PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES Chapter – 9 FINANCIAL STATEMENTS - II Capsule Notes

Need for Adjustment: For the preparation of financial statements, it is necessary that all adjustments arising out of the accrual basis of accounting are made at the end of the accounting period. Entries which are given outside the trial balance are called adjustment entries.

ക്രമീകരണത്തിന്റെ ആവശ്യകത: ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനായി, അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ അക്രുവൽ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകുന്ന എല്ലാ ക്രമീകരണങ്ങളും അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിന്റെ അവസാനത്തിൽ നടത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ട്രയൽ ബാലൻസിന് പുറത്ത് നൽകിയിരിക്കുന്ന എൻട്രികളെ അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റ് എൻട്രികൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

1. Closing stock  ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക് 

• Trading Account:  Show on the credit side
• Profit & Loss Account: No effect
• Balance Sheet: Show on the assets side (usually under the head current assets)
  
  
• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്ത് കാണിക്കുക
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: മാറ്റമില്ല 
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: അസറ്റുകളുടെ വശത്ത് കാണിക്കുക (സാധാരണയായി നിലവിലെ ആസ്തികളുടെ തലക്കെട്ടിന് കീഴിൽ)

2. Outstanding expenses (Due but not paid)

കുടിശ്ശിക ചെലവുകൾ (അടയ്ക്കേണ്ടതും എന്നാൽ അടയ്ക്കാത്തതും)

• Trading Account:  Show on the debit side (add to respective direct expense)
• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് കാണിക്കുക (അതത് നേരിട്ടുള്ള ചെലവിൽ ചേർക്കുക)
  
  
• Profit & Loss Account: Show the debit side (add to respective indirect expense)
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: ഡെബിറ്റ് വശം കാണിക്കുക (അതത് പരോക്ഷ ചെലവിലേക്ക് ചേർക്കുക)
  
  
• Balance Sheet: Show on the liability side (usually under the head current liabilities)
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: ബാധ്യതാ വശത്ത് കാണിക്കുക (സാധാരണയായി നിലവിലെ ബാധ്യതകളുടെ തലയിൽ)

3. Prepaid expenses(Paid but not due)

പ്രീപെയ്ഡ് ചെലവുകൾ (പണമടച്ചെങ്കിലും നൽകേണ്ടതില്ല)

• Trading Account:  Show on the debit side (subtract from the respective direct expense)
• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് കാണിക്കുക (ബന്ധപ്പെട്ട നേരിട്ടുള്ള ചെലവിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുക)
  
  
• Profit & Loss Account: Show the debit side (subtract from the respective indirect expense)
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: ഡെബിറ്റ് വശം കാണിക്കുക (ബന്ധപ്പെട്ട പരോക്ഷ ചെലവിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുക)
  
  
• Balance Sheet: Show on the assets side (usually under the head current assets)
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: അസറ്റുകളുടെ വശത്ത് കാണിക്കുക (സാധാരണയായി നിലവിലെ ആസ്തികളുടെ തലക്കെട്ടിന് കീഴിൽ)

4. Accrued Income or outstanding income

നേടിയ വരുമാനം അല്ലെങ്കിൽ കുടിശ്ശിക വരുമാനം

• Trading Account:  No effect
• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: മാറ്റമില്ല 
  
  
• Profit & Loss Account:  Show on the credit side (Add to respective income)
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്ത് കാണിക്കുക (അതത് വരുമാനത്തിലേക്ക് ചേർക്കുക)
  
  
• Balance Sheet: Show on the assets side (usually under the head current assets)
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: അസറ്റുകളുടെ വശത്ത് കാണിക്കുക (സാധാരണയായി നിലവിലെ ആസ്തികളുടെ തലക്കെട്ടിന് കീഴിൽ)

5. Income received in advance (Received but not due)

മുൻ‌കൂറായി ലഭിച്ച വരുമാനം (ലഭിച്ചുവെങ്കിലും  നൽകേണ്ടതില്ല)

• Trading Account:  No effect
• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: മാറ്റമില്ല 
  
  
• Profit & Loss Account:  Show on the credit side (Subtract from the respective income)
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: ക്രെഡിറ്റ് വശത്ത് കാണിക്കുക (ബന്ധപ്പെട്ട വരുമാനത്തിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുക)
  
  
• Balance Sheet: Show on the liability side (usually under the head current liabilities)
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: ബാധ്യതാ വശത്ത് കാണിക്കുക (സാധാരണയായി നിലവിലെ ബാധ്യതകളുടെ തലയിൽ)

6. Depreciation

Depreciation is the decrease in the value of an asset due to wear and tear, passage of time etc. This is an operating expense to the business. 

മൂല്യത്തകർച്ച - തേയ്മാനം, സമയം കടന്നുപോകൽ എന്നിവ മൂലം ഒരു ആസ്തിയുടെ മൂല്യം കുറയുന്നതാണ് മൂല്യത്തകർച്ച. ഇത് ബിസിനസിനുള്ള പ്രവർത്തന ചെലവാണ്. 

• Trading Account:  No effect
• Profit & Loss Account:  Show on the debit side (calculate as per % & method given)
• Balance Sheet: Show on the asset side (subtract depreciation from the fixed asset)

• ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്: മാറ്റമില്ല 
• ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്: ഡെബിറ്റ് വശത്ത് കാണിക്കുക (നൽകിയ%, രീതി അനുസരിച്ച് കണക്കാക്കുക)
• ബാലൻസ് ഷീറ്റ്: അസറ്റ് വശത്ത് കാണിക്കുക (നിശ്ചിത അസറ്റിൽ നിന്ന് മൂല്യത്തകർച്ച കുറയ്ക്കുക

7- Bad Debt

Any irrecoverable portion of sundry debtors is termed as bad debt. Bad debt is a loss.
വിവിധ കടക്കാരിൽ നിന്ന് വീണ്ടെടുക്കാനാകാത്ത ഏതെങ്കിലും ഭാഗത്തെ മോശം കടം എന്ന് വിളിക്കുന്നു. കിട്ടാക്കടം നഷ്ടമാണ്.

    The effect of the above adjustment will be:

• a. It should be shown on the debit side of the profit and loss account as it is a loss to the business.
• ബിസിനസ്സിന് നഷ്ടമായതിനാൽ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിന്റെ ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് ഇത് കാണിക്കണം.
• b. It should be deducted from Sundry debtors on the assets side of the Balance Sheet as it is irrecoverable.
• തിരിച്ചെടുക്കാനാകാത്തതിനാൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ആസ്തിയുടെ വശത്തുള്ള സൻഡ്രി കടക്കാരിൽ നിന്ന് ഇത് കുറയ്ക്കണം.

8. The provision for doubtful debts 

It is an estimated amount of bad debts that are likely to arise from the accounts receivable that have been given but not yet collected from the debtors This provision is created out of profit 
നിന്ന് ഇതുവരെ ശേഖരിക്കാത്തതുമായ സ്വീകാര്യമായ അക്കൗണ്ടുകളിൽ നിന്ന് ഉണ്ടാകാൻ സാധ്യതയുള്ള ഒരു കണക്കാക്കിയ കിട്ടാക്കടമാണ്, ഈ വ്യവസ്ഥ ലാഭത്തിൽ നിന്നാണ് സൃഷ്ടിച്ചിരിക്കുന്നത്

The effect of the above adjustment will be:

• a. It will be shown as an addition to Bad debt on the debit side of Profit and loss a/c.
  ലാഭം, നഷ്ടം a/c എന്നിവയുടെ ഡെബിറ്റ് വശത്ത് കിട്ടാക്കടത്തിന്റെ ഒരു കൂട്ടിച്ചേർക്കലായി ഇത് കാണിക്കും. 
• b. It should be deducted from sundry debtors on the assets side of the Balance Sheet.
  ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ആസ്തി ഭാഗത്തുള്ള വിവിധ കടക്കാരിൽ നിന്ന് ഇത് കുറയ്ക്കണം.

9. Provision for discount on debtors

A provision made in the profit and loss a/c of the year for an anticipated amount of discount to be paid to the debtors in the subsequent year is called provision for discount on debtors.
തുടർന്നുള്ള വർഷം കടക്കാർക്ക് നൽകേണ്ട കിഴിവ് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന തുകയ്‌ക്കായി വർഷത്തിലെ ലാഭനഷ്‌ട a/c-ൽ ഉണ്ടാക്കിയിരിക്കുന്ന ഒരു വ്യവസ്ഥയെ കടക്കാർക്കുള്ള കിഴിവിനുള്ള വ്യവസ്ഥ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

• a. In profit and loss a/c provision for discount on debtors should be debited
  ലാഭത്തിലും നഷ്‌ടത്തിലും കടക്കാർക്കുള്ള കിഴിവിനുള്ള a/c  ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം
• b. In balance sheet the amount of discount on debtors should be deducted from sundry debtors
  ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ കടക്കാരുടെ കിഴിവ് തുക വിവിധ കടക്കാരിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കണം