപ വ്യതിയാന ഫണ്ട്
• ഡിബഞ്ചർ റിഡംപ്ഷൻ റിസർവ്
2. Capital Reserve:
   This is created out of capital profits which do not arise from the normal operating activities. Such reserves are not available for distribution as dividend. These reserves can be used for writing off capital losses or issue of bonus shares in case of a company. Examples:
   സാധാരണ പ്രവർത്തന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകാത്ത മൂലധന ലാഭത്തിൽ നിന്നാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്. അത്തരം കരുതൽ ധനവിഹിതമായി വിതരണത്തിന് ലഭ്യമല്ല. മൂലധന നഷ്ടം എഴുതിത്തള്ളാനോ ഒരു കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ ബോണസ് ഷെയറുകൾ നൽകാനോ ഈ കരുതൽ ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാഹരണങ്ങൾ:
• Profit on sale of fixed assets
• Profit on sale of investment
• Profit on revaluation of assets and liabilities
• Premium on issue of shares and debentures
• Profit on re-issue of forfeited shares
• Discount on redemption of debentures
• Profit on purchase of an existing business
• സ്ഥിര ആസ്തികൾ വിൽക്കുന്നതിലൂടെയുള്ള ലാഭം
• നിക്ഷേപ വിൽപ്പനയിലൂടെയുള്ള ലാഭം
• ആസ്തികളുടെയും ബാധ്യതകളുടെയും പുനർമൂല്യനിർണ്ണയത്തിലൂടെയുള്ള ലാഭം
• ഷെയറുകളും ഡിബഞ്ചറുകളും ഇഷ്യു ചെയ്യുന്ന പ്രീമിയം
• നഷ്‌ടപ്പെട്ട ഷെയറുകൾ‌ വീണ്ടും ഇഷ്യു ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ലാഭം
• ഡിബഞ്ചറുകളുടെ വീണ്ടെടുപ്പിനുള്ള കിഴിവ്
• നിലവിലുള്ള ഒരു ബിസിനസ്സ് വാങ്ങുന്നതിലൂടെയുള്ള ലാഭം

Secret Reserve :
A reserve which maintained to strengthen the financial position of the business without disclosing it in the book is known as secret reserve. Secret reserve is hidden reserve which is not disclosed by the balance sheet. It is created by showing the figure of net profit less than actual. A secret reserve is created in any of the following ways:
പുസ്തകത്തിൽ വെളിപ്പെടുത്താതെ ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നതിനായി സൂക്ഷിക്കുന്ന ഒരു റിസർവ് രഹസ്യ റിസർവ് എന്നറിയപ്പെടുന്നു. രഹസ്യ റിസർവ് മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന റിസർവ് ആണ്, അത് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് വെളിപ്പെടുത്തുന്നില്ല. അറ്റ ലാഭത്തിന്റെ കണക്കിനെ യഥാർത്ഥത്തേക്കാൾ കുറവായി കാണിച്ചാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഇനിപ്പറയുന്ന ഏതെങ്കിലും വഴികളിൽ ഒരു രഹസ്യ കരുതൽ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്നു:

• By depreciating the fixed assets at excessively high rates.
• By undervaluing the current assets.
• By eliminating the assets altogether from the books.
• By over-valuing the liabilities.
• By showing contingent liabilities as real assets.
• By creating excessive amount of reserve for future contingencies.
• By treating capital expenditure as revenue reserve.
• By ignoring accrued income or treating income as liability.
• സ്ഥിര ആസ്തികളെ അമിത നിരക്കിൽ കുറച്ചുകൊണ്ട്.
• നിലവിലെ ആസ്തികൾ കുറച്ചുകാണുന്നതിലൂടെ.
• ആസ്തികളെ പുസ്തകങ്ങളിൽ നിന്ന് പൂർണ്ണമായും ഒഴിവാക്കുന്നതിലൂടെ.
• ബാധ്യതകൾ അമിതമായി വിലയിരുത്തുന്നതിലൂടെ.
• അനിശ്ചിതകാല ബാധ്യതകൾ യഥാർത്ഥ ആസ്തികളായി കാണിക്കുന്നതിലൂടെ.
• ഭാവിയിലെ ആകസ്മികതയ്ക്കായി അമിതമായ കരുതൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിലൂടെ.
• മൂലധനച്ചെലവിനെ വരുമാന കരുതൽ ആയി കണക്കാക്കുന്നതിലൂടെ.
• സമാഹരിച്ച വരുമാനം അവഗണിക്കുകയോ വരുമാനം ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുകയോ ചെയ്യുക വഴി.

Difference between Revenue Reserve and Capital Reserve

Revenue Reserve	Capital Reserve
It is created out of revenue profit	It is created out of capital profit
It can be used for dividend	It cannot be used for dividend
It is created for strengthening the financial position of the business.	It is created for the purpose laid down in the Companies Act
Suitable for assets in which repair charges are less	Suitable for assets in which more repair expenses (technological changes)

റവന്യൂ റിസർവും ക്യാപിറ്റൽ റിസർവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം

റവന്യൂ കരുതൽ	മൂലധന കരുതൽ
വരുമാന ലാഭത്തിൽ നിന്നാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്	മൂലധന ലാഭത്തിൽ നിന്നാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്
ഇത് ഡിവിഡന്റിനായി ഉപയോഗിക്കാം	ഇത് ഡിവിഡന്റിനായി ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല
ബിസിനസിന്റെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നതിനായാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്.	കമ്പനി നിയമത്തിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഉദ്ദേശ്യത്തിനായിട്ടാണ് ഇത് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്
റിപ്പയർ ചാർജുകൾ കുറവുള്ള അസറ്റുകൾക്ക് അനുയോജ്യം	കൂടുതൽ റിപ്പയർ ചെലവുകൾ (സാങ്കേതിക മാറ്റങ്ങൾ) ഉള്ള അസറ്റുകൾക്ക് അനുയോജ്യം