Plus One Accountancy Notes Chapter 11 Accounts from Incomplete Records
An account system which is not based on double entry is known as incomplete accounting system or single entry system. It is an incomplete, unscientific and unsystematic method of keeping the books of accounts of a trader. Under this system personal accounts and cash account are only maintained.
ഡബിൾ എൻട്രിയിൽ അധിഷ്ഠിതമല്ലാത്ത ഒരു അക്കൗണ്ട് സിസ്റ്റം അപൂർണ്ണമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം അല്ലെങ്കിൽ സിംഗിൾ എൻട്രി സിസ്റ്റം എന്നാണ് അറിയപ്പെടുന്നത്. ഒരു വ്യാപാരിയുടെ കണക്ക് പുസ്തകങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന അപൂർണ്ണവും അശാസ്ത്രീയവും വ്യവസ്ഥാപിതമല്ലാത്തതുമായ ഒരു രീതിയാണ്. ഈ സംവിധാനത്തിന് കീഴിൽ വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകളും പണ അക്കൗണ്ടുകളും മാത്രമേ പരിപാലിക്കൂ.
Features of Incomplete Records
- Unsystematic method of recording transactions.
- Generally records cash transactions and personal accounts are properly maintained, but there is no information regarding revenue / gains and expenses / losses, assets and liabilities.
- Personal transactions of owners may also be recorded in the cash book.
- Lack of uniformity, because different organizations are maintaining records according to their needs.
- Very difficult to ascertain profit or loss.
- Less accuracy for accounting information.
- ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള വ്യവസ്ഥാപിതമല്ലാത്ത രീതി.
- സാധാരണയായി പണമിടപാടുകളും വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകളും ശരിയായി പരിപാലിക്കപ്പെടുന്നു, എന്നാൽ വരുമാനം / നേട്ടങ്ങൾ, ചെലവുകൾ / നഷ്ടങ്ങൾ, ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ച് ഒരു വിവരവുമില്ല.
- ഉടമകളുടെ വ്യക്തിഗത ഇടപാടുകളും ക്യാഷ് ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്താം.
- ഏകീകൃതതയുടെ അഭാവം, കാരണം വിവിധ സംഘടനകൾ അവരുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു.
- ലാഭമോ നഷ്ടമോ കണ്ടെത്തുന്നത് വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.
- അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവരങ്ങൾക്ക് കൃത്യത കുറവാണ്.
Reasons for Incompleteness
The proprietor may keep the accounting records on the basis of single entry due to the following reasons:
ഇനിപ്പറയുന്ന കാരണങ്ങളാൽ ഉടമസ്ഥൻ സിംഗിൾ എൻട്രിയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാം:
ഇനിപ്പറയുന്ന കാരണങ്ങളാൽ ഉടമസ്ഥൻ സിംഗിൾ എൻട്രിയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാം:
- He has no knowledge or lack of knowledge about the accounting principles and concepts.
- The double entry system is comparatively an expensive way of maintaining the financial accounts. The accountants may charge a handsome amount as fees.
- Maintaining incomplete records consumes less time.
- It is more convenient to maintain records as per the single entry system.
- അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങളെയും ആശയങ്ങളെയും കുറിച്ച് അദ്ദേഹത്തിന് അറിവോ കുറവോ ഇല്ല.
- സാമ്പത്തിക അക്കൗണ്ടുകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിനുള്ള താരതമ്യേന ചെലവേറിയ മാർഗമാണ് ഡബിൾ എൻട്രി സംവിധാനം. അക്കൗണ്ടന്റുമാർക്ക് നല്ലൊരു തുക ഫീസായി ഈടാക്കാം.
- അപൂർണ്ണമായ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് കുറച്ച് സമയമെടുക്കും.
- സിംഗിൾ എൻട്രി സമ്പ്രദായം അനുസരിച്ച് റെക്കോർഡുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത് കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമാണ്.
Limitations
- Arithmetical accuracy of books of accounts cannot be proved.
- It is difficult to determine the exact profit or loss.
- The value of assets and liabilities are not reliable.
- It increases the chance of error and fraud.
- It is not accepted as reliable by IT department, banks and government
- കണക്ക് പുസ്തകങ്ങളുടെ ഗണിത കൃത്യത തെളിയിക്കാൻ കഴിയില്ല.
- കൃത്യമായ ലാഭനഷ്ടം നിർണ്ണയിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്.
- ആസ്തികളുടെയും ബാധ്യതകളുടെയും മൂല്യം വിശ്വസനീയമല്ല.
- ഇത് തെറ്റിന്റെയും വഞ്ചനയുടെയും സാധ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- ഐടി വകുപ്പും ബാങ്കുകളും സർക്കാരും ഇത് വിശ്വസനീയമായി അംഗീകരിക്കുന്നില്ല
Ascertainment of profit or loss
Under single entry system the profit or loss can be ascertained by following ways.
സിംഗിൾ എൻട്രി സമ്പ്രദായത്തിൽ താഴെ പറയുന്ന വഴികളിലൂടെ ലാഭനഷ്ടം കണ്ടെത്താനാകും.
- Statement of affairs method കാര്യങ്ങളുടെ പ്രസ്താവന രീതി
- Conversion method പരിവർത്തന രീതി
1.Ascertainment of profit or loss by preparing the statement of affairs method
Under this method profit or loss can be ascertained by comparing the capital at the beginning and at the end of the financial period. For this purpose two statements are prepared.
- a. Statement of affairs
- b. Statement of profit or loss.
- The statement of affairs is used to compute capital when a firm has a set of incomplete records. It shows assets on one side and the liabilities on the other as in the case of a balance sheet. The difference between the totals of the two sides is the capital.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിന് ഒരു കൂട്ടം അപൂർണ്ണമായ രേഖകൾ ഉള്ളപ്പോൾ മൂലധനം കണക്കാക്കാൻ കാര്യങ്ങളുടെ പ്രസ്താവന ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇത് ഒരു ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ കാര്യത്തിലെന്നപോലെ ഒരു വശത്ത് ആസ്തികളും മറുവശത്ത് ബാധ്യതകളും കാണിക്കുന്നു. ഇരുവശങ്ങളുടെയും ആകെത്തുക തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം മൂലധനമാണ്. - Statement of profit or loss. The statement prepared to ascertain the profit or loss by comparing the opening capital and closing capital is called statement of profit or loss. The capital at the end of the year exceeds the capital at the beginning is treated as profit. Capital at the beginning is more than the capital at the end is loss.
ലാഭത്തിന്റെയോ നഷ്ടത്തിന്റെയോ പ്രസ്താവന. ഓപ്പണിംഗ് കാപ്പിറ്റലും ക്ലോസിംഗ് ക്യാപിറ്റലും താരതമ്യം ചെയ്ത് ലാഭനഷ്ടം കണ്ടെത്തുന്നതിന് തയ്യാറാക്കിയ പ്രസ്താവനയെ ലാഭത്തിന്റെയോ നഷ്ടത്തിന്റെയോ പ്രസ്താവന എന്ന് വിളിക്കുന്നു. വർഷാവസാനത്തെ മൂലധനം തുടക്കത്തിലെ മൂലധനത്തേക്കാൾ കൂടുതലായാൽ ലാഭമായി കണക്കാക്കുന്നു. തുടക്കത്തിലെ മൂലധനം അവസാനത്തെ മൂലധനത്തേക്കാൾ കൂടുതലാണ് നഷ്ടം
Format of statement of profit or loss
2. Conversion method
The method of preparing the financial statement by converting the accounts under single entry to double entry is called conversion method. Under this method final accounts are to be prepared directly with whatever information available. If such information is inadequate or missing it should be ascertained by preparing relevant ledger accounts.സിംഗിൾ എൻട്രിക്ക് കീഴിലുള്ള അക്കൗണ്ടുകൾ ഡബിൾ എൻട്രിയിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്ത് സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവന തയ്യാറാക്കുന്ന രീതിയെ കൺവേർഷൻ രീതി എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഈ രീതിക്ക് കീഴിൽ, ലഭ്യമായ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ നേരിട്ട് തയ്യാറാക്കണം. അത്തരം വിവരങ്ങൾ അപര്യാപ്തമോ നഷ്ടമോ ആണെങ്കിൽ, പ്രസക്തമായ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ തയ്യാറാക്കി അത് കണ്ടെത്തണം.
- Opening Capital - It can be ascertained from the statement of affairs at the beginning of the year.
- Credit purchases – It is calculated by preparing the total creditors account. (See the format in text book).
- Credit sales – It can be traced out with the help of a total debtors account. (See the format in text book).
- Bills receivable – by preparing total bills receivable account. (See the format in text book).
- Bills payable – by preparing total bills payable account. (See the format in text book).
- Other missing information through summary of cash
- ആരംഭ മൂലധനം - വർഷത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലെ കാര്യങ്ങളുടെ പ്രസ്താവനയിൽ നിന്ന് ഇത് കണ്ടെത്താനാകും.
- ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലുകൾ - മൊത്തം ക്രെഡിറ്റേഴ്സ് അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിലൂടെയാണ് ഇത് കണക്കാക്കുന്നത്. (പാഠപുസ്തകത്തിലെ ഫോർമാറ്റ് കാണുക).
- ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പന - മൊത്തം കടക്കാരുടെ അക്കൗണ്ടിന്റെ സഹായത്തോടെ ഇത് കണ്ടെത്താനാകും. (പാഠപുസ്തകത്തിലെ ഫോർമാറ്റ് കാണുക).
- സ്വീകാര്യമായ ബില്ലുകൾ - മൊത്തം ബില്ലുകൾ സ്വീകരിക്കാവുന്ന അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിലൂടെ. (പാഠപുസ്തകത്തിലെ ഫോർമാറ്റ് കാണുക).
- അടയ്‌ക്കേണ്ട ബില്ലുകൾ - അടയ്‌ക്കേണ്ട മൊത്തം ബില്ലുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിലൂടെ. (പാഠപുസ്തകത്തിലെ ഫോർമാറ്റ് കാണുക).
- പണത്തിന്റെ സംഗ്രഹത്തിലൂടെ നഷ്ടപ്പെട്ട മറ്റ് വിവരങ്ങൾ
After the missing figures have been traced out, the final accounts may be prepared straight away or after the preparation of trial balance.
നഷ്‌ടമായ കണക്കുകൾ കണ്ടെത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ നേരിട്ട് അല്ലെങ്കിൽ ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയതിന് ശേഷം തയ്യാറാക്കാം.
നഷ്‌ടമായ കണക്കുകൾ കണ്ടെത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ നേരിട്ട് അല്ലെങ്കിൽ ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയതിന് ശേഷം തയ്യാറാക്കാം.
Differences between statement of affairs and balance sheet
കാര്യങ്ങളുടെ പ്രസ്താവനയും ബാലൻസ് ഷീറ്റും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
Basis
Statement of affairs is less reliable as it is prepared from incomplete records.
Balance sheet is more reliable as it is prepared from double entry records.
Objective
To estimate the balance in capital account.
To estimate the balance in capital account.
To show the true financial position.
Omission
Omission of assets or liabilities cannot be discovered easily.
Omission if any can be traced out easily from accounting records.
അടിസ്ഥാനം
അപൂർണ്ണമായ രേഖകളിൽ നിന്ന് തയ്യാറാക്കിയതിനാൽ കാര്യങ്ങളുടെ പ്രസ്താവന വിശ്വാസ്യത കുറവാണ്.
ഇരട്ട എൻട്രി റെക്കോർഡുകളിൽ നിന്ന് തയ്യാറാക്കിയതിനാൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് കൂടുതൽ വിശ്വസനീയമാണ്.
ലക്ഷ്യം
മൂലധന അക്കൗണ്ടിലെ ബാലൻസ് കണക്കാക്കുക.
യഥാർത്ഥ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി കാണിക്കാൻ.
ഒഴിവാക്കൽ
ആസ്തികളോ ബാധ്യതകളോ ഒഴിവാക്കുന്നത് എളുപ്പം കണ്ടുപിടിക്കാൻ കഴിയില്ല.
അക്കൌണ്ടിംഗ് രേഖകളിൽ നിന്ന് എന്തെങ്കിലും ഒഴിവാക്കിയാൽ അത് എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താനാകും
Ascertaining credit purchase
By preparing total creditors account, credit purchase or any missing figure related to creditors can be ascertained as the balancing figure
Total Creditors Account
Ascertainment of credit sales
For ascertaining the amount of credit sales the debtors account should be prepared. The available information should first be entered in this account. The balancing figure will then be the missing figure.
Total Debtors Account
