PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES CHAPTER 6 TRIAL BALANCE AND RECTIFICATION OF ERRORS Capsule Notes

A Trial Balance is a statement of balances or total of debits and credits of all the accounts in the ledger on a particular date prepared to test the arithmetical accuracy of the books kept under double entry system.

ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ ബാലൻസ് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാൽ ലഭിക്കുന്ന ഡെബിറ്റ് ബാലൻസും ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും ഉൾപ്പെടുത്തി അക്കൗണ്ടുകളുടെ കൃത്യത ഉറപ്പു വരുത്തുന്നതിനുവേണ്ടി തയ്യാറാക്കുന്ന സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ആണ് ട്രയൽ ബാലൻസ്

Objectives of preparing Trial Balance
ട്രയൽ ബാലൻസ് ഉണ്ടാക്കുന്നതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

• To ascertain the arithmetical accuracy of the ledger accounts.
  ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗണിത കൃത്യത കണ്ടെത്തുന്നതിന്.
• To help in locating errors.
  പിശകുകൾ കണ്ടെത്തുന്നതിന് സഹായിക്കുന്നതിന്.
• To help in the preparation of the financial statements (Profit and loss A/c and Balance sheet)
  സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് (ലാഭനഷ്ടം A/c, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്)

How to prepare a Trial balance?

Trial balance is prepared with the ledger account balances kept under double entry system. There are Three  methods of preparing trial balance.
ഡബിൾ എൻടി സിസ്റ്റത്തിൽ തയ്യാറാക്കുന്ന ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ബാലൻസ് കൊണ്ടാണ് സാധരണയായി ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നത് ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മൂന്ന് മൊഡാണ് ഉള്ളത്

1. Total Method  ടോട്ടൽ രീതി
2. Balance Method ബാലൻസ് രീതി
3. Totals - cum - balances method ടോട്ടൽ - കം - ബാലൻസ് രീതി

Classification of Errors:
പിശകുകളുടെ വർഗ്ഗീകരണം:

1. Errors of principle:  താത്വിക തെറ്റുകൾ
   
   
2. Errors of clerical 
1. Errors of omission:  ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
   Errors caused due to omission of recording a transaction entirely or partly in the books of account.
   ഒരു ഇടപാട് പൂർണ്ണമായും ഭാഗികമായോ അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഒഴിവാക്കിയതിനാൽ സംഭവിച്ച പിശകുകൾ.
1. Error of complete omission: പൂർണ്ണ ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
2. Error of partial omission ഭാഗിക ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
2. Errors of commission:നിർവഹണ തെറ്റുകൾ 
   
1. Error of recording 
2. Error of posting
3. Compensating errors: 

Stages of Rectification of Errors
പിശകുകളുടെ തിരുത്തലിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ

1. Rectification before preparation of Trial Balance.
   ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് തിരുത്തൽ
   Here, errors can be rectified by giving an explanatory note in the account affected.
   ബാധിച്ച അക്കൗണ്ടിൽ വിശദീകരണ കുറിപ്പ് നൽകി ഇവിടെ പിശകുകൾ പരിഹരിക്കാനാകും.
   
   Example:
   Sales day book is under cast (totaled less) by Rs.200 The mistake is occurred in Sales Account. To rectify the mistake Sales A/c may be credited  with Rs.200. By this, total sales will be increased.
   ഉദാഹരണം:
   സെയിൽസ് ഡേ ബുക്ക് കാസ്റ്റുചെയ്യുന്നു (ആകെ കുറവാണ്) 200 രൂപയാണ് തെറ്റ് സംഭവിച്ചത് സെയിൽസ് അക്കൗണ്ടിലാണ്. തെറ്റ് തിരുത്താൻ സെയിൽസ് എ / സിക്ക് 200 രൂപ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതിലൂടെ മൊത്തം വിൽപ്പന വർദ്ധിക്കും.



Sales Account

Dr.			Cr.
		By Mistake in totaling sales day book (Under cast)	200



Sales day book is over cast (totaled more) by Rs.200. It affects the sales account. To decrease the sales account balance, it must be debited.
സെയിൽസ് ഡേ ബുക്ക് ഓവർ കാസ്റ്റ് (ആകെ കൂടുതൽ) 300 രൂപ. ഇത് വിൽപ്പന അക്കൗണ്ടിനെ ബാധിക്കുന്നു. സെയിൽസ് അക്കൗണ്ട് ബാലൻസ് കുറയ്ക്കുന്നതിന്, അത് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം.


Sales Account

Dr.			Cr.
To Mistake in totaling sales Book (over cast)	200



2. Rectification after the preparation of Trial balance, but before the preparation of final account.ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയതിനുശേഷം തിരുത്തൽ, പക്ഷേ അന്തിമ അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമുമ്പ്.
   If a trial balance is prepared before the rectification of one sided errors, it will not agree. Therefore, the difference in the Trial Balance is normally placed in a temporary account called ‘Suspense Account’. If the debits are short, the difference is debited to suspense account and if the credits are short, the difference is credited to suspense account.
   ഒരു വശത്തുള്ള പിശകുകൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയാൽ, അത് അംഗീകരിക്കില്ല. അതിനാൽ, ട്രയൽ ബാലൻസിലെ വ്യത്യാസം സാധാരണയായി 'സസ്‌പെൻസ് അക്കൗണ്ട്' എന്ന ഒരു താൽക്കാലിക അക്കൗണ്ടിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നു. ഡെബിറ്റുകൾ‌ ഹ്രസ്വമാണെങ്കിൽ‌ (കുറവാണെകിൽ ), വ്യത്യാസം സസ്‌പെൻ‌സ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുകയും ക്രെഡിറ്റുകൾ‌ ഹ്രസ്വമാണെങ്കിൽ‌ (കുറവാണെകിൽ ) , വ്യത്യാസം സസ്‌പെൻ‌സ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.
   
   
Trial Balance

	Dr.	Cr.
Cash Capital Rent Sundry Assets Suspense A/c	100 200 500 200	1000
	1000	1000




Suspense Account




Dr.			Cr.
To Difference in Trial balance	200