Plus One Accountancy Notes Chapter 1 Introduction to Accounting_Capsule Notes

Accounting:
It is an art of recording, classifying, summarizing, analyzing and interpreting the business transactions and communicating the result to the persons who are interested in such information.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെ ശാസ്തീയമായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും, തരംതിരിക്കുകയും ബിസിനസ്സിന്റെ ലാഭനഷ്ട കണക്കുകളും സാമ്പത്തികസ്ഥിതിയും നിർണ്ണയിക്കുകയും അവ വിശകലനം ചെയ്ത് ആവശ്യമായ തീരുമാനങ്ങൾ കൈകൊള്ളുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു കലയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്.

Objectives/Functions of Accounting 
(അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ  ലക്ഷ്യങ്ങൾ / പ്രവർത്തനങ്ങൾ)

1. Maintenance of business records. 
   (വ്യാപാര ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക),
2. Calculation of profit or loss of the business.
   (ബിസിനസ്സിന്റെ ലാഭനഷ്ട കണക്കുകൾ കണ്ടുപിടിക്കുക).
3. Ascertainment of financial position of the business.
   (ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക നില നിർണ്ണയിക്കുക).
4. Providing information to users.
   (ആവശ്യമുള്ളവർക്ക് അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവരങ്ങൾ നൽകുക).

Users of Accounting Information 
(അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവരങ്ങളുടെ പ്രധാനപ്പെട്ട ഉപയോക്താക്കൾ)

Internal Users (ആഭ്യന്തര ഉപയോക്താക്കൾ)
Managers, Employees 

External Users (ബാഹ്യ ഉപയോക്താക്കൾ)
Owners, Creditors, Investors, Tax authorities

Accounting Process/ Features 
(അക്കൗണ്ടിംഗ് എന്ന പ്രക്രിയ)

Identification: It means determining and identifying events that are to be recorded in business. 
ബിസിനസ്സിൽ നടക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ അക്കൗണ്ടിൽ രേഖപ്പെടുത്തെണ്ടവ  കണ്ടെത്തുക 

Measurement: It means quantification of business transactions into financial terms by using monitory units (Rupees). 
ബിസിനസ്സിലെ ഇടപാടുകള പണമൂല്യം കൊണ്ട് അളന്ന് തിട്ടപ്പെടുത്തുന്ന പ്രവർത്തനമാണിത്. 

Recording: economic events are recorded in the books of accounts in a chronological order.
ബിസിനസ്സിലെ ഇടപാടുകളെ  കണക്കുപുസ്തകത്തിൽ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രവർത്തനമാണിത്.

Communication:
The summarised accounting information has to be communicated in a proper form 
അക്കൗണ്ടിംഗ് റിപ്പോർട്ടുകൾ യഥാസമയം ആവശ്യക്കാർക്ക് (internal and external users) എത്തിച്ചുകൊടുക്കുക 

Branches of Accounting:

1. Financial Accounting:
For the purpose  record transactions in the books of accounts and to prepare the financial statements and interpreting the results.
 ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയും, ലാഭനഷ്ടകണക്കുകളും സാമ്പത്തിക സ്ഥിതിയും നിർണ്ണയിക്കുകയും വിശകലനം നടത്തുകയും ചെയ്യുന്ന സമ്പ്രദായമാണിത്.

2.  Cost Accounting:
This branch ascertainment the cost of product or services can be ascertained and controlled. 
ഒരു ഉൽപ്പന്നമാ, സേവനമോ നൽകുന്നതിനോ, നിർമ്മിക്കുന്നതിനോ ആവശ്യമായിവരുന്ന ചെലവ് കണ്ടുപിടിക്കുകയും, അവ നിയന്ത്രിക്കാൻ മാനേജ്മെന്റിനെ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക 

3. Management Accounting: It is concerned with the use of financial and cost accounting information to managers for making business decisions.
ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗും, കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗും കൂടിചേർന്ന ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതിയാണിത്. മാനേജ്മെന്റിന് പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങൾ കൈകൊളളുവാനാവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നൽകുക 

Qualitative Characteristics of Accounting Information:
(ഒരു നല്ല അക്കൗണ്ടിംഗ് റിപ്പോർട്ടിനുണ്ടായിരിക്കേണ്ട ഗുണങ്ങൾ)

1. Reliability: (വിശ്വസനീയമായിരിക്കണം )
must be reliable. free from errors and bias 

2. Relevance: (സന്ദർഭത്തിന് യോജിച്ചതായിരിക്കണം)
should be relevant to the decision making needs of the users and available in time.

3. Understand ability (എളുപ്പത്തിൽ മനസിലാക്കാൻ കഴിയുന്നതായിരിക്കണം)
must be easily understandable by users. 

4. Comparability (താരതമ്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നതായിരിക്കണം)
It should facilitate inter-firm as well as intra-firm comparison.

Basic Terms In Accounting

Assets:
Assets are things of value owned by the business
പണമൂല്യമുള്ള വസ്തുക്കളെയാണ് ആസ്തികൾ എന്നു പറയുന്നത്,
Eg: Land, Building, Furniture, Vehicles, etc.

Fixed Assets:
The assets which is intended to be used for long period (above one year).
ബിസിനസ്സിന്റെ ദീർഘകാല പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമായി വരുന്ന ആസ്തികളെയാണ് സ്ഥിരആസ്തികൾ എന്നു പറയുന്നത്.
Eg: Machinery, Land, Building etc.

a) Tangible Assets:
These are assets having definite shape and physical existence.
സ്ഥായിയായ രൂപവും ആകൃതിയുമുളള ആസ്തികൾ

b) Intangible Assets:
Assets having no physical existence but are represented by rights in certain things.
സ്ഥായിയായ നിലനിൽപോ രൂപമോ ഇല്ലാത്തതും എന്നാൽ ചില അവകാശങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നതുമായ ആസ്തികൾ,
Eg: Goodwill, Trademark, Patent, Copyright etc.

c) Wasting Assets:
Assets which gets exhausted to the extent of extraction.
ഉപയോഗിക്കുംതോറും തീർന്നുപോകുന്ന ആസ്തികൾ.
Eg: Mines, Quarries and Oilfields etc.

d) Fictitious Assets:
These have no real value but are shown in the books of accounts only for technical reason.
യഥാർത്ഥത്തിൽ ഇപ്പോൾ വിലമതിക്കാത്തതും എന്നാൽ ചില സാങ്കേതിക കാരണങ്ങളാൽ കണക്കു പുസ്തകങ്ങളിൽ ആസ്തിയുടെ രൂപത്തിൽ കാണിക്കുന്നതുമായ ആസ്തികൾ.
Eg: Preliminary expenses, discount on issue of shares and debentures, underwriting commission etc.

Current Assets: are those assets which can be converted into cash within a short period.
ഒരു വർഷത്തിനുള്ളിൽ പണമാക്കി മാറ്റാൻ കഴിവുള്ള ആസ്തികൾ,

Liabilities: are the obligations which a business owes to others.
ബിസിനസ്സ് മറ്റുളളവർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ള കടങ്ങൾ (ബാധ്യതകൾ).

Long term or Fixed Liabilities:
Liabilities which are payable after a long period (usually above one year).
ദീർഘകാലംകൊണ്ട് ഒരു വർഷത്തിനു മുകളിൽ കൊടുത്തു തീർക്കേണ്ട ബാധ്യതകൾ,
Eg: Bank loan

Current Liabilities: Liabilities which are payable within a short period (less than one year).
കുറഞ്ഞ സമയത്തിനുള്ളിൽ (ഒരു വർഷത്തിനുള്ളിൽ) കൊടുത്തു തീർക്കേണ്ട ബാധ്യതകൾ.

Capital: Money or money’s worth invested by the owner into the business.
ബിസിനസ്സ് ആരംഭിക്കുന്നതിനുവേണ്ടി ഉടമസ്ഥർ ചെലവഴിച്ച തുക

Drawings: The amount of cash or other assets withdrawn by the owner for his personal use.
മുതലാളിയുടെ സ്വന്തം ആവശ്യത്തിനുവേണ്ടി പണമോ മറ്റ് ആസ്തികളോ ബിസിനസ്സിൽ നിന്നും എടുക്കുന്നതിനെയാണ് ഡ്രോയിങ്  എന്നു പറയുന്നത്.

Revenues:
The amount earned by selling its products or services.
ഒരു സ്ഥാപനം അതിന്റെ ഉൽപന്നങ്ങളോ, സേവനങ്ങളോ വിൽക്കുമ്പോൾ കിട്ടുന്ന തുകയാണ് വരുമാനം.

Expenses:
The amount spent for earning revenue.
വരുമാനം ഉണ്ടാക്കാൻ വേണ്ടി ചെലവഴിക്കുന്ന തുക
Eg: Salary, Interest, Rent etc Goods: Refers to commodities, products or articles in which a trader deals.

Purchases:
The amount of goods purchased by a business both for cash and credit and are meant for sale.
വിൽക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുകൊണ്ട്  പണത്തിനോ, കടത്തിനോ വാങ്ങിക്കുന്ന ചരക്കുകൾ.

Sales:
It is the revenue or income earned by a business through the sale of goods and services.
സാധനങ്ങളാ സേവനങ്ങളോ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് നൽകുമ്പോൾ ലഭിക്കുന്ന വരുമാനം.

Debtors or Accounts receivables:
A debtor is a person who owes money to the business
ബിസിനസ്സിന് ഏതെങ്കിലും വ്യക്തികളോ, സ്ഥാപനങ്ങളോ പണം നൽകാനുണ്ടെങ്കിൽ അവരെ  ഡെബ്റ്റർ എന്നു വിളിക്കുന്നു.

Creditors or Accounts payable:
A creditor is a person to whom the business owes money (on account of credit purchase).
ബിസിനസ്സ് മറ്റുള്ള വ്യക്തികൾക്കോ, സ്ഥാപനങ്ങൾക്കാ പണം നല്കാനുണ്ടെങ്കിൽ അവരെ ക്രെഡിറ്റേഴ്സ് എന്നു വിളിക്കുന്നു.