Meaning of Managerial / Decision Making
The word 'decision' is derived from the Latin words deciso which means 'a cutting away or a cutting off’. It means to come to a conclusion. Means and ends are linked together through decision-making. Decision making involves selecting the best course of action from among several alternative courses of actions. In this sense, a decision may be defined as "a course of action which is consciously chosen from among a set of alternatives to achieve a desired result." It is a process through which managers identify organizational problems and solve them.
'തീരുമാനം' എന്ന വാക്ക് ലാറ്റിൻ പദങ്ങളായ ഡെസിസോയിൽ നിന്നാണ് ഉരുത്തിരിഞ്ഞത്, അതിനർത്ഥം 'മുറിക്കൽ' എന്നാണ്. ഒരു നിഗമനത്തിലെത്തുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിലൂടെ മാർഗങ്ങളും അറ്റങ്ങളും പരസ്പരം ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിൽ നിരവധി ബദൽ പ്രവർ‌ത്തനങ്ങളിൽ നിന്നും മികച്ച പ്രവർത്തന ഗതി തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിൽ ഉൾ‌പ്പെടുന്നു. ഈ അർത്ഥത്തിൽ, ഒരു തീരുമാനത്തെ "ആവശ്യമുള്ള ഫലം നേടുന്നതിന് ഒരു കൂട്ടം ബദലുകളിൽ നിന്ന് ബോധപൂർവ്വം തിരഞ്ഞെടുക്കപ്പെടുന്ന ഒരു പ്രവർത്തന ഗതി" എന്ന് നിർവചിക്കാം. ഓർ‌ഗനൈസേഷൻ പ്രശ്‌നങ്ങൾ മാനേജർമാർ തിരിച്ചറിയുകയും അവ പരിഹരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു പ്രക്രിയയാണിത്.
Characteristics of Decision Making
- Process of selecting the best alternative: The problem of decision making arises only when there are alternatives. The various alternatives are to be considered critically and the best one is to be selected.
- Mental or intellectual activity: It requires knowledge, skills, experience and maturity on the part of decision-maker. It is essentially a human activity.
- Continuous process: Decision-making is a continuous and dynamic process. It pervades all organizational activity.
- Based on reliable information: Good decisions are always based on reliable information. The quality of decision-making at all levels of the Organisation can be improved with the support of an effective and efficient Management Information System (MIS).
- Goal oriented process: It is a goal-oriented process. It provides solutions to the problems/difficulties in the course of attainment of organizational objectives.
- Means and not the end: Decision-making is a means for solving a problem or for achieving a target or objective and not the end in itself.
- Effective communication: Decision-taken needs to be communicated to all concerned parties for suitable follow-up actions.
- Performed at all levels of management: Managers working at all levels have to take decisions on matters within their jurisdiction. In other words, decision-making process is all pervasive.
- Responsible job: Decision-making is a responsible job as wrong decisions prove to be too costly to the Organisation. Decision-makers should be matured, experienced, knowledgeable and rational in their approach.
- Social Process: Decision making needs the co operation of all the personnel working in the organization.
- Inter disciplinary Process: Sound decision making requires knowledge about various disciplines like economics, statistics, psychology, sociology etc. Process of Decision Making
- മികച്ച ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിനുള്ള പ്രക്രിയ: ബദലുകൾ ഉള്ളപ്പോൾ മാത്രമേ തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള പ്രശ്നം ഉണ്ടാകൂ. വിവിധ ബദലുകൾ വിമർശനാത്മകമായി പരിഗണിക്കേണ്ടതും മികച്ചത് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടതുമാണ്.
- മാനസിക അല്ലെങ്കിൽ ബൗദ്ധിക പ്രവർത്തനം: ഇതിന് തീരുമാനമെടുക്കുന്നയാളുടെ ഭാഗത്ത് നിന്ന് അറിവ്, കഴിവുകൾ, അനുഭവം, പക്വത എന്നിവ ആവശ്യമാണ്. അത് അടിസ്ഥാനപരമായി ഒരു മനുഷ്യ പ്രവർത്തനമാണ്.
- തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ: തീരുമാനമെടുക്കൽ നിരന്തരവും ചലനാത്മകവുമായ പ്രക്രിയയാണ്. ഇത് എല്ലാ സംഘടനാ പ്രവർത്തനങ്ങളിലും വ്യാപിക്കുന്നു.
- വിശ്വസനീയമായ വിവരങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി: നല്ല തീരുമാനങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും വിശ്വസനീയമായ വിവരങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. ഫലപ്രദവും കാര്യക്ഷമവുമായ മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റത്തിന്റെ (എം‌ഐ‌എസ്) പിന്തുണയോടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ എല്ലാ തലങ്ങളിലും തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന്റെ ഗുണനിലവാരം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ കഴിയും.
- ലക്ഷ്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രക്രിയ: ഇത് ലക്ഷ്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രക്രിയയാണ്. സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിലെ പ്രശ്നങ്ങൾക്കും ബുദ്ധിമുട്ടുകൾക്കും ഇത് പരിഹാരം നൽകുന്നു.
- അർത്ഥമല്ല, അവസാനമല്ല: തീരുമാനമെടുക്കൽ എന്നത് ഒരു പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ലക്ഷ്യം അല്ലെങ്കിൽ ലക്ഷ്യം നേടുന്നതിനോ ഉള്ള ഒരു മാർഗമാണ്, അതിൽത്തന്നെ അവസാനമല്ല.
- ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം: അനുയോജ്യമായ തുടർനടപടികൾക്കായി തീരുമാനമെടുത്തത് ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ കക്ഷികളുമായും ആശയവിനിമയം നടത്തേണ്ടതുണ്ട്.
- മാനേജ്മെന്റിന്റെ എല്ലാ തലങ്ങളിലും നിർവ്വഹിക്കുന്നു: എല്ലാ തലങ്ങളിലും പ്രവർത്തിക്കുന്ന മാനേജർമാർ അവരുടെ അധികാരപരിധിയിലെ കാര്യങ്ങളിൽ തീരുമാനമെടുക്കണം. മറ്റൊരു വിധത്തിൽ പറഞ്ഞാൽ, തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയയെല്ലാം വ്യാപകമാണ്.
- ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ജോലി: തീരുമാനമെടുക്കൽ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ജോലിയാണ്, കാരണം തെറ്റായ തീരുമാനങ്ങൾ ഓർഗനൈസേഷന് വളരെ ചെലവേറിയതാണെന്ന് തെളിയിക്കുന്നു. തീരുമാനമെടുക്കുന്നവർ അവരുടെ സമീപനത്തിൽ പക്വതയും പരിചയസമ്പന്നരും അറിവും യുക്തിസഹവും ആയിരിക്കണം.
- സാമൂഹിക പ്രക്രിയ: തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന് ഓർഗനൈസേഷനിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന എല്ലാ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും സഹകരണം ആവശ്യമാണ്.
- ഇന്റർ ഡിസിപ്ലിനറി പ്രോസസ്: മികച്ച തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന് സാമ്പത്തികശാസ്ത്രം, സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക്, മനശാസ്ത്രം, സാമൂഹ്യശാസ്ത്രം തുടങ്ങിയ വിവിധ വിഷയങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിവ് ആവശ്യമാണ്. തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയ
Decision making process / steps
Management is always a decision making process. Means and Ends are linked through this process. Decision-making involves a number of steps which need to be taken in a logical manner as follows;
മാനേജുമെന്റ് എല്ലായ്പ്പോഴും തീരുമാനമെടുക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ്. ഈ പ്രക്രിയയിലൂടെ മാർഗങ്ങളും അവസാനങ്ങളും ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിൽ യുക്തിസഹമായി ഇനിപ്പറയുന്ന നിരവധി നടപടികൾ ആവശ്യമാണ്;
- Identifying/Defining the Problem: Identification of the real problem is the first step in the decision making process. Information relevant to the problem should be gathered so that critical analysis of the problem is possible. Managers use their judgement, imagination and experience to identify the problem.
പ്രശ്നം തിരിച്ചറിയുക / നിർവചിക്കുക: തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയയുടെ ആദ്യ പടിയാണ് യഥാർത്ഥ പ്രശ്നം തിരിച്ചറിയുന്നത്. പ്രശ്നവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കേണ്ടതിനാൽ പ്രശ്നത്തിന്റെ നിർണായക വിശകലനം സാധ്യമാകും. പ്രശ്നം തിരിച്ചറിയാൻ മാനേജർമാർ അവരുടെ വിധി, ഭാവന, അനുഭവം എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നു. - Analyzing the Problem: After defining the problem, the next step in the decision- making process is to analyze the problem in depth. Sound decision is based on the proper collection, classification and analysis of the facts and figures. The following are four factors to be considered while analysing the problem;
- Futurity of the decision
- The impact of decision on other functions and areas of the business.
- Number of qualitative considerations involved
- Uniqueness of the decision.
- തീരുമാനത്തിന്റെ ഭാവി
- ബിസിനസ്സിന്റെ മറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങളിലും മേഖലകളിലും തീരുമാനത്തിന്റെ സ്വാധീനം.
- ഉൾപ്പെടുന്ന ഗുണപരമായ പരിഗണനകളുടെ എണ്ണം
- തീരുമാനത്തിന്റെ പ്രത്യേകത.
- Collecting Relevant Data: After defining the problem and analyzing its nature, the next step is to obtain the relevant information/ data about it. All available information should be utilised fully for analysis of the problem. This brings clarity to all aspects of the problem.
പ്രസക്തമായ ഡാറ്റ ശേഖരിക്കുക: പ്രശ്നം നിർവചിച്ച് അതിന്റെ സ്വഭാവം വിശകലനം ചെയ്ത ശേഷം, അടുത്ത ഘട്ടം അതിനെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങൾ / ഡാറ്റ നേടുക എന്നതാണ്. ലഭ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും പ്രശ്ന വിശകലനത്തിനായി പൂർണ്ണമായും ഉപയോഗപ്പെടുത്തണം. ഇത് പ്രശ്നത്തിന്റെ എല്ലാ വശങ്ങളിലും വ്യക്തത നൽകുന്നു. - Developing Alternative Solutions: After the problem has been defined, diagnosed on the basis of relevant information, the manager has to determine available alternative courses of action that could be used to solve the problem at hand. The main aim of developing alternative solutions is to have the best possible decision out of the available alternative courses of action.
ബദൽ പരിഹാരങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കൽ: പ്രശ്നം നിർവചിച്ച ശേഷം, പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ രോഗനിർണയം നടത്തിയ ശേഷം, മാനേജർ ലഭ്യമായ ലഭ്യമായ ഇതര കോഴ്സുകൾ നിർണ്ണയിക്കേണ്ടതുണ്ട്, അത് പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന് ഉപയോഗിക്കാം. ബദൽ പരിഹാരങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുന്നതിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം ലഭ്യമായ ബദൽ കോഴ്സുകളിൽ നിന്ന് ഏറ്റവും മികച്ച തീരുമാനം എടുക്കുക എന്നതാണ്. - Selecting the Best Solution: After preparing alternative solutions, the next step in the decision-making process is to select an alternative that seems to be most rational for solving the problem. The following four important points to be kept in mind while selecting the best.
- Risk element involved
- Economy of effort involved
- Proper timing of the decision and action.
- Availability of resources
- ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന അപകടസാധ്യത
- പരിശ്രമത്തിന്റെ സമ്പദ്‌വ്യവസ്ഥ
- തീരുമാനത്തിന്റെയും പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും ശരിയായ സമയം
- വിഭവങ്ങളുടെ ലഭ്യത
- Converting Decision into Action: After the selection of the best decision, the next step is to convert the selected decision into an effective action. Here, the manager has to convert 'his decision into 'their decision' through his leadership. For this, the subordinates should be taken in confidence and they should be convinced about the correctness of the decision. For proper and effective execution of the decision, three things are very important; ie.
proper and effective communication of decision to the subordinates,
acceptance of the decision by the subordinates and
correct timing in the execution of the decision.
തീരുമാനം പ്രവർത്തനത്തിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു: മികച്ച തീരുമാനം തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം, അടുത്ത ഘട്ടം തിരഞ്ഞെടുത്ത തീരുമാനത്തെ ഫലപ്രദമായ പ്രവർത്തനമായി പരിവർത്തനം ചെയ്യുക എന്നതാണ്. ഇവിടെ, മാനേജർ തന്റെ നേതൃത്വത്തിലൂടെ 'തന്റെ തീരുമാനം' അവരുടെ തീരുമാനമായി പരിവർത്തനം ചെയ്യണം. ഇതിനായി, കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ എടുക്കുകയും തീരുമാനത്തിന്റെ കൃത്യതയെക്കുറിച്ച് അവർക്ക് ബോധ്യപ്പെടുകയും വേണം. തീരുമാനം കൃത്യമായും ഫലപ്രദമായും നടപ്പിലാക്കുന്നതിന്, മൂന്ന് കാര്യങ്ങൾ വളരെ പ്രധാനമാണ്; അതായത്. സബോർഡിനേറ്റുകളുമായുള്ള തീരുമാനത്തിന്റെ ശരിയായതും ഫലപ്രദവുമായ ആശയവിനിമയം,
സബോർഡിനേറ്റുകളുടെ തീരുമാനം അംഗീകരിക്കൽ,
തീരുമാനം നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ശരിയായ സമയം. - Ensuring Feedback: Feedback is the last step in the decision-making process. Feedback provides the means of determining the effectiveness of the implemented decision. Here, the manager has to make built-in arrangements to ensure feedback for continuously testing actual developments against the expectations. If possible, mechanism should be built which would give periodic reports on the success of the implementation.
ഫീഡ്‌ബാക്ക് ഉറപ്പാക്കുന്നു: തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയയുടെ അവസാന ഘട്ടമാണ് ഫീഡ്‌ബാക്ക്. നടപ്പിലാക്കിയ തീരുമാനത്തിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി നിർണ്ണയിക്കുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗം ഫീഡ്‌ബാക്ക് നൽകുന്നു. പ്രതീക്ഷകൾക്ക് വിരുദ്ധമായി യഥാർത്ഥ സംഭവവികാസങ്ങൾ തുടർച്ചയായി പരിശോധിക്കുന്നതിനുള്ള ഫീഡ്‌ബാക്ക് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് മാനേജർ ബിൽറ്റ്-ഇൻ ക്രമീകരണങ്ങൾ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. സാധ്യമെങ്കിൽ, നടപ്പാക്കലിന്റെ വിജയത്തെക്കുറിച്ച് ആനുകാലിക റിപ്പോർട്ടുകൾ നൽകുന്ന സംവിധാനം നിർമ്മിക്കണം.
