CHAPTER 12 Application of computers in Accounting

CHAPTER 12  Application of computers in Accounting

Meaning and elements of computer

Computer is an electronic device capable of performing variety of operations as desired by a set of instructions.
ഒരു കൂട്ടം നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കനുസൃതമായി വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്താൻ കഴിവുള്ള ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഉപകരണമാണ് കമ്പ്യൂട്ടർ.

Elements of computer System

1. Hardware:- Hardware of a computer consists of physical components such as keyboard, mouse, monitor, mouse, modem, printer, processor etc.
   ഹാർഡ്‌വെയർ:- ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിന്റെ ഹാർഡ്‌വെയറിൽ കീബോർഡ്, മൗസ്, മോണിറ്റർ, മൗസ്, മോഡം, പ്രിന്റർ, പ്രൊസസർ തുടങ്ങിയ ഭൗതിക ഘടകങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
2. Software:-Software is a set of programmes which is used to work with hardware is called its software. Eg: windows 10, Tally, oracle, Norton Antivirus etc.
   സോഫ്റ്റ്‌വെയർ: - ഹാർഡ്‌വെയറുമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു കൂട്ടം പ്രോഗ്രാമുകളാണ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ. ഉദാ: windows 10, Tally, oracle, Norton Antivirus തുടങ്ങിയവ
   There are six types of software ആറ് തരം സോഫ്‌റ്റ്‌വെയറുകൾ ഉണ്ട്
1. Operating System. (OS):- Operating system is the software that act as a interactive link between the user and the computer hardware. Eg. DOS, Windows, Linux
   ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം. (OS):- ഉപയോക്താവും കമ്പ്യൂട്ടർ ഹാർഡ്‌വെയറും തമ്മിലുള്ള ഒരു സംവേദനാത്മക ലിങ്കായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയറാണ് ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം. ഉദാ. ഡോസ്, വിൻഡോസ്, ലിനക്സ്
2. Utility programmes:- there is a set of computer programme which are designed to perform certain supporting operations, such as programme to format disk, duplicate a disk. Eg: WinZip Archive, Kaspersky Antivirus, Format recovery etc.
   യൂട്ടിലിറ്റി പ്രോഗ്രാമുകൾ:- ഡിസ്ക് ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള പ്രോഗ്രാം, ഒരു ഡിസ്ക് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള ചില പിന്തുണാ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്താൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ള ഒരു കൂട്ടം കമ്പ്യൂട്ടർ പ്രോഗ്രാമുകൾ ഉണ്ട്. ഉദാ: WinZip Archive, Kaspersky Antivirus, .
3. Application software:- These are user oriented programmes designed and developed for performing certain specified task. Eg. Payroll accounting, Tally, Financial accounting, MS Access, Libre Office Base, GNU Khata etc.
   ആപ്ലിക്കേഷൻ സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ:- ചില നിർദ്ദിഷ്ട ടാസ്‌ക്കുകൾ നിർവ്വഹിക്കുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തതും വികസിപ്പിച്ചതുമായ ഉപയോക്തൃ അധിഷ്‌ഠിത പ്രോഗ്രാമുകളാണ് ഇവ. ഉദാ.  ടാലി, എംഎസ് ആക്സസ്, ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്, ഗ്നു ഖാത തുടങ്ങിയവ.
4. Language processors:- These software used to translate source programmes into machine languages. Eg: COBOL, FORTRAN
   ലാംഗ്വേജ് പ്രോസസറുകൾ:- സോഴ്‌സ് പ്രോഗ്രാമുകളെ മെഷീൻ ഭാഷകളിലേക്ക് വിവർത്തനം ചെയ്യാൻ ഈ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഉദാ: കോബോൾ, ഫോർട്രാൻ
5. System software:- A system is a set of programmes which control internal functions such as reading data, transmitting processed data to output devices etc.
   സിസ്റ്റം സോഫ്റ്റ്‌വെയർ:- ഡാറ്റ റീഡിംഗ്, പ്രോസസ് ചെയ്ത ഡാറ്റ ഔട്ട്‌പുട്ട് ഉപകരണങ്ങളിലേക്ക് കൈമാറൽ തുടങ്ങിയ ആന്തരിക പ്രവർത്തനങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കുന്ന പ്രോഗ്രാമുകളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ് സിസ്റ്റം.
6. Connectivity software:- A connectivity software is a set of programmes which create and control a connection between computer and server.
   കണക്റ്റിവിറ്റി സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ:- കമ്പ്യൂട്ടറും സെർവറും തമ്മിൽ ഒരു കണക്ഷൻ സൃഷ്ടിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രോഗ്രാമുകളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ് കണക്റ്റിവിറ്റി സോഫ്റ്റ്‌വെയർ.
3. People (live ware):- people interacting with the computers are called Live ware of the computer system. Users of computer systems are:
   ആളുകൾ (ലൈവ് വെയർ) :- കമ്പ്യൂട്ടറുകളുമായി ഇടപഴകുന്ന ആളുകളെ കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റത്തിന്റെ ലൈവ് വെയർ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റങ്ങളുടെ ഉപയോക്താക്കൾ
1. Programmers:- -are the people who write program me for processing data ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനായി പ്രോഗ്രാം എഴുതുന്ന ആളുകളാണ്
2. System analysts:- are who design data processing system ഡാറ്റ പ്രോസസ്സിംഗ് സിസ്റ്റം രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുന്നവരാണ്
3. Operators:- are the people who participate in operating the computer.കമ്പ്യൂട്ടർ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നതിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന ആളുകളാണ്.
4. Procedure:- The procedure means a series of operation in a certain order or manner to achieve desired results. Three types of procedures are:
   ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങൾ നേടുന്നതിന് ഒരു നിശ്ചിത ക്രമത്തിലോ രീതിയിലോ ഉള്ള ഒരു പ്രവർത്തന പരമ്പരയാണ് നടപടിക്രമം. മൂന്ന് തരത്തിലുള്ള നടപടിക്രമങ്ങൾ ഇവയാണ്:
1. Hardware oriented procedure:- to provide details about components and their methods of operations
   ഹാർഡ്‌വെയർ അധിഷ്ഠിത നടപടിക്രമം:- ഘടകങ്ങളെയും അവയുടെ പ്രവർത്തന രീതികളെയും കുറിച്ചുള്ള വിശദാംശങ്ങൾ നൽകുന്നതിന്
2. Software oriented procedure:- To provide set of instructions required to using  software of computer system.
   സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ അധിഷ്‌ഠിത നടപടിക്രമം:- കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റത്തിന്റെ സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നതിന്.
3. Internal procedure:- to issued smooth flow of data to computers
   ആന്തരിക നടപടിക്രമം:- കമ്പ്യൂട്ടറുകളിലേക്ക് ഡാറ്റയുടെ സുഗമമായ ഒഴുക്ക് നൽകുന്നതിന്
5. Data: Data is raw , unorganized fact that need to be processed. When data is processed, organized and presented in a meaningful it is called information. ie, information is interpreted data. Data is an input which create information for decision making
   ഡാറ്റ: ഡാറ്റ അസംസ്കൃതവും അസംഘടിതവുമായ വസ്തുതയാണ്, അത് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും അർത്ഥവത്തായ രീതിയിൽ അവതരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ അതിനെ വിവരങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. അതായത്, വിവരങ്ങൾ വ്യാഖ്യാനിച്ച ഡാറ്റയാണ്. തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന ഒരു ഇൻപുട്ടാണ് ഡാറ്റ
6. Connectivity:- It is a manner in which a particular computer system is connected other devices like telephone line, satellite link etc.
   കണക്റ്റിവിറ്റി: - ഒരു പ്രത്യേക കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റം ടെലിഫോൺ ലൈൻ, സാറ്റലൈറ്റ് ലിങ്ക് തുടങ്ങിയ മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഒരു രീതിയാണിത്.

Capabilities/Features / Characteristics of a computer system:-

1. High speed
   ഉയർന്ന വേഗത 
2. Accuracy is very high
   കൃത്യത വളരെ ഉയർന്നതാണ് 
3. Versatility ( it refers to the ability to perform multiple task)
   ബഹുമുഖത (ഇത് ഒന്നിലധികം ജോലികൾ ചെയ്യാനുള്ള കഴിവിനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു)
4. Large volume of data can be stored
   വലിയ അളവിലുള്ള ഡാറ്റ സംഭരിക്കാൻ കഴിയും
5. Reliability
   വിശ്വാസ്യത

Limitations

1. Lack of decision making skills
   തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള കഴിവുകളുടെ അഭാവം
2. Computers have no IQ
   കമ്പ്യൂട്ടറുകൾക്ക് IQ ഇല്ല
3. No feelings
   ഒരു വികാരവും ഇല്ല
4. Lack of common sense.
   സാമാന്യബുദ്ധിയുടെ അഭാവം.

Components of a computer

1. Input units
   ഇൻപുട്ട് യൂണിറ്റുകൾ
• Input unit is a device which is used to provide data and information to the computer.
• കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് ഡാറ്റയും വിവരങ്ങളും നൽകാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണമാണ് ഇൻപുട്ട് യൂണിറ്റ്.
• The commonly used input devices are key board, mouse, magnetic tape , magnetic disk, light pen, optical scanner, magnetic ink character recognition (MICR) , optical character recognition (OCR), Bar code Reader, Optical mark reader (OMR), smart card reader, touch screen, track ball, floppy disc, joystick etc.
  കീ ബോർഡ്, മൗസ്, മാഗ്നറ്റിക് ടേപ്പ്, മാഗ്നെറ്റിക് ഡിസ്ക്, ലൈറ്റ് പേന, ഒപ്റ്റിക്കൽ സ്കാനർ, മാഗ്നറ്റിക് ഇങ്ക് ക്യാരക്ടർ റെക്കഗ്നിഷൻ (MICR), ഒപ്റ്റിക്കൽ ക്യാരക്ടർ റെക്കഗ്നിഷൻ (OCR), ബാർ കോഡ് റീഡർ, ഒപ്റ്റിക്കൽ മാർക്ക് റീഡർ (OMR), സ്മാർട്ട് എന്നിവയാണ് സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇൻപുട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ. കാർഡ് റീഡർ, ടച്ച് സ്ക്രീൻ, ട്രാക്ക് ബോൾ, ഫ്ലോപ്പി ഡിസ്ക്, ജോയിസ്റ്റിക് തുടങ്ങിയവ.
2. Central processing Unit
   സെൻട്രൽ പ്രോസസ്സിംഗ് യൂണിറ്റ്
   CPU is the main part of computer. It accepts data from input devices, stores it, process it according to instructions received and provide the result through output devices. CPU consists of three parts.
   കമ്പ്യൂട്ടറിന്റെ പ്രധാന ഭാഗമാണ്. ഇത് ഇൻപുട്ട് ഉപകരണങ്ങളിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ സ്വീകരിക്കുകയും സംഭരിക്കുകയും ലഭിച്ച നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ഔട്ട്പുട്ട് ഉപകരണങ്ങളിലൂടെ ഫലം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. സിപിയു മൂന്ന് ഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.
• Memory unit - Memory unit of CPU is used to store the data and instructions.
  ഡാറ്റയും നിർദ്ദേശങ്ങളും സംഭരിക്കാൻ CPU- യുടെ മെമ്മറി യൂണിറ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
• Arithmetic and Logic unit (ALU) - ALU is used to perform all arithmetical and logic operations.
  അരിത്മെറ്റിക് ആൻഡ് ലോജിക് യൂണിറ്റ് (ALU) - എല്ലാ ഗണിത, ലോജിക് പ്രവർത്തനങ്ങളും നടത്താൻ ALU ഉപയോഗിക്കുന്നു
• Control unit - It direct the computer what to do and in which sequences. It controlling and co-coordinating the activities of other units of the computer system
  ഇത് കമ്പ്യൂട്ടറിനെ എന്ത് ചെയ്യണം, ഏതൊക്കെ സീക്വൻസുകളിൽ നയിക്കും. ഇത് കമ്പ്യൂട്ടർ സിസ്റ്റത്തിന്റെ മറ്റ് യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കുകയും ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
3. Output units
   ഔട്ട്‌പുട്ട് യൂണിറ്റുകൾ
   Output device is used to communicate information to the user. The output devices are monitor (VDU), printer , plotter, speech synthesiser, speaker, Fax, sound card etc
   ഉപയോക്താവിന് വിവരങ്ങൾ കൈമാറാൻ ഔട്ട്‌പുട്ട് ഉപകരണം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഔട്ട്‌പുട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ മോണിറ്റർ (VDU), പ്രിന്റർ, പ്ലോട്ടർ, സ്പീച്ച് സിന്തസൈസർ, സ്പീക്കർ, ഫാക്സ്, സൗണ്ട് കാർഡ് തുടങ്ങിയവയാണ്.

Computerised accounting

The chance of errors in manual accounting is more and it is time consuming. The increase in the volume of transactions made it difficult to keep books of accounts properly. Therefore mechanised system of accounting was introduced in business. The accounting machine was the first type of equipment used in mechanised accounting. The advent of computers has made a significant change in business field. Modern computers are capable of processing very large volume of business transactions with a great speed and accuracy.
മാനുവൽ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ പിശകുകൾ ഉണ്ടാകാനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്, അത് സമയമെടുക്കുന്നതാണ്. ഇടപാടുകളുടെ എണ്ണം വർധിച്ചത് അക്കൗണ്ടുകളുടെ പുസ്തകങ്ങൾ കൃത്യമായി സൂക്ഷിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ടാക്കി. അതിനാൽ ബിസിനസ്സിൽ യന്ത്രവൽകൃതമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് സംവിധാനം നിലവിൽ വന്നു. യന്ത്രവൽകൃത അക്കൌണ്ടിംഗിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആദ്യത്തെ തരം ഉപകരണങ്ങളാണ് അക്കൌണ്ടിംഗ് മെഷീൻ. കംപ്യൂട്ടറുകളുടെ ആവിർഭാവം ബിസിനസ് മേഖലയിൽ കാര്യമായ മാറ്റം വരുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ആധുനിക കമ്പ്യൂട്ടറുകൾക്ക് വളരെ വലിയ അളവിലുള്ള ബിസിനസ്സ് ഇടപാടുകൾ മികച്ച വേഗതയിലും കൃത്യതയിലും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

Information and decision

Information is input and decision is output because information is basis for decision. Every organization depends upon its information system for the purpose of decision making. The right information, in the right form in the right time is essential to make correct decision. Information technology follows the GIGO principle (Garbage in – Garbage Out) .GIGO (garbage in, garbage out) is a concept common to computer science and mathematics implies bad input will result in bad output, in other words the quality of output is determined by the quality of the input
വിവരങ്ങൾ ഇൻപുട്ടും തീരുമാനം ഔട്ട്പുട്ടുമാണ്, കാരണം വിവരങ്ങൾ തീരുമാനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനമാണ്. ഓരോ ഓർഗനൈസേഷനും തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിന് അതിന്റെ വിവര സംവിധാനത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ശരിയായ തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിന് ശരിയായ വിവരങ്ങൾ, ശരിയായ സമയത്ത് ശരിയായ രൂപത്തിൽ അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. വിവരസാങ്കേതികവിദ്യ GIGO തത്ത്വത്തെ പിന്തുടരുന്നു (ഗാർബേജ് ഇൻ - ഗാർബേജ് ഔട്ട്) .GIGO (ഗാർബേജ് ഇൻ, ഗാർബേജ് ഔട്ട്) എന്നത് കമ്പ്യൂട്ടർ സയൻസിന് പൊതുവായുള്ള ഒരു ആശയമാണ്, ഗണിതശാസ്ത്രം സൂചിപ്പിക്കുന്നത് മോശം ഇൻപുട്ട് മോശം ഔട്ട്‌പുട്ടിൽ കലാശിക്കുമെന്നാണ്. ഇൻപുട്ടിന്റെ ഗുണനിലവാരം

Transaction processing system

TPS is the first stage of computerized accounting system. The purpose of TPS is to record, process, validate and store transactions that occur in various functional areas of a business for subsequent retrieval and usages. TPS system has three components. 
Input – process- output

Examples of TPS are : ATM facility, telephone account, Air seat reservation system, Purchase and sale of goods, payment of expenses 

കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ ആദ്യ ഘട്ടമാണ് ടിപിഎസ്. ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ വിവിധ പ്രവർത്തന മേഖലകളിൽ സംഭവിക്കുന്ന ഇടപാടുകൾ പിന്നീടുള്ള വീണ്ടെടുക്കലിനും ഉപയോഗത്തിനുമായി റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക, പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക, സാധൂകരിക്കുക, സംഭരിക്കുക എന്നിവയാണ് TPS-ന്റെ ലക്ഷ്യം. ടിപിഎസ് സിസ്റ്റത്തിന് മൂന്ന് ഘടകങ്ങളാണുള്ളത്. 

ഇൻപുട്ട് - പ്രോസസ്സ്- ഔട്ട്പുട്ട്

TPS ന്റെ ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇവയാണ്: ATM സൗകര്യം, ടെലിഫോൺ അക്കൗണ്ട്, എയർ സീറ്റ് റിസർവേഷൻ സിസ്റ്റം, വാങ്ങൽ കൂടാതെ സാധനങ്ങളുടെ വിൽപ്പന, ചെലവുകൾ അടയ്ക്കൽ 

Steps of Transaction process system/ Transaction processing Cycle

1. Data entry The data must be entered in the system before it is processed. There are number of input devices to enter data. Key board, mouse, touch screen etc.
   ഡാറ്റ എൻട്രി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഡാറ്റ സിസ്റ്റത്തിൽ നൽകിയിരിക്കണം. ഡാറ്റ നൽകുന്നതിന് നിരവധി ഇൻപുട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ ഉണ്ട്. കീ ബോർഡ്, മൗസ്, ടച്ച് സ്ക്രീൻ തുടങ്ങിയവ. 
2. Data validation It ensures the accuracy and reliability of input data by comparing the same with some predetermined standards or known data.
   ഡാറ്റ മൂല്യനിർണ്ണയം ഇത് മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള ചില സ്റ്റാൻഡേർഡുകളുമായോ അറിയപ്പെടുന്ന ഡാറ്റയുമായോ താരതമ്യം ചെയ്തുകൊണ്ട് ഇൻപുട്ട് ഡാറ്റയുടെ കൃത്യതയും വിശ്വാസ്യതയും ഉറപ്പാക്കുന്നു. 
3. Processing and revalidation Once the accuracy and reliability of data are validated the data are ready for processing. There are two ways to process the transaction online and batch mode. പ്രോസസ്സിംഗും പുനർമൂല്യനിർണ്ണയവും ഡാറ്റയുടെ കൃത്യതയും വിശ്വാസ്യതയും പരിശോധിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഡാറ്റ പ്രോസസ്സിംഗിന് തയ്യാറാണ്. ഇടപാട് ഓൺലൈനിലും ബാച്ച് മോഡിലും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിന് രണ്ട് വഴികളുണ്ട്. 
1. Batch processing
   Batch data processing is an efficient way of processing high volume of data where a group of transaction is collected over a period of time.eg. pay roll and billing system
   ഒരു കൂട്ടം ഇടപാടുകൾ ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ ശേഖരിക്കപ്പെടുന്ന ഉയർന്ന അളവിലുള്ള ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കാര്യക്ഷമമായ മാർഗമാണ് ബാച്ച് ഡാറ്റ പ്രോസസ്സിംഗ്. ഉദാ. പേ റോളും ബില്ലിംഗ് സംവിധാനവും. 
2. Real time processing (RTP)/ online transaction processing (OLTP)
   റിയൽ ടൈം പ്രോസസ്സിംഗ് (ആർ‌ടി‌പി)/ ഓൺലൈൻ ട്രാൻസാക്ഷൻ പ്രോസസ്സിംഗ് (ഒ‌എൽ‌ടി‌പി)
   It provides online outcome in the form of information and reports without time lag between the transaction and its processing. Data must be processed in a small time period. Radar system, customer services, bank ATMs are examples.
   ഇത് ഇടപാടിനും അതിന്റെ പ്രോസസ്സിംഗിനും ഇടയിൽ കാലതാമസം കൂടാതെ വിവരങ്ങളുടെയും റിപ്പോർട്ടുകളുടെയും രൂപത്തിൽ ഓൺലൈൻ ഫലം നൽകുന്നു. ഡാറ്റ ഒരു ചെറിയ കാലയളവിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യണം. റഡാർ സംവിധാനം, ഉപഭോക്തൃ സേവനങ്ങൾ, ബാങ്ക് എടിഎമ്മുകൾ എന്നിവ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്. 
4. Storage The processed action is stored in transaction data base. Only valid transactions are stored in the data base
   സംഭരണം പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത പ്രവർത്തനം ഇടപാട് ഡാറ്റാ ബേസിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. സാധുവായ ഇടപാടുകൾ മാത്രമേ ഡാറ്റാ ബേസിൽ സംഭരിക്കപ്പെടുകയുള്ളൂ. 
5. Information The stored data is processed using the query facility to produce desired information.
   വിവരങ്ങൾ സംഭരിച്ച ഡാറ്റ ആവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനായി അന്വേഷണ സൗകര്യം ഉപയോഗിച്ച് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു.
6. Reporting Reports can be prepared on the basis of the required information.
   ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ റിപ്പോർട്ടിംഗ് റിപ്പോർട്ടുകൾ തയ്യാറാക്കാം. 

Management Information system (MIS) 

Management Information system (MIS) is a system that provides the information necessary to take decisions and manage an organization effectively. 
മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം (എംഐഎസ്) തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനും ഒരു സ്ഥാപനത്തെ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു സംവിധാനമാണ്. 

Accounting Information System (AIS) 

Accounting information system identifies collects, process and communicates economic information about an entity. Every accounting system essentially a part of the AIS. AIS is a part of MIS. AIS is a collection of resources designed to transform financial and other data in to information.
അക്കൗണ്ടിംഗ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം ഒരു സ്ഥാപനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ആശയവിനിമയം നടത്തുകയും ചെയ്യുന്നു. എല്ലാ അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റവും അടിസ്ഥാനപരമായി AIS-ന്റെ ഭാഗമാണ്. എംഐഎസിന്റെ ഭാഗമാണ് എഐഎസ്. സാമ്പത്തികവും മറ്റ് ഡാറ്റയും വിവരങ്ങളിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ള വിഭവങ്ങളുടെ ഒരു ശേഖരമാണ് AIS.

Relationship between Accounting Information System and other functional management information System

അക്കൗണ്ടിംഗ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റവും മറ്റ് ഫങ്ഷണൽ മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം

Designing of accounting reports

Data when processed becomes information. When the related information is summarised to meet a particular need it is called a report. The content and design of the report is expected to vary depending upon the level to which it is submitted and division to made on the basis of report. A report must be effective and efficient to the user and should substantiate the decision making process. A report must be able to fulfil the following criterion

പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഡാറ്റ വിവരമായി മാറുന്നു. ഒരു പ്രത്യേക ആവശ്യം നിറവേറ്റുന്നതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുമ്പോൾ അതിനെ റിപ്പോർട്ട് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. റിപ്പോർട്ടിന്റെ ഉള്ളടക്കവും രൂപകല്പനയും ഏത് തലത്തിലേക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നു, റിപ്പോർട്ടിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ വിഭജനം നടത്തുക എന്നിവയെ ആശ്രയിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. ഒരു റിപ്പോർട്ട് ഉപയോക്താവിന് ഫലപ്രദവും കാര്യക്ഷമവുമായിരിക്കണം കൂടാതെ തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയയെ സാധൂകരിക്കുകയും വേണം. ഒരു റിപ്പോർട്ടിന് ഇനിപ്പറയുന്നവ നിറവേറ്റാൻ കഴിയണം

•  Relevance   പ്രസക്തി
•  Timeliness  സമയനിഷ്ഠ
•  Accuracy  കൃത്യത
•  Completeness   പൂർണ്ണത
•  Summarisation   സംഗ്രഹം

The accounting related MIS reports are

1. Summary reports സംഗ്രഹ റിപ്പോർട്ടുകൾ
   Summary reports summarises all activities of the organisation and present in the form of summary. eg. PL  a/c, Balance Sheet
   സംഗ്രഹ റിപ്പോർട്ടുകൾ ഓർഗനൈസേഷന്റെ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളെയും സംഗ്രഹിക്കുകയും സംഗ്രഹത്തിന്റെ രൂപത്തിൽ അവതരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
2. Demand report ഡിമാൻഡ് റിപ്പോർട്ട്
   This report will be prepared only when the management request them. eg. Bad debt reports for a given product, stock valuation report etc.
   മാനേജ്‌മെന്റ് ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ മാത്രമേ ഈ റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കൂ. ഉദാ. തന്നിരിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ കിട്ടാക്കടം സംബന്ധിച്ച റിപ്പോർട്ടുകൾ, സ്റ്റോക്ക് മൂല്യനിർണ്ണയ റിപ്പോർട്ട് മുതലായവ.
3. Customer / supplier report  കസ്റ്റമർ / സപ്ലയർ റിപ്പോർട്ട് 
   According to the specification of management it will be prepared. eg. Top ten customers report, interest on customers account etc.
   മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ സ്പെസിഫിക്കേഷൻ അനുസരിച്ച് അത് തയ്യാറാക്കും. ഉദാ. മികച്ച പത്ത് ഉപഭോക്താക്കളുടെ റിപ്പോർട്ട്, ഉപഭോക്താക്കളുടെ അക്കൗണ്ടിലെ പലിശ തുടങ്ങിയവ
4. Exception report ഒഴിവാക്കൽ റിപ്പോർട്ട്
   According to the conditions / exceptions the report is prepared. eg. Inventory report in short supplies, stock status query, overstocked status etc.
   വ്യവസ്ഥകൾ / ഒഴിവാക്കലുകൾ അനുസരിച്ച് റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നു. ഉദാ. ഷോർട്ട് സപ്ലൈകളിലെ ഇൻവെന്ററി റിപ്പോർട്ട്, സ്റ്റോക്ക് സ്റ്റാറ്റസ് അന്വേഷണം, ഓവർസ്റ്റോക്ക് നില തുടങ്ങിയവ.
5. Responsibility reports ഉത്തരവാദിത്ത റിപ്പോർട്ടുകൾ
   it specifies the premises of management responsibility.
    അത് മാനേജ്മെന്റ് ഉത്തരവാദിത്തത്തിന്റെ പരിസരം വ്യക്തമാക്കുന്നു.

Steps for designing accounting report

• Definition of objective
• Structure of report
• Querying with data base
• Finalising the report

• ലക്ഷ്യത്തിന്റെ നിർവചനം
• റിപ്പോർട്ടിന്റെ ഘടന
• ഡാറ്റാ ബേസ് ഉപയോഗിച്ച് അന്വേഷിക്കുന്നു
• റിപ്പോർട്ട് അന്തിമമാക്കുന്നു

Data interface between the information system

Accounting information system is important component of the organisational MIS in an organisation. It receives information and provides information to the other functional MIS. The relationship and data interface between AIS and various components of MIS are 
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ ഓർഗനൈസേഷണൽ MIS ന്റെ പ്രധാന ഘടകമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം. ഇത് വിവരങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുകയും മറ്റ് പ്രവർത്തനക്ഷമമായ MIS-ന് വിവരങ്ങൾ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. എഐഎസും എംഐഎസിൻറെ വിവിധ ഘടകങ്ങളും തമ്മിലുള്ള ബന്ധവും ഡാറ്റാ ഇന്റർഫേസും 

1. AIS , Manufacturing Information System and human resources information system
• Hiring employees as per requirements
• Evaluating performance of the worker
• Enrolling employee in benefit
• Payment of wages
2. AIS and marketing information system
• Inquiry
• Contact creation
• Entry of orders
• Dispatch of goods
• Billing to customers
3. AIS and manufacturing information system
• Preparation of plans and schedules
• Issue of material requisition forms
• Issue of inventory
• Issue of orders for procurement of raw materials
• Payment to vendors. 

1. AIS, മാനുഫാക്ചറിംഗ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം, ഹ്യൂമൻ റിസോഴ്സ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം
• ആവശ്യാനുസരണം ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുന്നു
• തൊഴിലാളിയുടെ പ്രകടനം വിലയിരുത്തൽ
• ആനുകൂല്യത്തിൽ ജീവനക്കാരനെ എൻറോൾ ചെയ്യുന്നു
• കൂലി നൽകൽ
2. എഐഎസും മാർക്കറ്റിംഗ് വിവര സംവിധാനവും
• അന്വേഷണം
• കോൺടാക്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കൽ
• ഓർഡറുകളുടെ എൻട്രി
• സാധനങ്ങളുടെ അയക്കൽ
• ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ബില്ലിംഗ്
3. AIS ഉം നിർമ്മാണ വിവര സംവിധാനവും
• പ്ലാനുകളും ഷെഡ്യൂളുകളും തയ്യാറാക്കൽ
• മെറ്റീരിയൽ അഭ്യർത്ഥന ഫോമുകളുടെ ഇഷ്യു
• ഇൻവെന്ററിയുടെ പ്രശ്നം
• അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ വാങ്ങുന്നതിനുള്ള ഓർഡറുകൾ വിതരണം ചെയ്യുക
• വെണ്ടർമാർക്കുള്ള പേയ്‌മെന്റ്. 

Human Resource Information System (HRIS)

A HRIS is a software solution for small to medium size business to help automate and manage their HR, payroll, management and accounting activities. It has the capability to plan, control, and manage HR costs, achieve improved efficiency and quality in HR decision making.

എച്ച്ആർ, പേറോൾ, മാനേജ്മെന്റ്, അക്കൌണ്ടിംഗ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാനും നിയന്ത്രിക്കാനും സഹായിക്കുന്നതിന് ചെറുതും ഇടത്തരവുമായ ബിസിനസ്സിനുള്ള ഒരു സോഫ്റ്റ്വെയർ പരിഹാരമാണ് HRIS. എച്ച്ആർ ചെലവുകൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യാനും നിയന്ത്രിക്കാനും നിയന്ത്രിക്കാനും എച്ച്ആർ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിൽ മെച്ചപ്പെട്ട കാര്യക്ഷമതയും ഗുണനിലവാരവും കൈവരിക്കാനും ഇതിന് കഴിവുണ്ട്.