Chapter – 8 FINANCIAL STATEMENTS - I

Plus One Accountancy Chapter – 9 FINANCIAL STATEMENTS - I

Stakeholders and their Information Requirements

Recall from chapter I (Financial Accounting Part I)

Distinction between Capital and Revenue

Capital Expenditure (Expenditure)	Revenue Expenditure (Expenses)
1. Increases earning capacity of the business	To maintain the earning capacity.
2. To acquire fixed assets	Incurred on day-to-day conduct of business
3. Non-recurring in nature	Generally recurring or repetitive
4. Benefits more than one accounting year	Normally for one accounting year
5. Recorded in Balance Sheet	Transferred to trading and profit and loss account

Capital Receipts and Revenue Receipts 

Capital Receipts are non-recurring in nature which either creates the liability of the company or reduces the company’s assets. These receipts imply an obligation to return the money, they are capital receipts.eg; Additional capital contributed by the owner, loan taken from a bank, sale of a fixed asset Revenue Receipts are recurring in nature and are reported in the statement of income of the company. These receipts does not incur an obligation to return the money. E.g. sales made by the firm, interest on investment received etc.

Financial Statements: ധനകാര്യ പ്രസ്താവനകൾ:

Meaning and types Financial statements are the statements which present periodic reports on the process of business enterprises and the results achieved during a given period. Financial statement includes trading, profit and loss account, balance sheet and other statements.
അർത്ഥവും തരങ്ങളും ബിസിനസ്സ് സംരംഭങ്ങളുടെ പ്രക്രിയയെക്കുറിച്ചും ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ നേടിയ ഫലങ്ങളെക്കുറിച്ചും ആനുകാലിക റിപ്പോർട്ടുകൾ അവതരിപ്പിക്കുന്ന പ്രസ്താവനകളാണ് ധനകാര്യ പ്രസ്താവനകൾ. സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനയിൽ ട്രേഡിംഗ്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, മറ്റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു

Trading Account:  ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്

A trading account helps to find out gross earnings or gross loss during the accounting time. It is the first step in the procedure of preparing the final accounts of a company. It is calculated by comparing the net sale with the cost of goods sold (COGS).

അക്കൗണ്ടിംഗ് സമയത്ത് മൊത്ത വരുമാനം അല്ലെങ്കിൽ മൊത്തം നഷ്ടം കണ്ടെത്താൻ ഒരു ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട് സഹായിക്കുന്നു. ഒരു കമ്പനിയുടെ അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമത്തിന്റെ ആദ്യ ഘട്ടമാണിത്. മൊത്തം വിൽപ്പനയെ വിറ്റ സാധനങ്ങളുടെ വിലയുമായി (COGS) താരതമ്യപ്പെടുത്തിയാണ് ഇത് കണക്കാക്കുന്നത്.

Calculation of gross profit

Gross Profit = Net sales – cost of goods sold
മൊത്ത ലാഭം = അറ്റ ​​വിൽപ്പന - വിറ്റ സാധനങ്ങളുടെ വില

Net Sales = Sales – Sales returns
അറ്റ വിൽപ്പന = വിൽപ്പന - വിൽപ്പന വരുമാനം

Cost of goods sold = (Opening stock + Net Purchases + Direct Expenses) – Closing stock
വിറ്റ സാധനങ്ങളുടെ വില = (ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് + നെറ്റ് പർച്ചേസുകൾ + നേരിട്ടുള്ള ചെലവുകൾ) - ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്

Net Purchase = Purchase – Purchase returns
മൊത്തം വാങ്ങൽ = വാങ്ങൽ - വാങ്ങൽ വരുമാനം

Gross Loss = Cost of goods sold – Net sales

മൊത്ത നഷ്ടം = വിറ്റ സാധനങ്ങളുടെ വില - അറ്റ ​​വിൽപ്പന

Relevant terms/items in Trading Account

Debit side

1. Opening Stock – It is the balance of stock brought forward from the previous year. It consists of raw materials, semi finished goods and finished goods. It is the first item on the debit side of the trading a/c because it forms part of the cost of sales.
   ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് - കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ അപേക്ഷിച്ച് മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുവന്ന സ്റ്റോക്കിന്റെ ബാലൻസാണ് ഇത്. അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ, സെമി ഫിനിഷ്ഡ് ഗുഡ്സ്, ഫിനിഷ്ഡ് ഗുഡ്സ് എന്നിവ ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. എ / സി ട്രേഡിംഗിന്റെ ഡെബിറ്റ് വശത്തുള്ള ആദ്യ ഇനമാണിത്, കാരണം ഇത് വിൽപ്പനച്ചെലവിന്റെ ഭാഗമാണ്.
   
   
2. Purchases – It refers to goods purchased for resale in business. It is shown on the debit side of trading a/c as it is a major expense. Net purchase = Purchase – Purchase returns.
   വാങ്ങലുകൾ - ഇത് ബിസിനസ്സിലെ പുനർവിൽപനയ്ക്കായി വാങ്ങിയ സാധനങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു / സി ട്രേഡിംഗിന്റെ ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് ഇത് കാണിക്കുന്നു, കാരണം ഇത് ഒരു പ്രധാന ചെലവാണ്. അറ്റ വാങ്ങൽ = വാങ്ങൽ - വാങ്ങൽ വരുമാനം.
   
   
3. Direct expenses – All expenses incurred for purchasing or manufacturing the goods and making them ready for sale are called direct expense. It must be debited to trading account.
   നേരിട്ടുള്ള ചെലവുകൾ - സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിനോ നിർമ്മിക്കുന്നതിനോ വിൽപ്പനയ്ക്ക് തയ്യാറാക്കുന്നതിനോ ഉള്ള എല്ലാ ചെലവുകളും നേരിട്ടുള്ള ചെലവ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇത് ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം.
   
   
1. Wages – paid to the workers who are directly engaged in production.
   വേതനം - ഉൽപാദനത്തിൽ നേരിട്ട് ഏർപ്പെടുന്ന തൊഴിലാളികൾക്ക് നൽകുന്നത്.
   
   
2. Carriage/Cartage/Freight – incurred for bringing the goods to the place of production or sales.
   വണ്ടി / കാർട്ടേജ് / ചരക്ക് - ചരക്ക് ഉൽ‌പാദന സ്ഥലത്തേക്കോ വിൽ‌പനയിലേക്കോ എത്തിക്കുന്നതിന് ചെലവാകും.
   
   
3. Fuel/Power/Gas/Water – incurred for production.
   ഇന്ധനം / വൈദ്യുതി / വാതകം / വെള്ളം - ഉൽപാദനത്തിനായി ചെലവഴിക്കുന്നു.
   
   
4. Royalty – It is the amount paid to the owner of an asset for using his right, Royalty paid on use of coal mines, quarries etc. (If royalty is based on sales, as on book publishing it is to be treated as indirect expenses and hence not debited to Trading account).
   റോയൽറ്റി - ഒരു അസറ്റിന്റെ ഉടമ തന്റെ അവകാശം ഉപയോഗിച്ചതിന് നൽകിയ തുക, കൽക്കരി ഖനികൾ, ക്വാറികൾ മുതലായവയ്ക്ക് നൽകിയ റോയൽറ്റി (റോയൽറ്റി വിൽപ്പനയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണെങ്കിൽ, പുസ്തക പ്രസിദ്ധീകരണത്തെപ്പോലെ ഇത് പരോക്ഷ ചെലവുകളായി കണക്കാക്കേണ്ടതാണ് അതിനാൽ ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ല).
   
   
5. Consumable stores – It includes lubricating oil, grease, cotton waste etc. are used in the process of production.
   ഉപഭോഗ സ്റ്റോറുകൾ - അതിൽ ലൂബ്രിക്കറ്റിംഗ് ഓയിൽ, ഗ്രീസ്, കോട്ടൺ മാലിന്യങ്ങൾ എന്നിവ ഉൽപാദന പ്രക്രിയയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
   
   
6. Customs duty/Excise duty/ Octroi – These expenses are related to purchase of goods which are debited to trading account.
   കസ്റ്റംസ് തീരുവ / എക്സൈസ് തീരുവ / ഒക്ടോറോയ് - ഈ ചെലവുകൾ ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്ന സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണ്.
   
   
7. Primary packing materials – Packing materials and packing charges necessary to make the goods in saleable conditions have to be treated as direct expense.
   പ്രാഥമിക പാക്കിംഗ് മെറ്റീരിയലുകൾ - സാധനങ്ങൾ വിലകുറഞ്ഞ സാഹചര്യങ്ങളിൽ നിർമ്മിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ പായ്ക്കിംഗ് മെറ്റീരിയലുകളും പാക്കിംഗ് ചാർജുകളും നേരിട്ടുള്ള ചെലവായി കണക്കാക്കേണ്ടതുണ്ട്.
   
   
8. Dock dues and clearing charges – they are incurred in connection with purchase of goods
   ഡോക്ക് കുടിശ്ശികയും ക്ലിയറിംഗ് ചാർജുകളും - സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് അവ ഈടാക്കുന്നു

Credit Side ക്രെഡിറ്റ് വശം

1. Sales – Sales less returns (net sales) is the direct income for any business and is credited to trading account.
   വിൽ‌പന - വിൽ‌പന കുറഞ്ഞ വരുമാനം (നെറ്റ് സെയിൽ‌സ്) ഏത് ബിസിനസിന്റേയും നേരിട്ടുള്ള വരുമാനമാണ് കൂടാതെ ട്രേഡിംഗ് അക്ക to ണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു.
2. Closing stock – It is the value of goods unsold at the end of accounting year. It is shown on the credit side of trading account as it reduces the cost of sales.
   ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് - അക്ക ing ണ്ടിംഗ് വർഷത്തിന്റെ അവസാനത്തിൽ വിറ്റുപോകാത്ത സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യമാണിത്. ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ടിന്റെ ക്രെഡിറ്റ് വശത്ത് ഇത് കാണിക്കുന്നു, കാരണം ഇത് വിൽപ്പന ചെലവ് കുറയ്ക്കുന്നു.

Profit & Loss account (ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്)

Profit & Loss account is prepared to ascertain the net result (net profit earned or net loss suffered ) of business operations during a given period. 

ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിൽ ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ആകെ ഫലം (നേടിയ ലാഭം അല്ലെങ്കിൽ അറ്റ ​​നഷ്ടം) നിർണ്ണയിക്കാൻ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നു. 

Relevant items in Profit and Loss Account ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലെ പ്രസക്തമായ ഇനങ്ങൾ

1. Salaries: paid to the employees in administrative, selling and distribution sections fall under

this category. It is debited to P&L A/c as it is having an indirect nature.
ശമ്പളം: അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ്, സെല്ലിംഗ്, ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷൻ വിഭാഗങ്ങളിലെ ജീവനക്കാർക്ക് നൽകുന്ന ശമ്പളം ഈ വിഭാഗം. ഇത് പരോക്ഷ സ്വഭാവമുള്ളതിനാൽ പി & എൽ എ / സിയിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

2. Rent, Rates and Taxes :  These include office and godown rent, municipal rates and taxes.

While, factory rent, rates and taxes will be debited to trading account.
വാടക, നിരക്കുകൾ, നികുതികൾ  : ഓഫീസ്, ഗോഡ own ൺ വാടക, മുനിസിപ്പൽ നിരക്കുകൾ, നികുതികൾ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ഫാക്ടറി വാടക, നിരക്കുകൾ, നികുതികൾ എന്നിവ ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യും.

3. Interest: Interest paid on loans, overdraft, renewal of bills of exchange etc. are indirect expenses, hence debited to P&L Account.

പലിശ: വായ്പകൾക്ക് അടച്ച പലിശ, ഓവർ ഡ്രാഫ്റ്റ്, എക്സ്ചേഞ്ച് ബില്ലുകൾ പുതുക്കൽ തുടങ്ങിയവ പരോക്ഷ ചെലവുകളാണ്, അതിനാൽ പി & എൽ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

4. Repairs: All repairs and small renewal charges other than factory repairs are of indirect nature

and hence debited to this account.
അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ:  ഫാക്ടറി അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ ഒഴികെയുള്ള എല്ലാ അറ്റകുറ്റപ്പണികളും ചെറിയ പുതുക്കൽ ചാർജുകളും പരോക്ഷ സ്വഭാവമുള്ളവയാണ്  അതിനാൽ ഈ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

5. Depreciation: Any decline in the value of fixed assets duet to wear and tear or other reasons is called depreciation. It is an indirect expense and debited to this account.
മൂല്യത്തകർച്ച: സ്ഥിര ആസ്തി ഡ്യുയറ്റ് ധരിക്കാനും കീറാനും അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് കാരണങ്ങൾക്കുമുള്ള മൂല്യത്തിൽ ഉണ്ടായ ഇടിവിനെ മൂല്യത്തകർച്ച എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇത് ഒരു പരോക്ഷ ചെലവാണ് കൂടാതെ ഈ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

6. Miscellaneous expenses: All other expenses having different nature will be grouped under this head and debited to P&L A/c.
പലവക ചെലവുകൾ: വ്യത്യസ്ത സ്വഭാവമുള്ള മറ്റെല്ലാ ചെലവുകളും ഈ തലക്കെട്ടിനു കീഴിൽ വർഗ്ഗീകരിച്ച് പി & എൽ A/c ലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യും.

Format of Trading and Profit & Loss Account (In horizontal form):
ഫോർമാറ്റ് (തിരശ്ചീന രൂപത്തിൽ):

Trading and Profit & Loss Account for the year ended ………………
………………അവസാനിച്ച വർഷത്തിലെ ട്രേഡിംഗ്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് 

Closing entries

All revenue expenses and incomes are to be closed before the preparation of financial statements. Such expenses being revenue in nature will be transferred to Trading and Profit and Loss Account by passing the following journal entries. These entries are called closing entries.
സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എല്ലാ റവന്യൂ ചെലവുകളും വരുമാനവും അടയ്ക്കേണ്ടതാണ്. അത്തരം ചെലവുകൾ വരുമാനത്തിന്റെ സ്വഭാവമുള്ളതിനാൽ ഇനിപ്പറയുന്ന ജേണൽ എൻട്രികൾ പാസാക്കുന്നതിലൂടെ ട്രേഡിംഗിലേക്കും ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്കും മാറ്റപ്പെടും. ഈ എൻട്രികളെ ക്ലോസിംഗ് എൻട്രികൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

1. To close opening stock, purchase, direct expenses:

    Trading A/c Dr

            To Opening Stock

            To Purchase a/c

            To Direct expenses a/c

2. To close purchase returns a/c:

    Purchase returns a/c Dr

            To Purchase a/c

3. To close sales a/c:

    Sales a/c Dr

            To Trading a/c

4. To close closing stock:

    Closing stock a/c Dr

            To Trading a/c

5. To close gross profit:

        Trading a/c Dr

                To Profit and Loss a/c

6. To close gross loss:

        Profit and Loss a/c Dr

                To Trading a/c

7. To close operating and non-operating expenses:

        Profit and Loss a/c Dr

                To Expenses (individually)

8. To close Operating and non-operating incomes:

        Incomes a/c (individually) Dr

                To Profit & Loss a/c

9. To close net profit:

        Profit & Loss a/c Dr

                To Capital a/c

10. To close net loss:

        Capital a/c Dr

                To Profit and Loss a/c

Balance Sheet:

The balance sheet is a statement of assets and liabilities of business enterprises and shows the financial position at a given date. It is not an account. It is only a statement. Assets and liabilities shown in the balance sheet are marshaled in order to liquidity or in order to permanence.
ബിസിനസ്സ് സംരംഭങ്ങളുടെ ആസ്തികളുടെയും ബാധ്യതകളുടെയും ഒരു പ്രസ്താവനയാണ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ഒരു നിശ്ചിത തീയതിയിൽ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി കാണിക്കുന്നു. ഇത് ഒരു അക്കൗണ്ടല്ല. അത് ഒരു പ്രസ്താവന മാത്രമാണ്. ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്ന അസറ്റുകളും ബാധ്യതകളും ദ്രവ്യതയ്‌ക്കോ സ്ഥിരതയ്‌ക്കോ വേണ്ടി മാർഷൽ ചെയ്യുന്നു.

Format of Balance Sheet (In horizontal form) ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ഫോർമാറ്റ് (തിരശ്ചീന രൂപത്തിൽ)

Balance sheet as on ……………. ബാലൻസ് ഷീറ്റ് …………….

Opening Entry

            Assets a/c (individually) Dr

                       To Capital a/c

                        To Liabilities a/c (individually)